Programma 6: Bedrijfsvoering

De rol van de overheid verandert en dit is een proces dat al langer gaande is. Steeds vaker zijn we als overheid niet de partij die een meer ‘directieve’ rol heeft, maar zoeken we de samenwerking om gezamenlijk met onze partners ambities te formuleren en te realiseren of krijgen we een meer faciliterende rol (ontwikkeling is onder andere al beschreven door de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur in de notitie: Sedimentatie in Sturing). 

Provinciale Staten maken de keuzes over de uitvoering van taken en de rol die de provincie daarbij inneemt. Landelijk worden die keuzes bijvoorbeeld ingegeven door het Nationaal Programma Landelijk Gebied en de aanpak stikstof. De provinciale inzet op deze thema’s neemt toe en de rol van de provincie op deze terreinen verandert. Op basis van de notities ZBB (zero based budgetting), de benchmark provincies en SPP (strategische personeelsplanning) hebben Provinciale Staten inzicht gekregen in de uitvoering van het provinciale takenpakket en de inzet van de organisatie (notities zijn in juni 2022 behandeld  door Provinciale Staten). Op basis hiervan kunnen Provinciale Staten, nu en in de toekomst, keuzes maken en die keuzes zijn input voor de organisatie om gestructureerd en integraal uitvoering te geven aan het HR-beleid, met belangrijke instrumenten en thema's als SPP, leren en ontwikkelen, goed werkgeverschap en  in-, door- en uitstroom. 

Door een krappe arbeidsmarkt is het moeilijk om voor verschillende beleidsterreinen gekwalificeerd personeel te werven. Dit betekent dat er extra inzet nodig is op het werven en behouden van medewerkers. Ook vergt dit samenwerking met andere Friese gemeenten en Wetterskip Fryslân. Er wordt bekeken hoe deze samenwerking kan worden uitgebouwd. Bijvoorbeeld op het terrein van beheer en onderhoud.  

Naast krapte op de arbeidsmarkt hebben we nog steeds te maken met een hoge inflatie, met als gevolg hogere structurele lasten. 

De ontwikkelingen die hierboven zijn geschetst, hangen allemaal met elkaar samen en zijn ook urgent.  In 2022 is daarom een organisatie ontwikkeltraject gestart. Het doel is per 1 januari 2024 te gaan werken vanuit een nieuw organisatiemodel. De structuur van de organisatie wordt hiermee vereenvoudigd. Op het gebied van de cultuur in de organisatie gaat gewerkt worden aan thema’s als leiderschap, resultaatgerichtheid, bestuurlijke sensitiviteit etc.

Toelichting

De totale lasten in bovenstaande tabel nemen af. Dit heeft er mee te maken dat de omvang van de provinciale meerjarenbegroting ook afneemt. Deze meerjarenbegroting kan weer toenemen als de provincie bijvoorbeeld taken voor het Rijk gaat uitvoeren of werken voor derden, waardoor ook het capaciteitsbudget kan toenemen. Voor meer informatie verwijzen we naar de paragraaf bedrijfsvoering met daarin een uitgebreide tabel met toelichting.

Onderstaande voorstellen uit het Bestuursakkoord zijn verwerkt in de bovenstaande tabel.

Informatievoorziening, digitalisering, data en innovatie

Data, digitalisering, informatievoorziening (IV) en innovatie worden steeds belangrijker voor overheidsorganisaties. De IV-keten is bezig met een professionaliseringsslag waardoor het de organisatie steeds beter en sneller kan bedienen. In het streven naar schaalvoordeel en het werken als één overheid zoeken overheden elkaar op het gebied van digitalisering steeds vaker op. De krapte op de arbeidsmarkt en het voldoen aan wetgeving op het gebied van digitale dienstverlening is een gedeeld vraagstuk en versterkt de urgentie om samen te werken. Verder raakt de burger in het dagelijks leven snel gewend aan een hoge mate van digitale dienstverlening. Overheden staan voor de uitdaging hierin niet achterop te raken. Ditzelfde geldt voor datagedreven werken: Beter kunnen sturen, adviseren en besluiten op basis van data. De Stikstofcrisis leert ons hoe belangrijk data is en hoe belangrijk het als overheidsorganisatie is hierin mee te kunnen komen. 

Digitalisering speelt een sleutelrol bij het realiseren van efficiënte bedrijfsvoering. Om dit te kunnen realiseren is een modern technisch fundament nodig. Diverse externe onderzoeken laten zien dat we op het gebied van digitalisering, informatievoorziening, informatieveilligheid en digitale dienstverlening op onderdelen onder de maat scoren. Het is daarom nodig om de basis op orde te krijgen. Hiervoor zijn extra middelen beschikbaar gesteld. We zullen onszelf moeten versterken door procesaanpassingen, systeemaanpassingen en een hogere mate van digitale volwassenheid.  

Met ingang van 2023 is het programma digitalisering gestart. We lichten dit programma verder toe in de paragraaf bedrijfsvoering.

Subsidies
Het aanvragen van subsidies wordt eenvoudiger gemaakt en het aantal regelingen wordt verminderd of samengevoegd. Ook zetten we in op een kortere verwerkingstijd. 

Huisvesting
Voor wat betreft de huisvesting richten wij ons niet alleen op de interne gebruikers, maar juist op de directe verbinding met de Mienskip. Op het gebied van flexibel werken, ontmoeten en vergaderen spelen er allerlei ontwikkelingen. Intern wordt hier stapsgewijs een programma voor uitgevoerd met als doel het provinciehuis sober en doelmatig in te richten voor ontmoeting en samenwerking.  

Daarnaast sluiten we aan bij alle ontwikkelingen om een ‘Energie-neutrale’ organisatie te worden en onze panden verder te verduurzamen. Energieneutraliteit betekent dat een organisatie in een jaar evenveel energie opwekt als verbruikt. Om energieneutraliteit te realiseren wordt er ingezet op energiebesparing en opwek van hernieuwbare energie. 

*) De programma’s  Digitalisering en Energie neutrale organisatie, inclusief de bijbehorende acties worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering

Toelichting

Bovenstaand betreft budgetten voor de bedrijfsvoering (excl. capaciteitsbudget) van de provinciale organisatie. Dit zijn onder andere budgetten voor automatisering, huisvesting, opleiding, reiskosten, etc. 
De middelen voor de Digitaliseringstrategie zijn tot en met 2026 in de begroting opgenomen voor € 2,6 mln. per jaar. Dit verklaart voor een deel de daling in de lasten naar 2027. Het groot onderhoud voor het provinciehuis staat in kasritme voor de periode 2023 tot en met 2025, na 2025 daalt hiervoor de last met € 550.000,-. 

 Onderstaande voorstellen uit het bestuursakkoord zijn verwerkt in bovenstaande tabel.