Paragraaf 7. Bedrijfsvoering

Inleiding

Terug naar navigatie - Inleiding

De samenleving is in ontwikkeling en vraagt om een andere houding van de overheid; minder sturend en meer faciliterend. Zowel voor het bestuur als voor de organisatie is het voor de komende jaren de uitdaging mee te bewegen met deze ontwikkelingen en de kansen die er voor de provincie liggen (externe initiatieven zoals Natuur mei de mienskip, Holwerd aan Zee, de IJsselmeerkust, het Interbestuurlijk Programma, de Regiodeals etc.).

De opbouw van deze paragraaf is aangepast naar aanleiding van de behandeling van de jaarstukken 2020 in Provinciale Staten. De basis voor deze paragraaf is het programma bedrijfsvoering en op verzoek van Provinciale Staten maken we in deze paragraaf op een eenduidige en navolgbare manier het capaciteitsbudget en de ontwikkeling daarvan inzichtelijk. In de tabel hieronder staat de omvang van het capaciteitsbudget, inclusief inzicht in het onderdeel dekking dat wij ontvangen voor capaciteit. Verder maken we inzichtelijk hoe het capaciteitsbudget zich heeft ontwikkeld na de bestuursrapportage 2023 en zo zullen we in elk P&C document de mutaties ten opzichte van het vorige document opnemen. Vervolgens visualiseren we meerjarig de ontwikkeling van het capaciteitsbudget vanuit de structurele en tijdelijke onderdelen.

1. Programma O&O (organisatieontwikkeling) en de uitvoering van het HR-beleid

Terug naar navigatie - Programma O&O (organisatie-ontwikkeling) en de uitvoering van het HR-beleid

De ambitie van de organisatie is optimaal bij te dragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. Binnen de organisatie zijn forse stappen gezet in de transitie om meer wendbaar en in samenwerking met  onze partners te werken aan de opgaven die er zijn. 

Begin 2023 is het organisatieplan, stap 1, 2023-2027 is vastgesteld. Op basis van dit plan is de adviesaanvraag voor stap 1 ingediend bij de OR en is een akkoord bereikt met de vakbonden over een Sociaal Plan. Stap 1 ging over de inrichting van de nieuwe hoofdstructuur van de organisatie. 

In september 2023 is de adviesaanvraag voor stap 2 ingediend bij de OR. Op basis hiervan kon in november worden gestart met het plaatsingsproces van de functies van teammanagers. Er is een verdeling gemaakt van alle provinciale taken over de verschillende teams. Medewerkers zijn, op basis van hun functies, ingedeeld naar die verschillende teams. Dit heeft het mogelijk gemaakt om op 1 januari 2024 te starten in een nieuwe organisatiestructuur. Het organisatieontwikkeltraject heeft een looptijd tot 2027. In deze periode wordt onder andere actief gewerkt aan het thema cultuur en leiderschap, de (door)ontwikkeling van werkwijzen, processen en systemen etc. Jaarlijks wordt de ontwikkeling gemonitord en waar nodig bijgesteld.

Het organisatieontwikkeltraject moet leiden tot meer daadkracht, leiderschap en eenvoud; waarbij aandacht is voor de politiek-/ bestuurlijke context waarin wij samenwerken met en voor de 'Mienskip'.  

2. Het programma Digitale Transformatie

Terug naar navigatie - Digitale Transformatie

Provinciale Staten hebben vanaf 2023 extra middelen beschikbaar gesteld voor digitalisering. Begin 2023 gestart met de inrichting van de programmastructuur voor het programma Digitale Transformatie. Deze structuur zal de gedurende de looptijd van het programma de integrale sturing en het bereiken van de strategische doelen in brede samenhang gaan faciliteren.

Voor de realisatie van het programma is er een tijdelijke inzet van externe expertise voorzien om de noodzakelijke kennis op te bouwen en daar waar nodig te versnellen. De vraag naar deze specifieke kennis is in de huidige markt enorm, maar door succesvolle werving is de formatie voor de initiële fase inmiddels volledig op sterkte.

Met de daadwerkelijke start van het programma Digitale Transformatie is ook de eerste transitie voor de informatievoorzieningsketen zichtbaar geworden. Waar in de afgelopen jaren de focus met name op stabiliteit en continuïteit heeft gelegen, is er nu een omslag waarbij de aandacht meer specifiek gericht is op het kunnen leveren van een moderne, duurzame ondersteuning aan de organisatie.

In de wetenschap dat digitalisering, data, innovatie en Informatievoorziening in de volgende jaren sterk in belang zouden toenemen, heeft de Informatievoorzieningsketen (IV-keten) zich de afgelopen jaren getransformeerd tot een professionele organisatie die de opgaven en afdelingen goed kan bedienen bij het realiseren van de digitaliseringsambities. 

Na de start van het programma in 2023 is een voortvarende start gemaakt met het inrichten van de programmastructuur, programma-organisatie en de daarbij behorende governance. De programmastructuur maakt het mogelijk om de opgaves in samenhang te realiseren waarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke verplichtingen, de kaders/ randvoorwaarden en de te realiseren meerwaarde zoals gedefinieerd in de hoofddoelstellingen van het programma.  

Op het gebied van data is een belangrijke stap gezet om de ambities op het gebied van data & data gedreven werken voor de domeinen te vertalen in uitvoerbaar beleid. 

Vanuit dienstverleningsperspectief is gestart met een modernisering van het Klant Contact Centrum, en parallel de vernieuwing & verdere digitalisering van de dienstverlening op het gebied van subsidieverstrekking. De eerste zichtbare resultaten worden vanaf het 1ste kwartaal 2024 zichtbaar voor zowel de Mienskip en de interne provinciale organisatie. 

Tot slot is een inhaalslag in gang gezet op het gebied van informatiebeveiliging, vanuit het programma worden hiermee belangrijke verbeterpunten en wettelijke verplichtingen tot uitvoering gebracht waarmee belangrijke stappen richting een betrouwbare, veilige en beheersbare informatievoorziening worden gezet.

In de begroting 2023 is het voorstel Digitalisering-strategie voor een bedrag van € 10,4 mln. euro opgenomen voor de periode 2023 tot en met 2026. Dit bedrag is verwerkt in de begroting onder de noemer Programma Digitale Transformatie. Het programma Digitale Transformatie stuurt op de eerder vastgestelde doelstellingen. 

Binnen het digitaliseringsbudget van € 10,4 mln. euro is geld gereserveerd voor het verbeteren van de digitale vaardigheden van de organisatie. Dit budget zal worden ingezet voor opdrachten, onderzoeken en capaciteit.  Zoals toegelicht in de berap 2023 is deze ontwikkeling in het kader van de organisatieontwikkeling aangehouden. In 2024 zal een nulmeting worden uitgevoerd waarna gericht kan worden ingezet op het versterken van de digitale vaardigheden. 

Verder zijn binnen het digitaliseringsbudget middelen gereserveerd voor het Icoonproject Digitalisering. Dit is een project binnen de samenwerkingsagenda Fryslân Leeuwarden 2023. Gemeente Leeuwarden en provincie Fryslân werken intensief samen op het gebied van data. 

3. De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken

Terug naar navigatie - De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken

Vooruitlopend op de uitkomsten van het organisatieontwikkeltraject en de indeling van de nieuwe organisatiestructuur zijn er een aantal pilots ten behoeve van het hybride werken doorlopen. Op basis van deze uitkomst is al gestart met het plaatsen van diverse bel/teamhuisjes op diverse plekken in het provinciehuis. Er is een combinatie gemaakt van werken in het provinciehuis, thuis en hybride en in verschillende vormen van samenwerken in projecten tot concentratiewerk. Een aantal vergaderruimtes zijn voorzien van nieuw meubilair en werkplekken zijn daar waar nodig vernieuwd en aangevuld. Tevens is ruimte 1.30 gereed gemaakt volgens het principe van brûs, rûs en rêst en is ruimte 2.20 getransformeerd tot een brûsplak. 

4. De Energie-neutrale organisatie

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

De Energie-neutrale organisatie

Terug naar navigatie - De Energie-neutrale organisatie

De provinciale organisatie heeft de ambitie om in 2025 energieneutraal te zijn. (Bestuursakkoord 2019-2023) Om dit doel te realiseren zijn er middels een implementatieplan 2 lijnen uitgezet:

  1. Provinciale kantoren isoleren en energie besparen
  2. Zelf duurzame energie opwekken op eigen daken en provinciale gronden. (zonne-energie en groen gas). De uitvoering loopt, waarbij de duurzame opwek van zonne-energie op provinciale  gronden  momenteel achter loopt op de planning.

Provinciale kantoren isoleren en energie besparen

De Provincie Fryslân maakt gebruik van een aantal kantoren en bedrijfspanden. Een deel hiervan moet voldoen aan nieuwe wetgeving ten aanzien van een minimale duurzaamheidslabel terwijl een ander deel een vrijstelling geniet omdat het een monument is. Provinciale Staten heeft zich ten doel gesteld dat de provinciale panden per saldo energieneutraal zijn. Dit doel wordt gerealiseerd door het aanbrengen van o.a. energiezuinige ledverlichting, glas vervangen door HR++-glas, aanbrengen van zonnepanelen op daken en de opwek van hernieuwbare energie op eigen gronden.

In 2023 is het overgrote deel van de verlichting (1400 armaturen) op het Provinsjehûs vervangen door energiezuinige ledverlichting. De vervanging van het dubbel glas voor het monumentale deel van het Provinsjehûs is in detail uitgewerkt en voorbereid voor uitvoering in 2024. Voor de aanleg van zonnepanelen op het dak van het Provinsjehûs is technische analyse en een offertetraject doorlopen zodat in 2024 de daadwerkelijke uitvoering kan plaatsvinden.  

Naast het Provinsjehûs worden ook de primaire (vaar)wegensteunpunten in beheer van Provinciale Waterstaat projectmatig conform plan energieneutraal gemaakt. In 2023 is het kantoordeel van het vaarwegensteunpunt Uitwellingerga van het aardgas af en is het laadplein voor de elektrische bedrijfswagens aangelegd en zijn alvast voorbereidingen getroffen voor de geplande extra zonnepanelen op het boothuis en de geplande aanleg van een batterij voor opslag van de zonne-energie . De ambities voor een innovatieve waterstofgenerator op deze locatie hebben we door het faillissement van een Friese ondernemer helaas moet laten varen. Het nog beschikbare innovatiebudget is vervolgens ingezet voor de aanschaf van de hoog temperatuur warmtepompen waarmee het kantoordeel nu aardgas vrij is.

De verduurzaming van het Provinsjehûs en de (vaar)wegensteunpunten wordt projectmatig conform plan aangestuurd en tot nu toe zijn de duurzaamheidsinvestering vanuit bestaande budgetten gefinancierd. Op dit moment zijn er geen bijzonderheden of belangrijke financiële aandachtspunten.
Zelf duurzame energie opwekken
Concrete stappen worden er momenteel gemaakt voor het in 2025 kunnen produceren van fossielvrij biogas door middel van een innovatieve mono-grasvergistingsinstallatie op de energiecampus Leeuwarden. Hierbij is het bermmaaisel vrijkomend uit beheerwerkzaamheden langs provinciale wegen de grondstof voor de productie van dit groengas. Hiermee hebben we een duurzame en lokaal beschikbare vervanger voor ons fossiele aardgasverbruik.

Voor wat betreft de opdracht om duurzame elektriciteit middels zonnepanelen op eigen gronden te ontwikkelen voorzien we dat we de planning van 2025 waarschijnlijk niet gaan halen. Uitgaande van het huidige ruimtelijk beleid en het daarbij zorgvuldig moeten doorlopen van de omgevingsprocessen is de realisatie van de beoogde 10 MW (scenario energieneutraal) aan zonne-energie op provinciale gronden waarschijnlijk niet voor 2025 te realiseren. Tenzij we kiezen voor een alternatief (aankoop zonnepark in ontwikkeling deels op eigen gronden) welke in de uitvoering simpeler te realiseren is en waarmee we mogelijk zelfs kunnen versnellen in het behalen van onze doelstelling.

De nadere verkenning voor de aankoop van zonnepark Ouwsterhaule als invulling van onze ambitie om in 2025 energieneutraal en zelfvoorzienend te zijn zullen we uitwerken naar een concreet voorstel welke we naar verwachting ter besluitvorming zullen voorleggen aan Provinciale Staten medio 2024. 

Tot nu toe zijn de duurzaamheidsinvestering vanuit bestaande budgetten gefinancierd. De business case zon’ is naar verwachting budgetneutraal, waarbij de financiering middels het concrete voorstel nog moet worden voorgelegd aan PS.

5. Financiën

Terug naar navigatie - Financiën

Hieronder wordt inzicht gegeven in:

  • het totale bedrijfsvoeringsbudget en bijdrage vanuit projecten en derden
  • het capaciteitsbudget
  • ontwikkeling capaciteitsbudget meerjarig
  • meerjarig bezettingsoverzicht personeel

Bedrijfsvoeringsbudget
Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten. In de volgende paragraaf gaan we nader in op de inzet van personeel, het capaciteitsbudget

Inzet beschikbare middelen – bedrijfsvoering

Inzet beschikbare middelen
Exploitatie Realisatie 2022 Begroting 2023 na wijziging Realisatie 2023 Saldo
Bedragen x € 1.000,-
Uitgaven
Capaciteitsbudget
- salarissen 71.844 78.944 78.423 521
- inhuur 11.224 11.383 9.445 1.937
Subtotaal capaciteitsbudget 83.068 90.327 87.869 2.458
Overige personeelskosten 2.156 1.991 1.691 300
Kosten automatisering 7.698 6.105 7.865 -1.760
Kosten huisvesting 6.471 7.691 6.999 691
Overig 4.270 6.247 5.056 1.191
Totaal bedrijfsvoeringskosten (A) 103.663 112.361 109.481 2.880
Dekking
Dekking capaciteit 17.135 21.109 18.638 2.471
Bijdrage van derden 1.974 2.232 2.621 -389
Totaal dekking (B) 19.109 23.341 21.259 2.082
Saldo van lasten en baten (A-B) 84.554 89.020 88.222 798
Terug naar navigatie - Bedrijfsvoeringsbudget

De overige bedrijfsvoeringskosten (overige personeelskosten, huisvesting, automatisering en overige  kosten) vallen per saldo lager uit dan begroot.
De automatiseringskosten vallen in totaal hoger uit (totaal € 1,7 mln.). We zien dat de prijsstijgingen resulteren in hogere kosten voor uitbesteding en licentiekosten. Ook vraagt de verdere automatisering van processen om hogere inzet van ICT-middelen.  Totale overschrijding € 1,9 mln.). Hier tegenover staat een positief effect van de afrekening van de bijdrage aan IPO / BIJ12 voor ICT-beheerskosten (totaal afgerond circa € 150.000). Bij het bestuursakkoord 2024 is door de Staten structureel € 1,2 mln. beschikbaar gesteld om de kostenstijging van informatievoorziening op te vangen en € 800.000 voor informatiebeveiliging.
Wat betreft de huisvestingskosten zien we dat we dat vervangingsinvesteringen met het oog  op het 'nieuwe  provinciale werken' worden uitgesteld om beter aan te sluiten bij het Organisatie en Ontwikkeltraject. Verder blijken sommige gehanteerde afschrijvingstermijnen (bijvoorbeeld meubilair) korter zijn dan de werkelijke levensduur van het activum. Hierdoor blijven o.a. de kapitaalslasten achter bij de begroting (ca € 650.000). Door geopolitieke effecten op de prijs van energie overschrijdt de provincie op het budget G/W/E (€ 220.000). Bij het bestuursakkoord 2024 hebben de Staten € 167.000 structureel beschikbaar gesteld om de kostenstijging van G/W/E van het provinciehuis te dekken. De onderhoudskosten aan het provinciehuis vallen dit jaar lager uit (€ 100.000). Ook kosten voor catering en koffievoorziening en postbehandeling vallen lager uit (€ 190.000). Dit laatste komt onder andere doordat we na COVID meer thuis zijn gaan werken en hierdoor minder gebruik hebben hoeven maken van de diverse voorzieningen.

Onder de categorie 'Overig' zien we onder meer dat door vertraging in de uitvoering /besteding Wet Open Overheid (WOO), Digitalisering en het Grondbankinstrument voor de jaarschijf 2023 er vrijval is op deze tijdelijke budgetten  (totaal circa € 300.000). Ook komt in deze post de lagere uitputting van het budget van de reserve groot onderhoud naar voren (totaal € 440.000). Het geplande onderhoud 2023 is bij nader inzien doorgeschoven naar 2024. In 2022 is een aanbesteding opgestart voor meerjarig (9 jaar) onderhoud provinciehuis, verdeeld in 3 percelen. Door gewijzigd inzicht begin 2022 zijn onderdelen uit  het geplande groot onderhoud alsnog opgenomen in de aanbesteding,. Halverwege 2023 zijn de 3 nieuwe contracten getekend. Na ondertekening is gestart met de voorbereiding op het geplande groot onderhoud, om in 2024 uitgevoerd te gaan worden. Op programmaniveau (P06) loopt dit verschil weg tegen de mutatie van de reserve en is dan per saldo nul. De investeringen in laptops en mobiele telefonie vindt plaats in 2024, hierdoor blijven de kapitaallasten voor bedrijfsmiddelen achter op de begroting (€ 690.000).

Capaciteitsbudget

Terug naar navigatie - Capaciteitsbudget

Ten opzichte van de begroting blijft de uitputting van de salarissen en inhuur achter. Belangrijke oorzaak hiervan is de krapte op de arbeidsmarkt waardoor sommige vacatures lastig zijn in te vullen. Anderzijds is er minder inzet gepleegd op projecten. Dit zien we ook terug in de lagere dekking vanuit de projecten. Gevolg hiervan is dat er ook minder dekking voor de indirecte kosten (overhead) is gerealiseerd. Het saldo van de baten en lasten met betrekking de capaciteit levert gesaldeerd een kleine ‘plus’ op van circa € 0,2 mln. (lagere lasten van € 2,4 mln. versus lagere dekking van € 2,2 mln.).

Op programmaniveau is nog de mutatie van de reserve spaarverlof verwerkt van € 0,8 mln. Dit heeft een negatief effect op het totale resultaat van Programma 6 - Bedrijfsvoering.
Onderstaand is het verloop van het capaciteitsbudget in de begroting ten opzichte van het autorisatiemoment 2023 weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal capaciteitsbudget waarbij géén rekening is gehouden met dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden. In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van capaciteit wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd. 

Ontwikkeling capaciteitsbudget Budget Dekking 2023 2024 2025 2026 2027
(bedragen x € 1.000)
autorisatiemoment december 2023 90.242 91.567 80.331 75.202 71.929
Wijzigingen onder GS mandaat Subsidieregeling Funderingsonderzoek Veenweide Tijdelijk Derden 25 25 25 25 25
Wijziging GS autorisatie moment Mutatie capaciteitsinzet voor projecten Project Provincie 0 953 953 953 953
Wijzigingen onder GS mandaat SPUK Verbeterprogramma natuurmonitoring Project Derden 30 120 0 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat SPUK Piekbelasting Project Derden 30 400 360 0 0
Wijzigingen onder GS mandaat Samenwerkingsovereenkomst Regionale Aanpak Laadinfrastructuur - II (Rijk - regio) Project Derden 0 513 513 0 0
jaarstukken 2023 90.327 93.579 82.183 76.181 72.907

Ontwikkeling capaciteitsbudget meerjarig

Terug naar navigatie - Ontwikkeling capaciteitsbudget meerjarig

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven).

De toename van de basiscapaciteit in 2024 ten opzichte van 2023 komt door de extra middelen uit het bestuursakkoord (€ 3 mln.) en de ombuiging van bedrijfsvoeringsbudgetten naar capaciteit (€ 2 mln.). Dit deel van de bedrijfsvoeringskosten wordt namelijk gedekt uit de overheadopslag op de tarieven die worden doorberekend aan projecten. De totale capaciteit blijft daarmee gelijk. Er vindt alleen een verschuiving plaats tussen project- versus basiscapaciteit.

De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van beleid en beschikbare middelen (waaronder Nij Poadium en Natuurpactmiddelen).

De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe projecten zoals bijvoorbeeld het NPLG / FPLG, bruggen PM-kanaal en mogelijk op lange termijn de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren. Het capaciteitsbudget neemt toe als er nieuwe middelen beschikbaar worden gesteld voor tijdelijke en projectcapaciteit door derden of door Provinciale Staten zelf. Het capaciteitsbudget neemt af als er tijdelijke projecten worden afgerond.

Meerjarig bezettingsoverzicht

Terug naar navigatie - Meerjarig bezettingsoverzicht

In onderstaand  overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk). In de berap presenteren we op peildatum ook een overzicht van de inhuur (aantallen).

Bezetting provincie Fryslân stand januari 2024 en prognose 2025-2027 Dec.’23 Jan.’24 Jan.’25 Jan.’26 Jan.’27
Prognose arbeidsovereenkomst bepaalde- en onbepaalde tijd (in fte, bron begroting 2024) 784 738 709 694
Realisatie bezetting arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd (fte) 737 730 705 688 675
Realisatie bezetting arbeidsovereenkomst bepaalde tijd (fte) 114 114 32 3 2
Totaal realisatie 851 844 737 691 677
Bezettingsoverzicht met meerjarige prognose uitgaande van pensionering en afloop van tijdelijke contracten op basis van de aangegane arbeidsovereenkomsten (stand 1 januari 2024)
Terug naar navigatie - Toelichting mjbo

De bezetting van medewerkers in provinciale dienst is eind 2023 uitgekomen op 851 fte.  

Deze realisatie wijkt af van de prognose in de begroting 2023 . Verklaring is dat de doelwaarde in de begroting 2023 is bepaald op basis van de beschikbare gegevens medio 2022 en uitgaat van de op dat moment geregistreerde gegevens.  In 2023 zijn er ten opzichte van die prognose medewerkers 'ingestroomd' ter vervanging van medewerkers die met pensioen zijn gegaan of zijn overgestapt naar een andere werkgever en waarbij vervanging nodig was voor de continuïteit van het werk. Verder zijn dienstverbanden voor bepaalde tijd aangegaan. Het gaat hierbij  om  werkzaamheden die zijn gekoppeld aan bijvoorbeeld de uitvoering van het bestuursakkoord of besluitvorming van Provinciale Staten.

Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden

Terug naar navigatie - Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden

In onderstaande tabel zijn de bedrijfsvoeringskosten onderverdeeld naar de BBV taakvelden. Doordat de realisatie van infrastructurele projecten is achtergebleven bij de planning, vallen ook de overheadkosten die samenhangen met 'Investeringen' lager uit dan begroot. In de hogere kosten voor 'Overhead' is het effect van de hogere ICT-kosten (o.a. prijsstijgingen voor licenties) zichtbaar. Aandachtspunt is dat de geplande 'verschuivingen' tussen de taken op het gebied van onder andere Cultuur/Leefbaarheid naar Natuur/Water in 2023 nog niet volledig zijn doorgevoerd. Dit is niet van invloed op het saldo.

Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan BBV taakvelden
Bedragen x € 1.000,- Begroting 2023 na wijziging Realisatie 2023 Verschil begroting en rekening
Bestuur 3.965 3.682 283
Verkeer en vervoer 17.108 17.482 -374
Water 2.848 2.836 12
Milieu 6.217 6.584 -367
Natuur 13.122 12.185 937
Regionale economie 6.369 6.233 137
Cultuur en maatschappij 4.990 4.911 79
Ruimte 5.460 5.374 86
Overhead 42.703 43.393 -690
Investeringen 7.943 5.407 2.536
Voorzieningen 572 572 0
Onderhanden werken inrichtingsgebieden 1.063 823 240
Saldo bedrijfsvoeringskosten 112.361 109.481 2.880

6. Wetgeving

Wat wilden we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat wilden we bereiken?

Wetgeving

Terug naar navigatie - Wetgeving

Het nieuwe Woo (Wet open overheid) team voert regie op het Woo proces, registreert de verzoeken en doorlooptijden en is continu bezig met verbetering van het proces.  Dit samen met de rest van organisatie en de Woo contactpersonen.  Er is een nieuwe anonimiseringstool geïmplementeerd en in gebruik genomen die het proces van anonimiseren ondersteunt. De Woo verzoeken, besluiten en documenten worden openbaar gemaakt op Open Fryslân | Open Fryslân (fryslan.frl).  Ook is de landelijke Woo index (voorheen Plooi)  gevuld met de vindplaats daar waar informatie al openbaar gemaakt wordt.  Er wordt gewerkt aan de openbaarmaking van de andere informatie categorieën, daar waar de landelijke handreikingen klaar zijn. 
Er is een start gemaakt met de uitrol van bewustzijn in de organisatie door een ervaringsplein Open en Toegankelijk Fryslân te organiseren. Dit werd zeer positief ontvangen.  Een vervolg hierop vindt plaats door middel van trainingen, presentaties en gesprekvoering. 

7. Fraude en onregelmatigheden

Terug naar navigatie - Fraude en onregelmatigheden

Eind 2022 is een start gemaakt met een frauderisico analyse. 2023 is gebruikt om deze analyse nader uit te werken en in 2024 zal de ingeslagen weg verder worden vervolgd met het opstellen van een frauderesponseplan. Daarnaast zetten we in op het verbeteren van het risicomanagement door risicosessies te organiseren binnen de verschillende domeinen en het formuleren van beheersmaatregelen bij onder andere frauderisico’s. 

 

8. De rechtmatige organisatie

Terug naar navigatie - De rechtmatige organisatie

Rechtmatigheidsverantwoording

In 2023 heeft de Tweede Kamer ingestemd met de Wet versterking decentrale rekenkamers. Met deze wet is ook de invoering van de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording (RMV) een feit. 
De accountantsnormen die verbonden zijn aan de jaarrekening van decentrale overheden, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) zijn nog niet aangepast.  De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023. 

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
De onrechtmatigheden komen voort uit het voorwaardencriterium het niet voldoen aan EU-aanbestedingsregels en de algemene subsidie verordening en begrotingsonrechtmatigheid. De eerste categorie is niet mee te herstellen. De tweede categorie, de begrotingsonrechtmatigheid wordt bij de vaststelling van de jaarrekening 2023 alsnog rechtmatig omdat ze dan door u achteraf geautoriseerd worden.

Totale omvang

Begrotingsonrechtmatigheid (bruto) € 55.290.000
Totaal van de begrotingsonrechtmatigheid dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee als acceptabel is geduid € 55.290.000
Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheid (netto) € 0
Aanbestedingen € 1.225.717
Subsidies € 635.261
Totaal € 1.860.978

Begrotingscriterium
De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven:

“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten en baten vermeld die door Provinciale Staten zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”

Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dienen de afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar te worden opgenomen en van een toelichting te worden voorzien. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten en baten op programmaniveau hoger of lager zijn dan geautoriseerd, kan er sprake zijn van begrotingsonrechtmatigheid.

Over- en onderschrijdingen die gedurende het jaar bekend werden zijn in 2023 aan Provinciale Staten voorgelegd, bijvoorbeeld via de bestuursrapportage of het autorisatiemoment december. Nog niet geautoriseerde over- en onderschrijdingen worden in de jaarstukken toegelicht en worden door de vaststelling van de jaarrekening door Provinciale Staten alsnog geautoriseerd.

De verschillen tussen de geautoriseerde lasten en baten en de gerealiseerde lasten en baten worden in de jaarrekening onder 2.7 per beleidsprogramma weergegeven. Vanaf 2023 rapporteren wij ook over begrotingsrechtmatigheid bij de onderhanden en nog op te starten investeringen. Dit doen wij op het niveau waarop de Staten krediet beschikbaar hebben gesteld waarbij beoordeeld wordt of er op totaal project- of programmaniveau een over- of onderschrijding plaatsvindt.

In 2023 is  sprake van een bruto begrotingsonrechtmatigheid van € 55,3 mln.. De over- en onderschrijdingen passen echter binnen het bestaande beleid zoals door PS is vastgesteld en leiden daarom netto niet tot een begrotingsonrechtmatigheid (zie verder onderdeel 2.10 Rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening). Daarbij is ook niet vastgesteld dat de over- of onderschrijdingen ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd.

De over- en onderschrijdingen bij tijdelijke budgetten en reserves worden conform het gestelde in de nota uitvoering begroting en de nota reserves en voorzieningen verrekend met het volgende jaar. De budgetten waar dat niet volgens het vastgestelde beleid mogelijk is leiden tot een rekeningresultaat welke nader uitgewerkt is in onderdeel 2.8 van de jaarrekening. Een nadere toelichting hierop is te vinden in de beleidsprogramma's. Deze verschillen leiden niet tot een begrotingsonrechtmatigheid omdat ze als acceptabel worden beschouwd. 
Bij de overlopende passiva (met name specifieke uitkeringen) worden op de exploitatie de werkelijke uitgaven verantwoord, hiertegenover staat de bijdrage van derden veelal van het Rijk. Verschillen ten opzichte van de begroting zijn dan ook bij lasten en baten budgettair neutraal.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern.

Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert. In nauwe samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op de volgende processen: personeel, inkoop, subsidies en overige geldoverdrachten. 

Aanbestedingsrechtmatigheid
De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Het niet naleven van de overige normbedragen uit de 
Gids Proportionaliteit leidt niet tot financiële rechtmatigheidsfouten voor zover de provincie afwijking hiervan adequaat heeft gedocumenteerd en gemotiveerd.   

Het EU-aanbestedingsproces bevat conform voorgaand jaar de meeste bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheid. Het contractmanagement is decentraal belegd. De oorzaken van de onrechtmatigheden zijn divers maar liggen met name in het hebben van adequate kennis over het (EU)aanbestedingsproces/-recht, wijzigen van contracten maar ook in het inschatten van de opdrachtwaarde bij de start van de aanbesteding en het hebben van inzicht in de totale omvang van de opdracht. De organisatie dient hierin extra te investeren om het risico op onrechtmatigheden vanuit EU-aanbestedingen te mitigeren.
Bij elf crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 1.225.717.
Oorzaken zijn opdrachten 1 op 1 gunnen, stilzwijgend verlengen of een nieuwe aanbesteding niet tijdig plaats laten vinden waardoor de termijn of de prijsraming wordt overschreden. Bij twee gevallen zal het huidige contract opengebroken moeten worden om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. Van de andere gevallen is reeds een aanbesteding in gang gezet/afgerond of wordt onderzocht wat de mogelijkheden daartoe zijn.

Fouten of onzekerheden bij verstrekte subsidies
Wij hebben vanuit het oogpunt van efficiency gekozen voor een steekproefsgewijze controleaanpak. Dit leidt ertoe dat wanneer gevonden fouten in de steekproef niet “geïsoleerd” kunnen worden (dat wil zeggen: aantoonbaar dermate uniek dat zij op zichzelf staan en niet representatief te achten zijn voor de gehele populatie), deze geëxtrapoleerd moeten worden over (het relevante gedeelte van) de restpopulatie.

Bij de controle zijn bevindingen geconstateerd. Deze zijn te splitsen in harde fouten (gevallen waarin aantoonbaar niet rechtmatig is gehandeld) en onzekerheden (subsidies waarbij de rechtmatigheid niet kan worden vastgesteld). 

Bij de fouten gaat het om een afwijking van de regels die zijn vastgelegd in de Algemene Subsidieverordening en de afzonderlijke subsidieregelingen. Hierbij gaat het om afwijkingen van de regelgeving ten aanzien van aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In totaal betreft het een bedrag van € 325.397 aan fouten. 

Van een onzekerheid is met name sprake wanneer subsidiabel gestelde kosten onvoldoende zijn onderbouwd. In totaal betreft het een bedrag van € 122.212 aan onzekerheden.

Omdat de afwijkingen zijn geconstateerd op basis van een steekproef wordt de foutmarge geëxtrapoleerd over de totale massa waardoor het totaal aan onrechtmatigheden voor subsidies uitkomt op € 635.261.

De fouten hebben betrekking op grofweg de volgende onderwerpen 1) een foutieve berekening van de subsidiabele kosten en het daaraan verbonden subsidiebedrag, 2) een ruimere toepassing van de doelgroep of de subsidiabele activiteiten vallend onder een regeling, 3) het verstrekken van een incidentele subsidie of begrotingssubsidie terwijl er een subsidieregeling bestaat. Bij onzekerheden ontbreekt de informatie in het dossier om vast te kunnen stellen dat de subsidie rechtmatig (recht, hoogte en duur) is verstrekt.

Er lopen verschillende acties waarbij deze aspecten meegenomen zullen worden. Er wordt gewerkt aan het digitaliseren van het subsidieproces. De komende tijd zal o.a. gekeken worden naar de functionele eisen die gesteld moeten worden aan het nieuwe subsidiesysteem. Insteek is om deze zo vorm te geven dat de zaken die nu achteraf geconstateerd worden al aan de voorkant kunnen worden ondervangen. Dat betekent bijvoorbeeld een afdwingbare workflow welke de kans op afwijkingen ten gevolge van een termijnoverschrijding of fouten in de subsidieberekening kan verkleinen. We verwachten eind 2024 te kunnen draaien met het nieuwe systeem; de effecten zullen hierdoor mogelijk pas in boekjaar 2025 zichtbaar zijn (en voor beheer misschien pas in 2026). Binnen ons huidige systeem zijn de mogelijkheden hiertoe beperkt. 

Naast bovengenoemde loopt ook een traject om te komen tot een uitvoeringsregeling en beleidsregels behorende bij de Asv 2022. Onderwerp van gesprek is onder andere het stellen van normbedragen en de berekening van het vast te stellen bedrag. Onzekerheden met betrekking tot de berekening zullen hiermee verkleind worden. 

Tot slot zijn de subsidieteams continu bezig met verbeteren. Er wordt onderzocht hoe we beter kunnen uitsluiten dat aanvragen van begrotingssubsidies en incidentele subsidies ook onder bestaande subsidieregelingen vallen. Daarnaast worden de bevindingen en aanbevelingen uit de controles van Concerncontrol via de teamoverleggen onder de aandacht gebracht bij de betrokken medewerkers. In het licht daarvan worden ook de subsidieregelingen en bijbehorende checklists regelmatig en in gezamenlijkheid met de beleidsmedewerkers geëvalueerd en aangepast n.a.v. de controles. Hiermee wordt de kans op het te ruim interpreteren van de doelgroep en subsidiabele activiteiten verkleind. Ook mogelijke (ongewenste) overlap met andere subsidieregelingen willen we hiermee verkleinen. Daar waar dat nog mogelijk is worden afwijkingen hersteld. 

Graag merken we nog op dat de afdeling Subsidiezaken in 2023 voor ca. € 382 mln.*  aan subsidies heeft verleend. Het totaalbedrag aan onrechtmatigheden bedraagt €447.609, dat is onder de 1%. Onze ambitie is om het totaal bedrag aan onrechtmatigheden en onzekerheden zo laag mogelijk te houden maar 0% zal niet haalbaar zijn. 

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd. Het gaat hierbij om derden die misbruik maken van de provinciale regelingen. In het Provinciaal Blad van 27 juli 2017 is de beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies 2017 gepubliceerd. 

Met betrekking tot het aantal controles is er niet aan de omvang zoals vermeld in de beleidsregel voldaan. De bewaarplicht van vijf jaar van stukken die betrekking hebben op de subsidieverstrekking die op subsidieontvangers rust en de begrenzing van de bevoegdheid tot terugvordering tot een termijn van vijf jaar na vaststelling leiden tot een termijn van vijf jaar na vaststelling waarin controles uitgevoerd en afgerond kunnen worden. Dat betekent dat in 2023 de vaststellingen uit de a-selecte steekproef over het jaar 2018 uitgevoerd en afgerond moesten worden. 

De totale a-selecte steekproefomvang bedroeg in 2018 210 zaken. Daarvan zijn 42 zaken in behandeling genomen. Op grond van de uitkomsten van de controles zijn er nog elf zaken select gecontroleerd. De totale controleomvang van zaken uit 2018 bedroeg daarmee 53. Er zijn daarbij geen gevallen van misbruik of oneigenlijk gebruik geconstateerd.

 

*) Hierbij moet opgemerkt worden dat het gaat om het verleende bedrag. In het jaar 2023 zijn een tiental subsidies van boven € 10 mln. verleend voor meerdere jaren.