Paragraaf 7. Bedrijfsvoering

In deze begroting 2027 komen alle provinciale ambities en doelen en de uitvoering van de wettelijke taken bij elkaar. De provinciale organisatie levert een belangrijke bijdrage aan deze ambities, doelen en wettelijke taken en stuurt op de realisatie hiervan. 

De organisatie heeft hierin te maken met toenemende maatschappelijke verwachtingen, meer wet- en regelgeving die bovendien complexer wordt en een krappe arbeidsmarkt. Digitalisering blijft zich in een hoog tempo ontwikkelen, wat vraagt om structurele investeringen. De aandacht voor uitvoerbaarheid, menselijke maat en betrouwbare dienstverlening blijft onverminderd groot.

Dit vraagt om een wendbare en professionele organisatie met een bedrijfsvoering die werkt als een geoliede machine. Daarom investeren wij in:

1. Procesgericht werken
2. Digitaal en datagedreven werken
3. Sturen op kwaliteit en resultaat
4. Bouwen aan een sterke organisatie met trotse medewerkers
5. Duurzaamheid & maatschappelijke impact

In het programma Bedrijfsvoering staan onze ambities, doelen en resultaten op het gebied van de bedrijfsvoering. In deze paragraaf lichten we de volgende onderdelen nader toe:

• De inzet van personeel, de ontwikkeling van het formatiebudget, inclusief bezetting (vast en tijdelijk personeel) en inhuur
• Organisatieontwikkeling en de uitvoering van het HR-beleid (human resources) en ziekteverzuim
• Het programma Digitale Transformatie
• De rechtmatige organisatie
• Fraude en onregelmatigheden

In onderstaand overzicht staat het totaal van de bedrijfsvoeringskosten. Daarbij wordt specifiek inzicht gegeven in het deel formatiebudget, uitgesplitst naar salarissen (voor vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Daarnaast is ook de dekking voor de formatie aangegeven. Dit betreft het tijdschrijven op met name investeringsprojecten en specifieke uitkeringen van het Rijk.

Toelichting
Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten wordt gedekt door bijdragen van derden en door tijdschrijven op met name projecten en specifieke uitkeringen.

De salarissen worden jaarlijks geïndexeerd met de (verwachte) CAO stijging. Voor het jaar 2027 is hier al rekening mee gehouden. Op realisatiebasis geven we aan wat de verdeling is tussen salaris provinciaal personeel en inhuur. De salarislasten nemen de komende jaren af. Dit heeft met name te maken met de afname van een aantal tijdelijke en projectbudgetten waar personeel een onderdeel van uitmaakt. 

In het formatiebudget, zoals we dat hierna verder toelichten, wordt duidelijk dat het hierbij gaat om het deel van het formatiebudget dat fluctueert en weer kan toenemen op het moment dat er extra middelen beschikbaar worden gesteld door Provinciale Staten en/of derden, voor de uitvoering van taken en/of projecten. De flexibele schil voor inhuur en/of tijdelijke dienstverbanden neemt dan weer toe. Deze ontwikkeling maken we steeds zichtbaar in deze paragraaf en is de basis voor de strategische personeelsplanning. 

Formatiebudget
Onderstaand overzicht toont de ontwikkeling van het formatiebudget in de begroting ten opzichte van de Berap 2026. Dit totaal sluit aan op het subtotaal formatiebudget wanneer het frictiebudget van € 290.700 in 2026 en € 302.300 in 2027 en verder meegenomen wordt.

In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van formatie wordt gedekt uit bijdragen van derden of uit middelen van de provincie zelf. Daarnaast is per wijziging aangegeven onder welk mandaat deze is doorgevoerd.

Toelichting
De mutaties ten opzichte van de berap 2026 hebben betrekking op de toekenning van de nominale prijsontwikkeling (prijsinflatie) aan de formatiebudgetten. Daarnaast is de formatie voor de uitvoering van de kadernotavoorstellen 2027 en de meicirculaire provinciefonds 2026 (inclusief de spreidingswet uit een eerdere circulaire) in de begroting verwerkt. 

Het formatiebudget is meerjarig opgebouwd uit budget voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het formatiebudget flexibel is en meebeweegt met de opgaven van de organisatie. 

Dit leidt tot het volgende overzicht van het formatiebudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het formatiebudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen de basisformatie (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke formatie (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectformatie (verantwoording via tijdschrijven). 

Toelichting
Zoals hiervoor is aangegeven stijgt het budget voor de basisformatie door de toekenning van nominale prijsontwikkeling voor 2027. Zowel de tijdelijke als project formatie dalen de komende jaren door het aflopen van de periode waarvoor deze middelen beschikbaar zijn gesteld. 

Inzet op de BBV taakvelden
In onderstaande tabel maken we inzichtelijk wat de inzet van personeel en middelen is op de verschillende beleidsthema’s. Het gaat hierbij om de beleidsthema’s zoals deze wettelijk zijn vastgelegd in het BBV (Besluit begroten en verantwoorden), waarbij de ‘overhead’ apart is weergegeven. Deze laatste mag vanaf 2017 niet meer toegerekend worden aan de programma’s. Overhead wordt hierbij als volgt gedefinieerd: ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’. De enige uitzondering hierop is de toerekening van overhead aan te activeren investeringen, deze mag nog wel rechtstreeks plaatsvinden. 

Het nieuwe BBV heeft als één van de uitgangspunten dat de baten en lasten van overheden onderling beter vergelijkbaar moeten zijn waarmee benchmarks worden vergemakkelijkt. Onderdeel van deze transparantie is het opnemen van de toedeling van de bedrijfsvoeringskosten aan de zogeheten ‘taakvelden’ binnen de Informatie voor derden (IV3) die elke overheid moet aanleveren bij het CBS. Hierbij blijft het voor Provinciale Staten inzichtelijk, omdat deze taakvelden aansluiten bij de diverse beleidsthema’s. Zie ook bijlage 12 voor de gehele toerekening van de baten en lasten naar de BBV taakvelden.

Bezetting
Onderstaand overzicht laat de ontwikkeling zien van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk, peildatum juni 2026). 

Toelichting
De  bezetting bedroeg op 1 januari 2026 810 fte. De komende jaren neemt deze af door natuurlijk verloop, vanwege pensionering en de afloop van tijdelijke contracten. Daar tegenover zal staan dat een deel van de ontstane vacatures weer opnieuw ingevuld zal worden. Kaderstellend daarbij is het toegekende financiële kader voor de formatie. 

2.1 Organisatieontwikkeling 
Voor de ontwikkeling van de organisatie is het Organisatieplan 2023-2027 de basis. Vanaf 2026 werkt de organisatie vanuit het Concernplan. Hierin zijn de doelstellingen uit het Organisatieplan vertaald naar de managementcyclus. De doelstellingen zijn uitgewerkt naar KPI’s. Via kwartaal- en maandgesprekken wordt de voortgang gevolgd.

Het Concernplan kent vier pijlers:

1. Geoliede machine
   Op orde: een organisatie die soepel functioneert, in control is én ruimte creëert voor samenwerking en vakmanschap
2. Samenwerking
   In verbinding: een organisatie die van binnenuit samenwerkt als één geheel en van buitenaf als één overheid wordt ervaren
3. Cultuur
   Warme zakelijkheid: een cultuur waarin mensen met plezier samenwerken, eigenaarschap tonen en ruimte voelen om zich te ontwikkelen
4. Leiderschap
   Richting en ruimte: een organisatie waar leiderschap zichtbaar is op alle niveaus en ontwikkeling vanzelfsprekend is

2.2 HR beleid
De organisatie werkt gestructureerd en integraal met verschillende HR instrumenten. We lichten hieronder een aantal van deze instrumenten toe, inclusief acties voor 2027.

Werving en selectie
De arbeidsmarkt blijft ook in 2027 uitdagend en vraagt om een actieve, zichtbare en toekomstgerichte aanpak van werving en selectie. Met name voor specialistische en moeilijk vervulbare vacatures blijft de arbeidsmarktkrapte merkbaar. In 2027 ontwikkelen we door naar strategisch recruitment en arbeidsmarktcommunicatie. 

Om aantrekkelijk te blijven voor de medewerker van de toekomst, zetten we gericht in op arbeidsmarktcommunicatie, arbeidsmarktcampagnes en het versterken van onze zichtbaarheid als werkgever. Ook wordt de 'werken-bij' website verder ontwikkeld om vacatures en informatie toegankelijker en aantrekkelijker te presenteren voor potentiële kandidaten. Via online kanalen, netwerken en platforms zoals LinkedIn blijven we actief zichtbaar op de arbeidsmarkt. Daarnaast breiden we campus recruitment verder uit. We onderhouden en versterken de samenwerking met onderwijsinstellingen en regionale partners, onder andere via banenbeurzen, carrièredagen, stages en traineeprogramma’s. Hiermee willen we jong talent aan de organisatie verbinden en bijdragen aan een duurzame instroom van nieuwe medewerkers.

Banenafspraak/participatiebanen
Op basis van de Participatiewet 2015 is afgesproken dat werkgevers die meer dan 25 fte in dienst hebben een aantal medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt in dienst nemen (arbeidsbeperkten, geregistreerd in het doelgroepenregister). Het percentage wordt jaarlijks landelijk bepaald en is op dit moment nog niet bekend. Vooralsnog gaan we uit van een gelijke doelstelling als in 2026, het realiseren van 30 fta (1 fta is 25,5 uur per week). 

Leren en ontwikkelen
In 2027 wordt verder gebouwd aan een samenhangende aanpak voor leren en ontwikkelen binnen de organisatie. Cultuur- en leiderschap, teamontwikkeling en duurzame inzetbaarheid worden meer met elkaar verbonden, zodat medewerkers en teams gericht kunnen groeien in lijn met de organisatiedoelen. Het Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) krijgt daarbij een belangrijkere rol: door de cao-wijziging verschuift de aandacht nadrukkelijk naar het versterken van vaardigheden en het stimuleren van opleiding en ontwikkeling. Ook wordt geïnvesteerd in moderne digitale leermiddelen, zodat medewerkers op een toegankelijke manier kunnen blijven leren en zich kunnen voorbereiden op de toekomst. Het team Leren & Ontwikkelen zal versterkt worden om de gewenste ontwikkeling te realiseren en te ondersteunen.

Traineeprogramma's
Voor de inzet van trainees nemen we in 2027 deel aan de netwerken Platform Zakelijke Dienstverlening Leeuwarden en Werken in Friesland. We onderzoeken in 2027 of we onze deelname in deze netwerken gaan uitbreiden en/of zelf een traineeprogramma starten. Een eigen traineeprogramma zal daarbij in ieder geval extra inzet vragen qua ontwikkeling en begeleiding.

2.3 Transitieplan HR/Strategische PersoneelsPlanning 
In 2025 zijn middelen beschikbaar gesteld voor de organisatie om de ambities uit het bestuursakkoord te realiseren, een aantal wettelijke taken waarvoor onvoldoende formatie beschikbaar was en middelen voor de transitie van de organisatie. Hiervoor is een plan opgesteld. In 2026 heeft de organisatie verder invulling gegeven aan strategische personeelsplanning, zodat een scherp beeld ontstaat op welke plekken in de organisatie een beweging - of transitie - nodig is. Het transitieplan volgt de indeling van de CAO, die bestaat uit fasen. Fase 1 richt zich op loopbaanontwikkeling, waarbij medewerkers zelf worden gestimuleerd te investeren in hun loopbaan, gekoppeld aan het perspectief van de organisatie. Dit draagt bij aan de gewenste interne mobiliteit. Fase 2 richt zich op pre-mobiliteit. Medewerkers waarvan het de verwachting is dat de betreffende functies sterk zullen veranderen of misschien vervallen, krijgen in deze fase de mogelijkheid en de middelen om zich bijvoorbeeld om te scholen of een loopbaantraject te volgen. Fase 3 komt in beeld als er sprake is van boventalligheid en medewerkers begeleid worden van Werk naar Werk.

In 2027 werken we aan de verdere invulling van de transitie.

2.4 ARBO en vitaliteit
De provincie heeft een aantal wettelijke verplichtingen op het gebied van ARBO en vitaliteit. Vanuit de ambitie van goed werkgeverschap wil de organisatie zorgen voor een prettige en veilige werkomgeving en daarmee de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Het gaat in 2027 om thema’s als het voorkomen en begeleiden van ziekteverzuim, werkdruk/werkstress en (sociale) veiligheid op de werkvloer.

2.5 CAO
In 2026 is een tweejarige cao afgesproken van 1 juli 2026-1 juli 2028. Voor 2027 is rekening gehouden met 4% loonstijging waarbij het onderhandelingsresultaat uitkomt op 2,5%. Het verschil tussen de begroting en de werkelijke CAO zal verrekend worden met de stelpost nominaal. Voor 2028 is eveneens rekening gehouden met een loonstijging van 4%. Voor de 1^e helft van dat jaar is het onderhandelingsresultaat 2,2% waarmee er een ruimte is van 1,8% voor de nieuwe CAO per 1 juli 2028.

De provincie werkt aan verdere digitalisering om de organisatie toekomstbestendig te maken en efficiënt te laten functioneren. De huidige digitale ontwikkelingen gaan snel en vragen om blijvende investeringen in onder andere samenwerking, data-analyse en bedrijfsvoering.

De in 2023 beschikbaar gestelde incidentele middelen zijn niet voldoende om structurele kosten zoals licenties, beheer en doorontwikkeling te dekken, omdat deze jaarlijks sterk stijgen. Structurele financiering ontbreekt voor beheer en doorontwikkeling.

Digitalisering vraagt daarnaast om regie en investeringen in digitale veiligheid, nieuwe wetgeving, datagedreven werken en moderne dienstverlening, waarbij elke nieuwe investering leidt tot hogere structurele lasten. De provincie onderzoekt daarom welke middelen structureel aanvullend nodig zijn en welke kosten binnen de reguliere bedrijfsvoering kunnen worden opgevangen.

Hieronder lichten we toe waar het programma Digitale Transformatie zich in 2027 op richt.

3.1 Digitale fitheid en verandervermogen
In 2027 blijven we investeren in de digitale fitheid van medewerkers en teams. Digitale fitheid gaat over het kunnen werken met digitale middelen. Het gaat ook over bewust omgaan met informatie, privacy, veiligheid, data en kunstmatige intelligentie. Daarnaast vraagt digitalisering om persoonlijke wendbaarheid: het vermogen om mee te bewegen met nieuwe werkwijzen, nieuwe technologie en veranderende verwachtingen.

We ontwikkelen de Digitale Academie verder als samenhangend leer- en ontwikkelaanbod. Medewerkers krijgen toegang tot leerlijnen voor digitale basisvaardigheden, informatiebewustzijn, veilig digitaal werken, privacy, AI en datagedreven werken. Teams die nieuwe digitale werkwijzen invoeren, krijgen ondersteuning bij adoptie en verandering.

Daarmee versterken we de uitvoeringskracht van de organisatie. Medewerkers krijgen meer houvast in een digitale werkomgeving en teams kunnen beter inspelen op veranderingen in hun werk.

3.2 Regie op informatiewetten
De hoeveelheid informatie- en digitaliseringswetgeving neemt toe. Deze wetgeving raakt onder meer digitale dienstverlening, openbaarheid, informatiehuishouding, gegevensbescherming, cybersecurity en AI. De wetten hangen met elkaar samen en raken vaak dezelfde processen, systemen, gegevens en verantwoordelijkheden. Digitaliseringswetgeving is daarmee geen losse juridische opgave, maar een brede organisatieopgave.

In 2025 en 2026 hebben we hiervoor een belangrijke basis gelegd. De informatiewetten zijn geclusterd in portefeuilles, het eigenaarschap is belegd en de Regietafel Informatiewetten is ingericht op managementniveau. In 2027 zetten we de stap van structuur naar aantoonbare beheersing. We richten een nalevingsdashboard in, werken met een risicogestuurde roadmap en rapporteren periodiek over voortgang, risico’s en afhankelijkheden. Daarbij sturen we niet op een statisch eindbeeld van 100% compliance, maar op aantoonbare beheersing, transparantie over restrisico’s en tijdige bijsturing.

3.3 Informatiebeveiliging en digitale weerbaarheid
Digitale veiligheid is een randvoorwaarde voor betrouwbare dienstverlening en bestuurlijke legitimiteit. De afhankelijkheid van digitale systemen neemt toe. Tegelijkertijd worden digitale dreigingen complexer. Daarom blijven we informatiebeveiliging in 2027 structureel borgen in beleid, processen, projecten, beheer, inkoop en leverancierssturing.

We toetsen kritieke processen op informatiebeveiligingsrisico’s en volgen verbetermaatregelen actief op. Nieuwe digitaliseringsprojecten beoordelen we vanaf de start op informatiebeveiliging, privacy en toegankelijkheid. Daarmee voorkomen we dat risico’s pas laat in een traject zichtbaar worden.

Daarnaast blijven we investeren in bewustwording en gedrag. Informatiebeveiliging is niet alleen een verantwoordelijkheid van specialisten. Iedere medewerker heeft hierin een rol. Via trainingen, communicatie en oefeningen vergroten we het bewustzijn en versterken we de digitale weerbaarheid van de organisatie.

3.4 Datagedreven werken en slimme processen
Datagedreven werken helpt ons om beter te sturen, sneller inzicht te krijgen en processen slimmer in te richten. In 2027 voeren we de datastrategie verder uit. We maken afspraken over eigenaarschap, definities, datakwaliteit en verantwoord gebruik van data. Daarmee leggen we een stevigere basis voor betrouwbare managementinformatie, dashboards en dataproducten.

We gebruiken data en digitalisering ook om processen eenvoudiger en beter bestuurbaar te maken. Daarbij richten we ons op processen die in 2027 prioriteit krijgen en veel impact hebben op dienstverlening, uitvoering of interne sturing. Het doel is niet om bestaande werkwijzen één-op-één te digitaliseren, maar om processen eenvoudiger, transparanter en gebruiksvriendelijker te maken.

3.5 Structurele borging en sturing na 2027
In 2027 brengen we in beeld wat nodig is om digitalisering vanaf 2028 structureel te organiseren en te financieren. Daarbij kijken we naar formatie, benodigde expertise, budget voor goederen en diensten, beheerlasten, samenwerking met andere overheden en keuzes tussen zelf doen, samen doen of uitbesteden. De uitkomsten betrekken we bij de reguliere planning- en controlcyclus en de bestuurlijke besluitvorming over de begroting 2028 en verder.

Rechtmatig betekent dat wat de provincie doet voldoet aan de wet- en regelgeving. Dit geldt voor allerlei activiteiten zoals aanbestedingen, arbeidsomstandigheden, subsidieverstrekking en informatieverstrekking. Bij de rechtmatigheidsverantwoording gaat het specifiek om het financieel beheer: alle inkomsten, uitgaven en veranderingen op de balans moeten volgens de wet- en regelgeving verwerkt zijn in de administratie.

In de jaarrekening leggen wij verantwoording af over de rechtmatigheidsafwijkingen boven de met het normenkader vastgestelde verantwoordingsgrens. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de afwijkingen nader toegelicht en wordt aangegeven hoe de beheersing is vormgegeven, welke maatregelen zijn of worden genomen om verbeteringen aan te brengen zodat het handelen conform wet- en regelgeving in processen wordt geborgd.

De uitkomsten van de controles zoals opgenomen in het Controleplan verbijzonderde interne controle 2027 vormen de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit plan wordt begin 2027 opgesteld.

Als onderdeel van het verder borgen van integriteit en weerbaarheid wordt net als in de afgelopen jaren nadrukkelijk aandacht besteed aan frauderisicobeheersing. De jaarlijkse fraude-risicoanalyse op de risicovolle processen vindt plaats. In deze analyse wordt ook beoordeeld of er aanvullende beheersmaatregelen wenselijk zijn. Het fraudebeleid wordt nader vormgegeven, verder geoptimaliseerd en geprofessionaliseerd.