Programma 6: Bedrijfsvoering

Wat hebben we gezien?

Terug naar navigatie - Wat hebben we gezien?

2023 heeft voor de organisatie voor een deel in het teken gestaan van een organisatie ontwikkeltraject. Dit traject richt zich op zaken als leiderschap, resultaatgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit. Hiervoor is een organisatieplan gemaakt met de thema’s Cultuur en Structuur als belangrijkste pijlers. Dit plan heeft een looptijd tot 2027 en op basis van dit plan is in 2023 een nieuw organisatiemodel ontwikkeld en ingevoerd. 

Verbonden partijen

Terug naar navigatie - Verbonden partijen

Onderstaande verbonden partij levert een bijdrage aan de doelen en resultaten van dit programma. Een overzicht van de verbonden partijen en meer informatie hierover staan in paragraaf 5 van deze begroting.

  • Vereniging Interprovinciaal Overleg (IPO), Den Haag

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstellingen programma 6

Terug naar navigatie - Doelstellingen programma 6

Onze ambitie is om als provinciale organisatie optimaal bij te dragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. Om dat te bereiken willen we dat de organisatie wendbaar is. Wendbaar binnen de kaders van ons bestuur en samen met al onze partners in Fryslân en daarbuiten. De organisatie heef hiervoor het concept van opgavengestuurd werken omarmd.

Dit programma is verdeeld in de beleidsvelden Mensen en Middelen en digitalisering, met daarin de doelen, resultaten en kosten. Een uitgebreidere beschrijving en toelichting staat in de paragraaf bedrijfsvoering.

6.1 Mensen

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

6.2 Middelen en digitalisering

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

Beleidsveld 6.1. Mensen

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstelling beleidsveld 6.1.

Terug naar navigatie - Doelstelling beleidsveld 6.1.
  1. We willen dat medewerkers optimaal bijdragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur.
  2. We willen dat de verschillende ‘HR thema’s’, zoals leiderschap, leren en ontwikkelen en goed werkgeverschap, integraal en gestructureerd onderdeel uitmaken van de cultuur, processen en structuren binnen de organisatie.

Doel indicatoren

Ambitie Indicator Doelwaarde 2023 Realisatie
Bijdragen aan opgaven en ambities Effectieve en efficiënte inzet van de medewerkers in de organisatie gericht op de uitvoering van het provinciale takenpakket. Inzet is in lijn met besluitvorming PS naar aanleiding van benchmark Cebeon en notitie ZBB over het provinciale takenpakket.  

Aandachtspunt is dat de geplande 'verschuivingen' tussen de taken op het gebied van onder andere Cultuur/Leefbaarheid naar Natuur/Water in 2023 nog niet volledig zijn doorgevoerd. 

We doen pro actief aan arbeidsmarktcommunicatie, gericht op de provincie als aantrekkelijke werkgever

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We doorlopen een organisatie ontwikkeltraject, dat leidt tot een integrale en gestructureerde aanpak van HR thema’s.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We geven invulling aan ‘resultaat 60’ uit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’ over gedeeld werkgeverschap / shared services.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We geven invulling aan inclusiviteit en diversiteit

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Op basis van de landelijke banenafspraak zijn rijk, provincies en gemeenten verplicht een aantal participatiebanen te realiseren, gekoppeld aan de omvang van de organisatie. In de berap 2023 hebben we het aantal te realiseren participatiebanen bijgesteld naar 30 fta (1 fta is 25,5 uur). Over heel 2023 is het aantal te realiseren participatiebanen uitgekomen op 33,3 fta. Over de afgelopen jaren hebben we steeds een stijging kunnen realiseren van het aantal gerealiseerde participatiebanen en zijn we in 2023 uitgekomen op een totaal van 26,7 fta. 


Wij blijven ons maximaal inspannen om het verplichte aantal te realiseren, maar zijn daarbij afhankelijk van het aanbod aan kandidaten dat, met begeleiding, te plaatsen is binnen de organisatie. We zien hierbij een vergelijkbaar beeld bij de andere provincies.


Eén van de redenen waardoor wij de doelstelling niet realiseren is dat medewerkers met een doelgroepenverklaring participatiewet die via een dienstverleningscontract werkzaam zijn, nog niet meegeteld mogen worden. Er is hiervoor wetgeving in voorbereiding om dit wel te mogen. Voor Fryslân gaat het in 2023 om  3.9 fta. 


Daarnaast zien we een groep die eveneens een afstand tot de arbeidsmarkt heeft, die echter geen doelgroepenverklaring heeft. Deze groep willen we ook graag kansen bieden. In 2023 ging dit om 2,92 fta die we bijvoorbeeld op een ervaringswerkplek konden plaatsen. Het effect hiervan is dat een deel van deze groep vervolgens instroomt op een reguliere werkplek, of bij de provincie of bij andere organisaties.

Geld

G

We voeren programma’s uit gericht op leiderschap (MD, management development) en Leren en Ontwikkelen, met specifieke aandacht voor (persoonlijk) leiderschap, resultaatgerichtheid en politiek bestuurlijke sensitiviteit.

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Onderdeel van het organisatieontwikkeltraject binnen de organisatie is een uitgebreid traject op het gebied van Cultuur en Leiderschap. De voorbereiding en aanbesteding van dit traject is in 2023 afgerond. De start was afhankelijk van de inrichting van het nieuwe organisatiemodel inclusief het management. Dit is afgerond in het 4e kwartaal van 2023, waardoor de start van het traject Cultuur en Leiderschap is verschoven naar het 1e kwartaal van 2024.

Geld

G

We zorgen ervoor dat de inzet van personeel, vast, tijdelijk en inhuur, in balans zijn en blijven binnen het beschikbare capaciteitsbudget.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We zorgen ervoor dat elk team beschikt over een teamplan SPP, als afgeleide van de organisatie brede notitie SPP, dat is inzicht heeft in de beschikbare en benodigde kwaliteit en kwantiteit van het team.

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

De basis voor de strategische personeelsplanning is in 2023 gelegd in het organisatieontwikkeltraject, waarbij voor alle provinciale taken zijn verdeeld over de organisatie. Alle provinciale medewerkers zijn op basis van hun functie ingedeeld naar de verschillende teams. Het management speelt een belangrijke rol in de vertaling naar de strategische personeelsplanning op het niveau van de teams. De inrichting van het nieuwe organisatiemodel inclusief het management is afgerond in het 4e kwartaal van 2023, waardoor deze stap is verschoven naar 2024.

Geld

G

We sturen actief op het zo laag mogelijk houden van het ziekteverzuim.

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Het 12 maands-voortschrijdend ziekteverzuim over 2023 komt op 5,6%. Dit is een lichte daling ten opzichte van de berap 2023 en vergelijkbaar met het ziekteverzuim in 2022. Met de inrichting van het nieuwe organisatiemodel, inclusief het management, zullen we extra inzet plegen op de monitoring van het ziekteverzuim en de naleving van het ziekteverzuimbeleid.

Geld

G

Resultaat indicatoren

Terug naar navigatie - Resultaat indicatoren
Ambitie Indicator Doelwaarde 2023 Realisatie 2023
Organisatie ontwikkeling Geactualiseerd organisatieplan Plan is vastgesteld Gerealiseerd
Leiderschap en Leren en ontwikkelen MD programma en cursussen/workshops op het gebied van (persoonlijk) leiderschap, resultaatgerichtheid en politiek bestuurlijke sensitiviteit. Alle leidinggevenden hebben deelgenomen aan MD programma (management development). 50%
SPP Uitgewerkt SPP Alle teams beschikken over teamplan SPP 50%
Inclusiviteit en diversiteit Traineeprogramma – regulier
Traineeprogramma - statushouders		 10 trainees 
6 trainees		 10
6
Aantal wettelijke verplichte participatiebanen (in fta) 33,3 26,7
Resultaat 60 Aantal projecten opgestart in het kader van gedeeld werkgeverschap / shared services 2 2
Ziekteverzuim Ziekteverzuim Lager dan 4,5% 5,6%
Terug naar navigatie - Toelichting

Toelichting

Bij de indicatoren over MD en SPP is een indicatieve score van 50% ingevuld. Dat heeft ermee te maken dat in 2023 wel invulling is gegeven aan MD en SPP,  maar nog niet volledig gebaseerd op het organisatieplan. Die stap volgt in 2024 en is toegelicht bij de betreffende resultaten.

In de berap 2023 was het aantal te realiseren participatiebanen begroot op 30 fta. Op basis van de omvang van de organisatie op 31-12-2023 is deze indicator uitgekomen op 33,3 fta.

De overige indicatoren zijn toegelicht bij de resultaten.

Wat heeft het gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het gekost?
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2022 Begroting 2023 na wijziging Rekening 2023 Saldo begroting en rekening
Totaal lasten 68.089 71.209 70.922 287
Totaal baten 1.634 2.037 2.312 -276
Saldo van lasten en baten 66.454 69.172 68.610 563

Uitgebreide tabel

Terug naar navigatie - Uitgebreide tabel
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Ambitie omschrijving Realisatie 2022 Begroting 2023 na wijziging Rekening 2023 Saldo begroting en rekening
Lasten
Mensen algemeen 43.170 48.149 47.276 872
Structurele budgetten 43.170 48.149 47.276 872
Mensen algemeen 24.919 23.060 23.646 -585
Overhead 24.919 23.060 23.646 -585
Totaal lasten 68.089 71.209 70.922 287
Baten
Mensen algemeen 443 95 23 72
Structurele budgetten 443 95 23 72
Mensen algemeen 1.192 1.942 2.289 -348
Overhead 1.192 1.942 2.289 -348
Totaal baten 1.634 2.037 2.312 -276
Saldo van lasten en baten 66.454 69.172 68.610 563
Mutatie reserves -307 128 896 -768
Mutatie tijdelijke budgetten 0 0 0 0
Mutatie structurele budgetten 0 0 0 0
Resultaat van lasten en baten 66.147 69.301 69.506 -205

Beleidsveld 6.2. Middelen en digitalisering

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Doelstelling beleidsveld 6.2.

Terug naar navigatie - Doelstelling beleidsveld 6.2.
  1. We willen met digitalisering, data en/of innovatie publieke waarde leveren
  2. We willen de randvoorwaarden creëren voor stabiele, duurzame en toekomstgerichte informatievoorziening 
  3. We willen een sober en doelmatig ingericht provinciehuis dat ontmoeting en samenwerking, met onze partners, en het ‘plaats-onafhankelijk’ werken faciliteert.
  4. We willen een ‘Energie-neutrale’ organisatie zijn. 

Doel indicatoren

Onderwerp Indicator Doelwaarde 2023 Realisatie
Randvoorwaarden informatievoorziening
  • Digitale vaardigheid organisatie 
  • ICT basis op orde 
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Digitale vaardigheid organisatie is toegenomen *)
  • De organisatie voldoet aan geldende wet- en regelgeving

*) in 2023 vindt een nulmeting plaats om de digitale vaardigheden binnen de organisatie in kaart te brengen. Op basis daarvan zal een doelwaarde worden geformuleerd.

  
Publieke waarde  Digitalisering, data en innovatie zijn succesvol ingezet bij het realiseren van organisatie- en opgaven-doelstellingen  Organisatie behaalt aantoonbaar doelstellingen door inzet data, digitalisering en innovatie  
Sober en doelmatig provinciehuis Gebruik van faciliteiten Faciliteiten (ruimtes, apparatuur etc) worden optimaal benut.  
Energie-neutrale organisatie Energiebesparing en energieopwekking Provinciale organisatie werkt energieneutraal.  

Toelichting

De vertraging op het onderwerp ‘randvoorwaarden informatievoorziening’ betreft de ontwikkeling van de digitale vaardigheden van de organisatie. De vertraging is toegelicht in de berap 2023. De verwachting is dat de nulmeting kan worden uitgevoerd in het 1e kwartaal van 2024. Ook bij het onderwerp ‘publieke waarde’ is sprake van een vertraging. In 2023 is ervoor gekozen eerst een data-strategie te ontwikkelen alvorens tot uitvoering over te gaan. De verwachting is dat de datastrategie in het 1e kwartaal van 2024 wordt vastgesteld.  Ondertussen is de standaard dienstverlening gecontinueerd en hebben we een moderniseringsslag doorgevoerd rond managementrapportages en dashboarding. Daarnaast hebben we met de gemeente Leeuwarden Digitalisering een plek gegeven in de Samenwerkingsagenda 2030. We werken hierin intensief samen op het gebied van data en we zijn gestart met de voorbereidingen van een eerste digital twin (overleg leverancier Open Urban Platform)

De provinciale organisatie heeft de ambitie om in 2025 energieneutraal te zijn. (Bestuursakkoord 2019-2023). De realisatie van deze ambitie ligt op schema, maar in bovenstaande tabel staat als doelwaarde 2023, vandaar deze extra toelichting.

Er wordt een nulmeting uitgevoerd om de digitale vaardigheid van collega’s te meten.

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

In de berap 2023 hebben we toegelicht dat de uitvoering is vertraagd. Verwachting is dat dit in Q1 2024 kan worden uitgevoerd.

Geld

G

We geven verdere uitvoering aan de geplande energiebesparende maatregelen voor het Provinsjehûs en de provinciale steunpunten.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We implementeren versneld een nieuwe vorm van duurzame en lokale inkoop van energie. Dit doen we gezamenlijk met Friese gemeenten in OVEF (Coöperatie Openbare Verlichting & Energie Fryslân U.A. (U.A.: Uitgesloten van Aansprakelijkheid))-verband.

Beleid

G

Beleid (toelichting)

OVEF staat voor: Coöperatie Openbare Verlichting & Energie Fryslân U.A. (U.A.: Uitgesloten van Aansprakelijkheid)

Tijd

G

Geld

G

We starten met de uitvoering van de digitaliseringsstrategie. Hiervoor wordt het programma Digitale Transformatie ingericht.*)

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

In de berap 2023 hebben we toegelicht dat de uitvoering is vertraagd. Verwachting is dat dit in Q1 2024 kan worden uitgevoerd.

Geld

G

We voeren stapsgewijs een herinrichting van het provinciehuis door, gericht op ontmoeten, samenwerken en ‘plaats-onafhankelijk’ werken

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We werken een plan uit met concrete (investerings-)voorstellen voor het opwekken van duurzame energie zoals zonne-energie op eigen gronden en lokale productie van groen gas.

Beleid

O

Beleid (toelichting)

In 2023 zijn we gestart met een verkenning als alternatief voor zonne-energie op eigen gronden, namelijk de mogelijkheid om een zonnepark op een voormalige vuilstort aan te kopen. Voormalige vuilstorten worden net als ‘overhoeken’ langs provinciale infrastructuur in de zonneladder bestempeld als zogenaamde restgronden en worden daarmee onder voorwaarden geschikt bevonden voor zonnepanelen. Het beoogde zonnepark levert op termijn 20 MW aan duurzame energie en is reeds vergund en momenteel in ontwikkeling. De provincie Fryslân is mede-eigenaar van deze voormalige vuilstort. Tot nu toe zijn de duurzaamheidsinvestering vanuit bestaande budgetten gefinancierd. De business case ‘zon’ is naar verwachting budgetneutraal, waarbij de financiering nog moet worden voorgelegd aan Provinciale Staten, medio 2024.

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Zie toelichting bij beleid. 

Geld

O

Geld (toelichting)

Zie toelichting bij beleid.

We zorgen er met behulp van ‘projectportfolio management’ voor dat de schaarse capaciteit en middelen worden ingezet op de projecten die naar verwachting de meeste impact hebben op organisatiedoelstellingen

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We zorgen ervoor dat alle vergaderruimtes worden voorzien van hybride vergaderfaciliteiten

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Vooruitlopend op de uitkomsten van het organisatieontwikkeltraject en de indeling van de nieuwe organisatiestructuur is een aantal pilots ten behoeve van het hybride werken doorlopen. Op basis van deze uitkomst is gestart met het plaatsen van ‘bel/teams-huisjes’ op diverse plekken in het provinciehuis. Tevens is ruimte 1.30 gereed gemaakt volgens het principe van brûs, rûs en rêst en is ruimte 2.20 getransformeerd tot een brûsplak. 

Geld

G

Resultaat indicatoren

Terug naar navigatie - Resultaat indicatoren
Onderwerp Indicator Doelwaarde 2023 Realisatie 2023
Herinrichting provinciehuis / werken na corona Ruimtes voor ontmoeting, samenwerking en hybride / plaats-onafhankelijk werken in het provinciehuis. Aantal ruimtes met genoemde voorzieningen is toegenomen. 10
Energie neutrale organisatie Gerealiseerde energie besparende en opwekkende maatregelen, conform implementatieplan Energieneutrale organisatie 2025 Energiebesparing en opwekking zijn toegenomen, conform implementatieplan. Gerealiseerd
Terug naar navigatie - Toelichting

Toelichting

Als realisatie van de indicator over de herinrichting van het provinciehuis staat hebben we 10 gerealiseerde voorzieningen als afgerond resultaat opgenomen. Het gaat hierbij om twee ruimtes in het provinciehuis die opnieuw zijn ingericht (als pilot) en een aantal 'bel/teams' voorzieningen op diverse plekken in het provinciehuis.  

Wat heeft het gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het gekost?
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2022 Begroting 2023 na wijziging Rekening 2023 Saldo begroting en rekening
Totaal lasten 18.439 20.043 19.920 122
Totaal baten 339 195 308 -113
Saldo van lasten en baten 18.100 19.848 19.612 236

Uitgebreide tabel

Terug naar navigatie - Uitgebreide tabel
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Ambitie omschrijving Realisatie 2022 Begroting 2023 na wijziging Rekening 2023 Saldo begroting en rekening
Lasten
Middelen algemeen 227 206 182 24
Structurele budgetten 227 206 182 24
Middelen algemeen 328 317 177 140
Tijdelijke budgetten 328 317 177 140
Middelen algemeen 25 0 0 0
Overlopende Passiva 25 0 0 0
Middelen algemeen 17.858 19.520 19.562 -42
Overhead 17.858 19.520 19.562 -42
Totaal lasten 18.439 20.043 19.920 122
Baten
Middelen algemeen 0 5 0 5
Structurele budgetten 0 5 0 5
Middelen algemeen 17 0 0 0
Tijdelijke budgetten 17 0 0 0
Middelen algemeen 25 0 0 0
Overlopende Passiva 25 0 0 0
Middelen algemeen 297 190 308 -119
Overhead 297 190 308 -119
Totaal baten 339 195 308 -113
Saldo van lasten en baten 18.100 19.848 19.612 236
Mutatie reserves 132 -344 91 -435
Mutatie tijdelijke budgetten 1.167 1.710 1.710 0
Mutatie structurele budgetten 0 0 0 0
Resultaat van lasten en baten 19.398 21.215 21.413 -199

Wat heeft het programma gekost?

Terug naar navigatie - Wat heeft het programma gekost?
Exploitatie - Bedragen x € 1.000 Realisatie 2022 Begroting 2023 na wijziging Rekening 2023 Saldo begroting en rekening
Lasten
Beleidsveld 6.1 Mensen 68.089 71.209 70.922 287
Beleidsveld 6.2 Middelen 18.439 20.043 19.920 122
Totaal lasten 86.528 91.252 90.843 409
Baten
Beleidsveld 6.1 Mensen 1.634 2.037 2.312 -276
Beleidsveld 6.2 Middelen 339 195 308 -113
Totaal baten 1.974 2.232 2.621 -389
Saldo van lasten en baten 84.554 89.020 88.222 798
Mutatie reserves -175 -215 987 -1.202
Mutatie tijdelijke budgetten 1.167 1.710 1.710 0
Mutatie structurele budgetten 0 0 0 0
Resultaat van lasten en baten 85.546 90.515 90.919 -404

Toelichting

De toelichting op de grootste verschillen tussen de jaren staat bij de afzonderlijke beleidsvelden.

Investeringen

Terug naar navigatie - Investeringen
Bedragen x € 1.000 Stand per 1-1-2023 uitgaven bijdragen derden Stand per 31-12-2023
Onderhanden werken 185 49 0 234
Opgeleverde werken 0 0 0 0
Afgerekende werken 0 334 0 334
Totaal 185 384 0 569

Toelichting

De investeringen betreffen verschillende bedrijfsmiddelen zoals kantoormeubilair en ICT. Tevens betreft het investeringen voor het energie neutraal maken van de provinciale gebouwen.

Balanspost reserves

Terug naar navigatie - Balanspost reserves
Bedragen x € 1.000 Stand per 1-1-2023 toevoeging onttrekking Stand per 31-12-2023
R. Generatiepact 2017 - 2019 683 0 285 398
R. Groot onderhoud Gebouwen 2.048 91 0 2.139
R. Spaarverlof 0 1.181 0 1.181
Totaal 2.731 1.272 285 3.718

Toelichting

Reserve generatiepact
De reserve generatiepact is bestemd om de lasten te dekken van personeel dat deelneemt aan het generatiepact

Reserve groot onderhoud gebouwen
De reserve groot onderhoud gebouwen is in 2020 gevormd door het omzetten van de voorziening groot onderhoud gebouwen. De reserve is bestemd voor groot onderhoud gebouwen, boven het jaarlijks beschikbare budget in de exploitatie

Reserve Spaarverlof
Bij het vaststellen van de jaarstukken 2022 is een voorstel voor het vormen van een reserve spaarverlof voorgelegd. Medewerkers kunnen vanuit hun Individueel Keuze Budget verlof kopen waar geen 
einddatum aan zit. Dit verlof kunnen zij bijvoorbeeld opnemen voorafgaand aan hun pensioendatum. Daarnaast hadden medewerkers van 60 jaar en ouder in 2022 de mogelijkheid om het restant van hun Persoonlijk Ontwikkel Budget ter hoogte van maximaal € 2.500 om te zetten naar oneindig verlof. 

Toelichting

Deze OP is ingericht voor de Specifieke Uitkering (SPUK) in het kader van de digitale overheid. De SPUK is inmiddels afgerond. Het Rijk moet de eindverantwoording nog vaststellen.