Paragraaf 7. Bedrijfsvoering

De samenleving is in ontwikkeling en vraagt om een andere houding van de overheid; minder sturend en meer faciliterend. Zowel voor het bestuur als voor de organisatie is het voor de komende jaren de uitdaging mee te bewegen met deze ontwikkelingen en de kansen die er voor de provincie liggen (externe initiatieven zoals Natuur mei de mienskip, Holwerd aan Zee, de IJsselmeerkust, het Interbestuurlijk Programma, de Regiodeals etc). Dit gebeurt in een context van een provinciale begroting die afneemt. Het organisatieplan ‘kansen gripe troch romte te bieden’ geeft richting aan deze uitdagingen. In 2023 zullen wij dit organisatieplan herijken en richten op de komende bestuursperiode.

In het programma bedrijfsvoering staan onze ambities, doelen en resultaten op het gebed van de bedrijfsvoering. In deze paragraaf lichten we de volgende onderdelen nader toe:

• De inzet van personeel, de ontwikkeling van het capaciteitsbudget, inclusief bezetting (vast en tijdelijk personeel) en inhuur
• De uitvoering van het HR-beleid (human resources)
• Het programma digitaliseringstrategie
• De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken
• De Energie-neutrale organisatie.
• De rechtmatige organisatie

In onderstaand overzicht staat het totaal van de bedrijfsvoeringskosten en wordt specifiek inzicht gegeven in het deel capaciteitsbudget, gesplitst naar salarissen (voor vast en tijdelijk personeel) en inhuur.

Inzet beschikbare middelen
Exploitatie                        Bedragen x € 1.000,-	Realisatie 2021	Begroting 2022	Begroting 2023	Begroting 2024	Begroting 2025	Begroting 2026
Uitgaven
Capaciteitsbudget
- salarissen	66.010	69.224	65.845	63.520	59.096	57.699
- inhuur	11.848	9.961	11.428	4.331	0	0
Subtotaal capaciteitsbudget	77.858	79.185	77.273	67.851	59.096	57.699
Overige personeelskosten	2.661	2.559	2.634	2.503	2.758	2.682
Kosten automatisering	6.239	6.521	5.879	5.656	5.131	5.125
Kosten huisvesting	6.091	7.405	7.537	7.542	7.542	7.515
Overig	3.353	6.714	8.022	7.491	8.759	8.417
Totaal bedrijfsvoeringskosten (A)	96.201	102.384	101.345	91.042	83.286	81.438
Dekking
Dekking capaciteit	14.937	17.476	14.440	12.028	6.945	6.312
Bijdrage van derden	2.206	1.004	354	323	262	262
Totaal dekking (B)	17.143	18.480	14.794	12.352	7.207	6.574
Saldo van lasten en baten (A-B)	79.059	83.904	86.551	78.691	76.078	74.864

 

Toelichting

Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten. Vanaf 2024 nemen in deze begroting de middelen voor inhuur sterk af. Dit heeft te maken met de afname van een aantal tijdelijke en projectbudgetten waar personeel een onderdeel van uitmaakt. In het capaciteitsbudget, zoals we dat hierna verder toelichten, wordt duidelijk dat het het hierbij gaat om het deel van het capaciteitsbudget dat fluctueert en weer kan toenemen op het moment dat er extra middelen beschikbaar worden gesteld door Provinciale Staten en/of derden, voor de uitvoering van taken en/of projecten. De flexibele schil voor inhuur en/of tijdelijke dienstverbanden neemt dan weer toe. Deze ontwikkeling maken we steeds zichtbaar in deze paragraaf en is de basis voor de strategische personeelsplanning.

Capaciteitsbudget

Onderstaand is het verloop van het capaciteitsbudget in de begroting ten opzichte van de 1^e Berap weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal capaciteitsbudget waarbij géén rekening is gehouden met dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden. In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van capaciteit wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

bedragen x € 1.000		Aard	Dekking	2021	2022	2023	2024	2025
1e Berap 2022				78.789	72.781	64.819	56.834	55.437
PS 22-06-2022	Kadernota - voorstellen (Omgevingswet)	Basis	Provincie	0	0	500	500	500
Wijzigingen onder GS mandaat	Toerekenen nominaal aan basiscapaciteit	Basis	Provincie	0	1.782	1.762	1.762	1.762
PS 22-06-2022	Kadernota - voorstellen (Digitaliseringsstrategie)	Tijdelijk	Provincie	0	1.650	0	0	0
PS 22-06-2022	Kadernota - moties en amendementen (Traineeprogramma en Regenboogbeleid)	Tijdelijk	Provincie	0	770	770	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Verschuiving personele inzet en inkomsten 2023	Tijdelijk	Derden	-20	20	0	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Meicirculaire (Bodembescherming en Klimaatakkoord)	Tijdelijk	Provincie	391	0	0	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Inzet capaciteit vanuit middelen No & Moarn	Tijdelijk	Provincie	500	0	0	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Correctie middelen Digitaliseringsstrategie - overheveling van capaciteit naar projectmiddelen (tijdelijk budget)		Provincie	-700	0	0	0	0
PS 22-6-2022	Gebiedsontwikkeling Hegewarren	Project	Provincie	210	210	0	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Inzet voor realisatie busremise Schiermonnikoog	Project	Provincie	15	60	0	0	0
Begroting 2023				79.185	77.273	67.851	59.096	57.699

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven). 

Toelichting

De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe projecten zoals bijvoorbeeld de Sluis Kornwerderzand en mogelijk de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren. 

De situatie tot 2022 is/was dat een deel van de basiscapaciteit wordt gefinancierd uit bijdragen van derden voor de inzet van personeel. Zowel door het bureau Cebeon als SeederdeBoer is, in het kader van het onderzoek naar Provinciale taken, keuzes en consequenties (PS 29 juni 2022), geconstateerd dat dit niet wenselijk is. Nog in 2022 wordt/is een voorstel aan PS worden aangeboden om de basiscapaciteit gefaseerd op het gewenste niveau te brengen.

In onderstaande tabel maken we inzichtelijk wat de inzet van personeel en middelen is op de verschillende beleidsthema’s[1].

De ambitie van de organisatie is optimaal bij te dragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. Binnen de organisatie is al een transitie gaande om meer wendbaar en in samenwerking met met onze partners te werken aan de opgaven die er zijn. 

Op basis van verschillende onderzoeken over de vraag hoe de organiatie hier invulling aan geeft, is het nodig dat de organisatie meer focus aanbrengt en een kwaliteitsslag maakt.

Hiervoor is in 2022 een programma O&O opgestart. In een interactief proces met de organisatie worden daarin de keuzes voorbereid die maken dat de organisatie zichzelf kan doorontwikkelen en klaar kan maken voor de nieuwe bestuursperiode. Deze keuzes zullen gaan over structuur, cultuur, processen en systemen en worden ingegeven door de vragen vanuit het bestuur, onze partners en externe ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. 

Deze keuzes worden/zijn nog in 2022 voorgelegd aan het college en de uitvoering hiervan start in 2023. 

De doelstelling van het HR-beleid ligt in het verlengde van de ambitie van de organisatie en maakt een belangrijk onderdeel uit van het programma O&O.

De organisatie werkt daarom gestructureerd en integraal met verschillende HR instrumenten. In het MD (management developement) programma en het programma Leren en Ontwikkelen zullen bijvoorbeeld in 2023 de thema’s Leiderschap, Resultaatgerichtheid en Politieke sensiviteit centraal staat. De organisatie werkt al langer aan het instrument SPP (strategische personeelsplanning). De maatregelen voor 2022/2023 lichten we hieronder toe.

Strategische personeelsplanning (SPP)
Provinciale Staten hebben in juni 2022 de notities ZBB (zero based budgetting), de benchmark provincies van Cebeon en de geactualiseerde notitie SPP behandeld. Was SPP in het verleden meer gericht op kwantiteit, nu is het kwalitatieve deel explicieter toegevoegd. Als vervolg op deze herijking is het proces opgestart om SPP in te zetten als volwaardig management tool en als een jaarlijks terugkerend proces. 

Vanuit de afdeling HR gaan de HR-business partners op een gestructureerde wijze in gesprek met de MT’s binnen de organisatie. In deze bijeenkomsten worden sterkte, zwakte en ontwikkeling in het team op het kwantitatieve en kwalitatieve aspect besproken. Bij ontwikkelingen kan het bijvoorbeeld gaan om nieuwe wetgeving, verdergaande automatisering, andere manieren van samenwerken, veranderende rol van medewerkers etc. 

In dit structurele SPP-proces worden leidinggevenden uitgenodigd na te denken over de kwaliteit en kwantiteit van zijn of haar team. Dit geeft belangrijke sturingsinformatie en input voor diverse HR (beleids) thema’s. Te denken valt aan input voor het goede gesprek met medewerkers, leren & ontwikkelen, talent ontwikkeling en werving&selectie. Ook ontwikkeling op cultuur aspecten vallen hieronder, zoals bijvoorbeeld het geven van feedback en resultaatgerichtheid. 

De afgelopen jaren heeft digitalisering vooral in het teken gestaan van stabiliteit en continuiteit. Voor significante investeringen was geen ruimte. De effecten hiervan worden zichtbaar in de resultaten van externe onderzoeken. 

In de wetenschap dat digitalisering, data, innovatie en Informatievoorziening in de volgende jaren sterk in belang zouden toenemen, heeft de Informatievoorzieningsketen (IV-keten) zich de afgelopen jaren getransformeerd tot een professionele organisatie die de opgaven en afdelingen goed kan bedienen bij het realiseren van de digitaliseringsambities. Randvoorwaardelijk is dat opgaven en afdelingen bij de planvorming al rekening houden met benodigde financiering voor digitalisering. 

Waar plannen van opgaven en afdelingen zich richten op de realisatie van eigen doelstellingen en ambities, zijn de plannen van IV-keten primair gericht op het kunnen leveren van een moderne, duurzame ondersteuning aan de organisatie. Voor het kunnen uitvoeren van de beoogde projecten is in de kadernota 2023 het voorstel Digitalisering-strategie voor een bedrag van € 10,4 mln euro opgenomen voor de periode 2023 tot en met 2025. Dit bedrag is nu verwerkt in de begroting en vanaf dit moment heet dit het programma Digitale Transformatie.

Het programma Digitale Transformatie bestaat uit de volgende twee hoofddoelstellingen en is in voorbereiding. De subdoelstellingen, maatregelen en uitgewerkte begroting worden in de 1^e bestuursrapportage 2023 toegevoegd. 

Doelstelling 1: 
Met digitalisering, data en/of innovatie direct en indirect leveren van publieke waarde door: 

• Impuls geven aan maatschappelijke vraagstukken en met digitale ondersteuning/oplossingen opgaven helpen realiseren 
• Realiseren van adaptieve beleidsontwikkeling, beter beleid, advies, besluitvorming door datagedreven werken. Excellente informatiepositie (provincie als dé informatieautoriteit als het gaat om geïntegreerde ruimtelijk-economische informatie)
• Versterken van vertrouwen in provincie en deze zien als intelligente, betrouwbare, laagdrempelige partij; voldoen aan wetgeving die opkomt voor de rechten van burgers, democratisering van technologie, verbeteren dienstverlening (mienskip op 1), burgerparticipatie, vergroten betrokkenheid burgers 
• Realiseren van efficiënte bedrijfsvoering, door uitvoerende taken slimmer, beter en goedkoper uitvoeren 

Doelstelling 2: 
De randvoorwaarden creeren voor stabiele, duurzame en toekomstgerichte informatievoorziening:

• Verhogen vakmanschap ambtenaar en organisatie - hogere digitale volwassenheid ambtenaar, vergroten adaptief en wendbaar vermogen: kunnen anticiperen op effecten digitalisering, leveren tools 
• Digitalisering in het hart van organisatiebeleid – aanjagen digitale transformatie; Digitalisering, data, innovatie, informatie structureel opgenomen in afdelings- en opgaven-jaarplannen; faciliteren strategische besluitvorming
• Wendbare IT- en data-huishouding – basis op orde; professionele, volwassen inrichting van de IV-keten; datadienst; archivistiek en security
• Innovatie als vakgebied verankerd in organisatie – opschalen innovatie naar publieke waarde, innovatie verdient zichzelf terug; innovatief denken in DNA van de organisatie; gestructureerd en ondersteund innovatieproces
• Netwerk-samenwerking - werken als 1 overheid, aangaan samenwerkingsverbanden (samenwerkingspartners binnen overheid, onderwijs en bedrijfsleven)

 
Kosten programma Digitale Transformatie
In het programma bedrijfsvoering is voor het programma Digitale Transformatie nu een bedrag opgenomen van in totaal € 10,4 mln over de periode 2023 tot en met 2026, met een bedrag van € 2,6 mln per jaar. Dit is terug te vinden in het beleidsveld 6.2 Middelen en Digitalisering. In 2023 is dit bedrag gesplitst, waardoor een bedrag van € 1,3 mln beschikbaar is voor capaciteit, te vinden in beleidsveld 6.1 Mensen.

Begin 2023 is de programmabegroting gereed voor de jaren 2023 tot en met 2025, verdeeld over de verschillende onderdelen van het programma*). Dit zal worden verwerkt in de 1^e berap 2023, zodat de voortgang van de het programma kan worden gemonitord en als nodig bijgesteld.

*) in het programma is nog geen rekening gehouden met mogelijke extra beheer- en exploitatiekosten. Dit kan pas op het moment dat er keuzes worden gemaakt voor bijvoorbeeld nieuwe systemen.

De coronacrisis heeft een heel nieuw licht geworpen op werken, ontmoeten en creatieve processen met diverse maatschappelijke partijen. We richten het provinciehuis zo optimaal mogelijk in om deze nieuwe inzichten te faciliteren. Dit geldt ook voor de digitale hulpmiddelen in het provinciehuis en op de thuiswerkplek. Daarmee zijn we goed uitgerust om verdere flexibilisering te realiseren.

Faciliteren van creatieve processen, projecten, samenwerking met partijen en een soepel en effectief lopend politiek proces zijn de basis voor de inrichting van het provinciehuis. Onze huisvestingsambitie is om een gastvrije, flexibele, inspirerende werk- en ontmoetingsomgeving te bieden die past bij onze organisatie. We richten ons niet alleen op de interne gebruikers, maar vooral ook op de directe verbinding met de mienskip.

Eind 2023 is het provinciehuis ingericht volgens het principe “activiteitgericht werken”. Hierbij is ruimte voor meer samenwerking met externe partijen en worden creatieve processen en innovatie optimaal gefaciliteerd.

Energieneutraliteit betekent dat er, over het jaar heen, evenveel energie wordt opgewekt als verbruikt door een organisatie. Om energieneutraliteit binnen de provinciale organisatie te realiseren wordt er ingezet op energiebesparing en opwek van hernieuwbare energie.

De doelstelling om energieneutraal te zijn (Bestuursakkoord 2019-2023) staat niet op zichzelf. Deze komt mede voort uit het eerdere provinciale Energieprogramma (2016) en de doelstelling t.a.v. energieneutraal vastgoed die in het IPO-verband is afgesproken. 

Hiernaast zijn de doelstellingen uit het Energieakkoord (2013) en het Klimaatakkoord (2019) van toepassing. Als organisatie is de Provincie Fryslân ook verplicht om te voldoen aan de Wet milieubeheer en de afspraken uit het Europese Energy Efficiency Directive.

Het uitvoeringsproject is gericht op energiebesparing in de provinciale kantoorgebouwen door onder meer isolerende maatregelen en plaatsing van energiezuinige installaties en de verdere elektrificatie van het wagenpark (implementatieplan energieneutrale organisatie okt. 2021) en daarnaast gericht op opwek van hernieuwbare energie door onder andere het plaatsen van zonnepanelen op provinciale gronden en de productie van lokaal groen gas uit eigen bermmaaisel. 

Voor wat betreft de concretisering van het onderdeel energie-opwekking komen we eind 2022 en medio 2023 met nadere voorstellen die nodig zijn om de doelstelling van energieneutraliteit in 2025 te behalen.

Naast de energieneutrale doelstelling voor de eigen organisatie heeft de Provincie Fryslân zich ook gecommitteerd aan een Europese CO2-reductiedoelstelling (49% reductie in 2030). Verwachting is dat het project energieneutrale organisatie een zeer concrete bijdrage in CO2-reductie gaat opleveren voor wat betreft de Friese provinciale organisatie.

Op 25 mei 2022 is het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers, waar de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel van is, behandeld in de Tweede Kamer. Op 31 mei heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel met een ruime meerderheid aangenomen. Dit is een belangrijke mijlpaal op weg naar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. De vervolgstap is dat de Eerste Kamer het wetsvoorstel zal behandelen. Tevens zal onderliggende regelgeving nog moeten worden aangepast.

Om de nodige vervolgstappen zorgvuldig te kunnen zetten is besloten om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in te laten gaan met ingang van het verslagjaar 2023. Op 13 september 2022 is de nadere procedure geagendeerd in een Eerste Kamercommissie.

Ter voorbereiding op de wettelijke invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het voltallige college, met ingang van het verslagjaar 2023, wordt over het verslagjaar 2022 reeds een verantwoording gevraagd van de organisatie. Deze verantwoording wordt ingestoken aan de hand van de bevindingen van de verbijzonderde interne controle en zal verwoord worden in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. De omvang, oorzaken en te nemen of reeds genomen acties ter voorkoming zullen in de bedrijfsvoeringsparagraaf een plek krijgen.