Beleidsprogramma 6: Bedrijfsvoering

Verbonden partijen

Terug naar navigatie - Verbonden partijen

Onderstaande verbonden partij levert een bijdrage aan de doelen en resultaten van dit programma. Een overzicht van de verbonden partijen en meer informatie hierover staan in paragraaf 5 van dit jaarverslag.
•    Vereniging Interprovinciaal Overleg (IPO), Den Haag

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstellingen programma 6

Terug naar navigatie - Doelstellingen programma 6

Onze ambitie is om als provinciale organisatie optimaal bij te dragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. Om dat te bereiken willen we dat de organisatie wendbaar is. Wendbaar om steeds opnieuw te voldoen aan de wensen en ambities van ons bestuur en wendbaar in het contact en de samenwerking met al onze partners in Fryslân en daarbuiten. We willen daarin een ‘voorbeeld organisatie’ zijn die opgavengestuurd werkt. Voor de inwoners van Fryslân streven we ‘Geluk op 1’ na. Voor onze eigen medewerkers geldt dat ook, werkgeluk is daarmee een belangrijk speerpunt voor onze organisatie.
 
We willen bereiken dat als je bij de provincie Fryslân werkt:
•    je samenwerkt aan een mooi en sterk Fryslân;
•    je werkt bij de beste werkgever van het Noorden.
Om dit te bereiken werken we aan de volgende thema’s:
•    goed werkgeverschap;
•    investeren in kwaliteit;
•    borgen van structurele inzet van strategische personeelsplanning (SPP).

De coronacrisis heeft ons op nieuwe ideeën en een nieuwe visie ‘Us nije provinsje’ gebracht die goed passen binnen de kaders van het strategisch personeelsbeleid en huisvesting (op het gebied van samenwerken, flexibel werken, ontmoeten en vergaderen). 

6.1 Mensen

Beleid

O

Beleid (toelichting)

Onze omgeving, de opgaven die op ons afkomen en de eisen die aan ons werk worden gesteld veranderen in snel tempo. De uitkomsten van diverse onderzoeken (voorjaar en zomer 2022) bevestigen dit beeld en laten zien dat het noodzakelijk is om onze organisatie verder te ontwikkelen. Voorbeelden zijn dat de organisatie nog onvoldoende daadkracht laat zien, er teveel onduidelijkheden zijn als het gaat om aansturing/leiderschap en dat het aanspreken van elkaar en de bestuurlijke sensitiviteit moet worden verstevigd.  Hiervoor is in 2022 een programma O&O (organisatieontwikkeling) gestart. Doel van dit programma is de inrichting en werkwijze in de organisatie zo te vormen, dat een wendbare organisatie ontstaat met het vermogen om zich aan te passen aan de toekomstige opgaven en vragen vanuit de mienskip. Een organisatie waarin opgaven en veranderingen gerealiseerd worden, met een heldere structuur en processen, en ook met duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden. 

Tijd

G

Geld

G

6.2 Middelen

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Beleidsveld 6.1 Mensen

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstellingen beleidsveld 6.1

Terug naar navigatie - Doelstellingen beleidsveld 6.1

Ons doel is om een meerjarige balans te creëren tussen het provinciale takkenpakket, inclusief de ambities van het bestuur, en de beschikbare ruimte voor personeel. Structurele taken worden zo veel mogelijk uitgevoerd door vaste medewerkers. We zijn flexibel door de inzet van tijdelijke medewerkers en door in te kunnen huren bij specialistische werkzaamheden, tijdelijke/piekwerkzaamheden en bij vervanging door ziekte. Daarnaast kunnen we gebruik maken van de inzet van diensten, zoals bijvoorbeeld catering.

Balans tussen de benodigde ruimte voor personeel en de inzet van vaste/tijdelijke medewerkers en inhuur (kwantitatief en kwalitatief)

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Er is een start gemaakt met twee projecten van gedeeld werkgeverschap / shared services in de zin van resultaat 60 Bestuursakkoord

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Het ziekteverzuimpercentage is maximaal 4%

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

In 2022 zijn we geconfronteerd met oplopende pieken in het maandelijkse ziekteverzuim. Deze komen overeen met het  landelijke beeld van griep- en coronabesmettingen.  In de jaarverslagen over 2021 van zowel de bedrijfsarts als bedrijfsmaatschappelijk werkster en ons vertrouwenspersoon-duo is nadere aandacht gegeven aan de effecten van de corona-maatregelen op de bij hen neergelegde hulpvragen. De nadruk ligt op tips en maatregelen gericht op het geven van aandacht voor medewerkers en verzuimbeleid gericht op het voorkomen van verzuim om hier een blijvende bijdrage aan te geven.  Extra maatregelen lijken vooralsnog niet nodig, maar het is belangrijk de ontwikkeling te volgen. 

Geld

G

In 2022 kent onze organisatie 28 participatiebanen

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Over 2022 hebben we 23,6 fta aan participatiebanen vervuld (1 fta = 25.5 uur). Het gaat dan om medewerkers met een doelgroepenverklaring  volgens de Banenafspraak.  Conform de banenafspraak was het doel voor 2022 om 28 fta te realiseren.  

In de 2e bestuursrapportage hebben we toegelicht wat de inzet is om het gewenste aantal van 28 fta te realiseren. Landelijk zien we bij provincies een vergelijkbaar beeld, waarbij de noodzakelijke inzet wel wordt gepleegd, maar er verschillende oorzaken zijn waardoor het niet lukt de doelstelling te realiseren.

Eén van de redenen waardoor wij de doelstelling niet realiseren is dat medewerkers met een doelgroepenverklaring participatiewet die via een dienstverleningscontract werkzaam zijn, nog niet meegeteld mogen worden. Er is hiervoor wetgeving in voorbereiding om dit wel te mogen. Voor Fryslân gaat het in 2022 om  3.9 fta. Zouden we deze medewerkers al wel meetellen, dan komt het totaal voor 2022 op 27,5 fte, wat betekent dat de doelstelling nagenoeg zou zijn gerealiseerd.  

Daarnaast zien we een groep die eveneens een afstand tot de arbeidsmarkt heeft, die echter geen doelgroepenverklaring heeft. Deze groep willen we ook graag kansen bieden. In 2022 ging dit om 6 medewerkers (5,2 fte) die we bijvoorbeeld op een ervaringswerkplek konden plaatsen. Het effect hiervan is dat een deel van deze groep vervolgens instroomt op een reguliere werkplek, of bij de provincie of bij andere organisaties. 

Geld

G

We investeren in jong talent door het aannemen van 10 trainees

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Prestatie-indicatoren

Terug naar navigatie - Prestatie-indicatoren

Onderwerp

Indicator

Doelwaarde 2022

Realisatie 2022

Balans inzet vaste/tijdelijke medewerkers en inhuur

We lichten dit verder kwalitatief toe in de paragraaf bedrijfsvoering

 

 

Participatiewet (als onderdeel van thema inclusiviteit)

Aantal wettelijk verplichte participatiebanen (in fta)

28 24

SPP investeren opvolging en kwaliteit

Traineeprogramma – aannemen trainees

10

18

Resultaat 60 Bestuursakkoord

Aantal projecten opgestart in het kader van gedeeld werkgeverschap / shared services

2

2

Ziekteverzuim

Sturing op beheersing percentage lager dan IPO gemiddelde (in percentage, maximaal)

  4

5,5%

Terug naar navigatie - Toelichting

Toelichting
Ziekteverzuim:
Het 12 maandsvoortschrijdend ziekteverzuim over 2022 komt op 5,5%. Dat ligt boven onze doelstelling van 4 % voor 2022.  Deze doelstelling leiden we af van het laatst bekende gemiddelde bij de provincies.  Het cijfer over 2022 is sterk beïnvloed door de diverse besmettingsgolven van corona en griep. Deze pieken in het ziekteverzuim komen overeen met stijgingen die zich bij de provincies hebben laten zien in 2022.  

Participatiebanen:
We hebben dit toegelicht bij het resultaat over participatiebanen.

Wat heeft het gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het gekost?
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2021 Begroting 2022 na wijziging Rekening 2022 Saldo begroting en rekening
Lasten
Structurele budgetten 40.921 42.798 43.170 -372
Overhead 29.056 30.151 30.021 130
Totaal lasten 69.977 72.949 73.190 -242
Baten
Structurele budgetten 307 263 443 -180
Overhead 1.400 841 1.177 -336
Totaal baten 1.707 1.103 1.620 -517
Saldo van lasten en baten 68.269 71.845 71.570 275
Mutatie reserves 479 -322 -307 -15
Resultaat van lasten en baten 68.749 71.523 71.263 260

Beleidsveld 6.2 Middelen

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstellingen beleidsveld 6.2

Terug naar navigatie - Doelstellingen beleidsveld 6.2

Wij dragen zorg voor een optimale inzet van de (ondersteunende) middelen binnen de organisatie ter realisatie van de wettelijke taken en bestuurlijke doelen. Onze elektronische dienstverlening wordt verder uitgebreid, zodat producten en diensten van de provincie voor de buitenwereld beter digitaal toegankelijk worden. Ook onze interne processen worden verder gedigitaliseerd. Plan- en beleidsvorming worden ondersteund door datagedreven informatieprocessen. Dat geldt ook voor effectmonitoring op beleidsterreinen. Innovatieve inspanningen op deze gebieden krijgen meer prioriteit. Samen met de opgaven worden de ambities op het gebied van digitalisering vormgegeven. Er is daarnaast verscherpte aandacht voor veiligheid van informatieverwerking, dossiervorming en archivering en de daarvoor vereiste interne discipline. 
Op het gebied van samenwerken en archivering worden in 2022 grote verbeterslagen gemaakt. Het oude Document Management Systeem wordt vervangen door een nieuw systeem dat voldoet aan de eisen van deze tijd. Zo ook de documentgenerator. Verdere uitbouw van de Office365-omgeving van Microsoft is de basis voor de interne ITC-dienstverlening

Voor wat betreft de huisvesting richten wij ons niet alleen op de interne gebruikers, maar juist op de directe verbinding met de Mienskip. De coronacrisis heeft ons op nieuwe ideeën gebracht op het gebied van flexibel werken, ontmoeten en vergaderen. Dat heeft tot gevolg dat in 2021 een nieuw huisvestingsconcept is ingevoerd, waarbij het provinciehuis een ontmoetingsplek wordt waar diverse samenwerkingsvormen met in- en vooral externe partijen gefaciliteerd worden. De implementatie zal ook geheel 2022 voortduren, want dit wordt gefaseerd aangepakt. Daarbij is aandacht voor de mix van fysieke bijeenkomsten en digitale participatie.
Verder wordt in paragraaf 7 bedrijfsvoering ingegaan op de doelen met betrekking tot een energieneutrale organisatie.

Het bewustwordingsniveau van alle medewerkers op het gebied van security, cybercriminaliteit en gerelateerde risico’s is sterk verhoogd

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

In 2022 heeft KPMG onderzoek gedaan naar de risico's op deze gebieden. De bewustwording is aanwezig, maar zeker naar de toekomst toe is het belangrijk dit bewustzijn te verhogen. Het onderzoek maakt inzichtelijk waar dit moet gebeuren. Provinciale Staten hebben hiervoor bij de behandeling van de kadernota 2023 middelen beschikbaar gesteld als onderdeel van de digitaliseringstrategie. Vanaf 2023 komen deze middelen beschikbaar. De middelen worden ingezet in samenhang met het programma Wetgeving en als onderdeel van de organisatie ontwikkeling. 

Geld

G

Het programma “Implementatie Wetgeving” zorgt ervoor dat de provincie voldoet aan de eisen vanuit het rijk op het gebied van tijdige en kwalitatief voldoende implementatie van diverse wetten

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Het provinciehuis is ingericht volgens het principe “activiteitgericht werken”. Eind 2022 is de inrichting gereed. Met ruimte voor meer samenwerking met externe partijen en creatieve en innovatieve processen.

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

De twee experimenten die we in de bestuursrapportage hebben aangekondigd, zijn in het 4e kwartaal van 2022 gestart. Op basis van de ervaringen in die pilots kunnen we de vervolgstappen bepalen.

Geld

G

In 2022 wordt een nieuwe documentgenerator ingevoerd. De archivering wordt gemoderniseerd en DocBase komt op read-only

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

De situatie is ongewijzigd ten opzichte van de tweede bestuursrapportage: De invoering van de nieuwe documentgenerator wordt voorafgegaan door een pilot. De pilot, gericht op de invoering van de nieuwe documentgenerator, is inmiddels gestart.  Het doel is te komen tot een toekomstvast product. Na de pilotfase zal de nieuwe generator technisch worden ingevoerd. Vanaf 2023 is dit resultaat als randvoorwaarde opgenomen in het programma Wetgeving. 

Geld

G

Prestatie-indicatoren

Terug naar navigatie - Prestatie-indicatoren

 

Onderwerp

Indicator

Doelwaarde 2022

Realisatie 2022

Het provinciehuis als plek voor ontmoeting

Aantal verbouwde verdiepingen

Alle verdiepingen van het provinciehuis zijn ingericht volgens het nieuwe huisvestingsconcept

De twee geplande pilots zijn gestart.

Oude systemen uitfaseren

Gebruik Docbase en Documentaal

Docbase staat op read-only, Documentaal is vervangen door een nieuwe documentgenerator

De pilot is gestart.

Security

Bewustwordingsniveau medewerkers

Alle medewerkers zijn zich bewust van risico’s op het gebied van security en cybercriminaliteit

Onderzoek is gedaan en bewustzijn is aanwezig.

Wetgeving

Aantal wetten in implementatiefase

We voldoen aan de criteria voor implementatie wetgeving vanuit het rijk

We voldoen aan de criteria en het programma loopt volgens planning.

 

Wat heeft het gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het gekost?
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2021 Begroting 2022 na wijziging Rekening 2022 Saldo begroting en rekening
Lasten
Structurele budgetten 210 262 227 35
Tijdelijke budgetten 472 469 328 141
Overlopende passiva 179 0 25 -25
Overhead 10.428 13.742 12.757 985
Totaal lasten 11.288 14.473 13.338 1.135
Baten
Structurele budgetten 0 5 0 5
Tijdelijke budgetten 0 0 17 -17
Overlopende passiva 179 0 25 -25
Overhead 320 160 311 -151
Totaal baten 499 166 354 -188
Saldo van lasten en baten 10.789 14.308 12.984 1.324
Mutatie reserves 40 -727 132 -859
Mutatie tijdelijke budgetten 797 1.167 1.167 0
Resultaat van lasten en baten 11.626 14.748 14.283 465

Wat heeft het gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het gekost?



Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2021 Begroting 2022 na wijziging Rekening 2022 Saldo begroting en rekening
Totaal lasten 81.265 87.422 86.528 894
Totaal baten 2.206 1.269 1.974 -705
Saldo van lasten en baten 79.059 86.153 84.554 1.599
Mutatie reserves 1.316 118 992 -874
Resultaat van lasten en baten 80.375 86.271 85.546 725

Toelichting
In paragraaf 7 – bedrijfsvoering wordt een toelichting gegeven op de lasten en baten binnen dit programma. Bovenstaand overzicht, exclusief de mutaties van de reserves, is dan uitgesplitst waarmee we een gedetailleerder inzicht kunnen geven in:
- het capaciteitsbudget
- het totale bedrijfsvoeringsbudget
- de bijdrage aan bedrijfsvoering vanuit projecten
- de bijdrage van derden
Ook geven we in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting op de verschillende posten. Bij de betreffende beleidsvelden is daarom geen financieel overzicht meer opgenomen.

Bij het vaststellen van de jaarstukken zal een voorstel voor het vormen van een reserve spaarverlof worden voorgelegd. Medewerkers kunnen vanuit hun Individueel Keuze Budget verlof kopen waar geen einddatum aan zit. Dit verlof kunnen zij bijvoorbeeld opnemen voorafgaand aan hun pensioendatum. De besparing op het salaris hierdoor bedraagt in 2022 €  292.500. Daarnaast hadden medewerkers van 60 jaar en ouder in 2022 de mogelijkheid om het restant van hun Persoonlijk Ontwikkel Budget ter hoogte van maximaal € 2.500 om te zetten naar oneindig verlof. Het gespaarde verlof hieruit bedraagt € 126.200.

Investeringen

Terug naar navigatie - Investeringen
Bedragen x € 1.000 Stand per 1-1-2022 uitgaven bijdragen derden Stand per 31-12-2022
Onderhanden werken 0 185 0 185
Opgeleverde werken 0 0 0 0
Afgerekende werken 1.389 209 0 1.598
Totaal 1.389 394 0 1.783

Toelichting
De investeringen betreffen verschillende bedrijfsmiddelen zoals smartphones, kantoormeubilair en ICT. 

Balanspost reserves

Terug naar navigatie - Balanspost reserves
Bedragen x € 1.000 Stand per 1-1-2022 toevoeging onttrekking Stand per 31-12-2022
R. Generatiepact 2017 - 2019 990 134 441 683
R. Groot onderhoud Gebouwen 1.916 228 96 2.048
Totaal 2.906 362 537 2.731

Toelichting
Reserve generatiepact
De reserve generatiepact is bestemd om de lasten te dekken van personeel dat deelneemt aan het generatiepact 

Reserve groot onderhoud gebouwen
De reserve groot onderhoud gebouwen is in 2020 gevormd door het omzetten van de voorziening groot onderhoud gebouwen. De reserve is bestemd voor groot onderhoud gebouwen, boven het jaarlijks beschikbare budget in de exploitatie

Toelichting
Deze voorziening betreft de voorloper van het generatiepact (60+ regeling).  De voorziening vrijwillige mobiliteit is gevormd om de eventuele belasting voor personeelsleden die gebruik maken van vrijwillige mobiliteit af te dekken. Jaarlijks valt hier een deel van vrij omdat de claim van de Belasting dienst dan vervalt. 

Toelichting
Deze OP is ingericht voor de Specifieke Uitkering (SPUK) in het kader van de digitale overheid. Verantwoording naar derden vindt plaats via de SISA-verantwoording.