Paragraaf 7. Bedrijfsvoering

In deze begroting 2025 komen alle provinciale ambities en doelen en de uitvoering van de wettelijke taken bij elkaar. De provinciale organisatie levert een belangrijke bijdrage aan deze ambities, doelen en wettelijke taken en stuurt op de realisatie hiervan. 

Het werken aan deze ambities, doel en wettelijke taken vindt plaats in een dynamische context. Er spelen voortdurend politieke ontwikkelingen (regionaal, landelijk en in Europa), binnen de samenleving, op het gebied digitalisering en we zien dat opgaven steeds complexer worden en vragen om een integrale aanpak. Middelen worden schaarser en de behoefte om resultaatgericht te werken neemt toe.

Deze ontwikkelingen vragen veel van de organisatie. In het programma bedrijfsvoering staan onze ambities, doelen en resultaten op het gebied van de bedrijfsvoering. In deze paragraaf lichten we de volgende onderdelen nader toe:

•    De inzet van personeel, de ontwikkeling van het capaciteitsbudget, inclusief bezetting (vast en tijdelijk personeel) en inhuur
•    Het programma organisatieontwikkeling (O&O), de uitvoering van het HR-beleid (human resources) en ziekteverzuim
•    Het programma digitaliseringstrategie
•    De Energieneutrale organisatie.
•    De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken
•    De rechtmatige organisatie
•    Wetgeving
•    Fraude en onregelmatigheden

In onderstaand overzicht staat het totaal van de bedrijfsvoeringskosten en wordt specifiek inzicht gegeven in het deel capaciteitsbudget, gesplitst naar salarissen (voor vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Daarnaast is ook de dekking voor de capaciteit aangegeven, dit betreft het tijdschrijven op met name investeringsprojecten en specifieke uitkeringen van het Rijk.

 

Toelichting
Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten en specifieke uitkeringen. Vanaf 2024 nemen in deze begroting de middelen voor inhuur sterk af. Dit heeft te maken met de afname van een aantal tijdelijke en projectbudgetten waar personeel een onderdeel van uitmaakt. In het capaciteitsbudget, zoals we dat hierna verder toelichten, wordt duidelijk dat het hierbij gaat om het deel van het capaciteitsbudget dat fluctueert en weer kan toenemen op het moment dat er extra middelen beschikbaar worden gesteld door Provinciale Staten en/of derden, voor de uitvoering van taken en/of projecten. De flexibele schil voor inhuur en/of tijdelijke dienstverbanden neemt dan weer toe. Deze ontwikkeling maken we steeds zichtbaar in deze paragraaf en is de basis voor de strategische personeelsplanning. Daarnaast kan het zijn dat in de werkelijkheid de verhouding salaris/inhuur anders wordt vanwege openstaande vacatures (begroot als salaris) die dan met inhuur tijdelijk worden ingevuld.

Capaciteitsbudget

Onderstaand is het verloop van het capaciteitsbudget in de begroting ten opzichte van de Berap 2024 weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal capaciteitsbudget. In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van capaciteit wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

Toelichting
De mutatie bij het capaciteitsbudget tijdelijk betreft de vergoeding die wij vanuit Europa krijgen voor onze inzet bij Interreg projecten.  Daarnaast de vergoeding van het Rijk voor onze inzet op decentralisatie uitkeringen die beschikbaar zijn gesteld bij de meicirculaire provinciefonds 2024.

De mutatie bij het capaciteitsbudget projecten betreft de inzet voor de Spuk Maatregelenpakketten Landelijk Gebied (FPLG) en voor de samenwerkingsovereenkomst reconstructie kruispunt N359 Bolsward West.

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven). 

Toelichting
De basiscapaciteit (blauwe balk in bovenstaand overzicht) is in 2025 gestegen vanwege de CAO stijging conform de uitgangspunten begroting 2025.

De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van de capaciteitsmiddelen die eerder door Provinciale Staten beschikbaar zijn gesteld voor bepaalde taken zoals stikstof, nije poadium en streekwurk. Daarnaast omdat de bijdrage van derden in de capaciteit afloopt. In dit budget is ook de capaciteitsmiddelen vanuit het bestuursakkoord opgenomen in de periode 2024-2027.

De projectcapaciteit (groene balk in bovenstaand overzicht) is sterk afhankelijk van het aantal investeringsprojecten welke wij uitvoeren en inmiddels ook het aantal specifieke uitkeringen die wij van het Rijk ontvangen. Aangezien deze nog niet allemaal bekend zijn, zijn deze dus ook nog niet in de meerjarenbegroting opgenomen. De verwachting is dan ook dat de afname minder sterkt zal zijn dan nu wordt weergegeven. 

Inzet op de BBV taakvelden

In onderstaande tabel maken we inzichtelijk wat de inzet van personeel en middelen is op de verschillende beleidsthema’s.  Het gaat hierbij om de beleidsthema’s zoals deze wettelijk zijn vastgelegd in het BBV (Besluit begroten en verantwoorden), waarbij de ‘overhead’ apart is opgenomen. Deze laatste mag vanaf 2017 niet meer toegerekend worden aan de programma’s. Overhead wordt hierbij als volgt gedefinieerd: ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’. Enige uitzondering hierop is de toerekening van overhead aan te activeren investeringen, deze mag nog wel rechtstreeks plaatsvinden. Het nieuwe BBV heeft als één van de uitgangspunten dat de baten en lasten van overheden onderling beter vergelijkbaar moeten zijn waarmee benchmarks worden vergemakkelijkt. Onderdeel van deze transparantie is het opnemen van de toedeling van de bedrijfsvoeringskosten aan de zogeheten ‘taakvelden’ binnen de Informatie voor derden (IV3) die elke overheid moet aanleveren bij het CBS. Hierbij blijft het voor de Staten inzichtelijk, omdat deze taakvelden aansluiten bij de diverse beleidsthema’s. Zie ook bijlage 12 voor de gehele toerekening van de baten en lasten naar de BBV taakvelden.

Toelichting
De sterke daling in 2028 bij het taakveld Natuur komt doordat de personele inzet op diverse specifieke uitkeringen bij dit taakveld dan aflopen.

Bezetting

In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk). 

Toelichting
De  vaste bezetting bedraagt op peildatum 1 januari 2024 732 fte en neemt dan volgens de huidige inzichten af richting 652 fte. Voor de uitvoering van onze structurele taken per 1 januari 2023 * is berekend dat wij 640 fte nodig hebben. Een deel van de bezetting met vast dienstverband wordt de komende jaren ook ingezet op tijdelijke werkzaamheden waarvan de verwachting is dat deze langjarig nodig zijn, bijvoorbeeld op de grote ruimtelijke opgaven. 
Daarnaast zien we dat we te maken hebben met stijgende inhuurtarieven en een krappe arbeidsmarkt,  waardoor ook de afweging in beeld komt om juist medewerkers vast aan te nemen, met als gevolg een 
daling van de inhuur. In de wetenschap dat de arbeidsmarkt ook de mogelijkheid biedt dat medewerkers ook weer makkelijk kunnen uitstromen als dat nodig is. 

*) De genoemde 640 fte is gebaseerd op het provinciale takenpakket zoals dat in beeld is gebracht en voorgelegd aan Provinciale Staten in juni 2022 (Notities Zero Based Budgetting -ZBB- en de benchmark 
provincies -Cebeon-. In het geval dat onze structurele taken toenemen zal hiervan een herijking plaatsvinden.

Programma O&O

De ambitie van de organisatie is optimaal bij te dragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. In 2024 is de organisatie gaan werken vanuit een nieuw organisatiemodel en nieuwe structuur. De basis voor de ontwikkeling van de organisatie is het organisatieplan 2023-2027. Prioriteiten in 2025 voor de organisatie zullen o.a. zijn Leiderschaps- en teamontwikkeling en de implementatie van de integrale werkwijze voor Programma’s en Projecten. Er is meer focus op het thema resultaatsturing, zowel in de provinciale begroting als binnen de organisatie.  In 2025 zal ook het periodieke medewerkersonderzoek worden uitgevoerd, gecombineerd met de 1- meting van de organisatieontwikkeling.

HR beleid

De organisatie werkt gestructureerd en integraal met verschillende HR instrumenten.  We lichten hieronder een aantal van deze instrumenten toe, inclusief acties voor 2025.

Werving en selectie
De arbeidsmarkt is momenteel zeer krap en de personeelsbehoeften veranderen voortdurend. Om onze zichtbaarheid en aantrekkelijkheid te vergroten, nemen we in 2025 deel aan banenbeurzen en zetten we diverse arbeidsmarktcommunicatiekanalen in. We passen onze vacatures en wervingsmiddelen voortdurend aan op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Actief recruitment via ons netwerk en platforms zoals LinkedIn speelt hierbij een belangrijke rol. Met 'campus recruitment' trekken en binden we jong talent (stagiaires en starters) aan aan de organisatie. 

Banenafspraak/participatiebanen
Op basis van de Participatiewet 2015 is afgesproken dat werkgevers die meer dan 25 fte in dienst hebben, een aantal medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt in dienst nemen (arbeidsbeperkten, geregistreerd in het doelgroepenregister). Het percentage wordt jaarlijks bepaald en we gaan voor 2025 uit van een percentage van 2,85%, wat neerkomt op een doelwaarde van 30,5 fta voor 2025 (1 fta is 25,5 uur per week).

In de berap 2024 staat dat we nu 27,5 fta aan medewerkers hebben geplaatst op een participatiebaan. Dat is een stijging ten opzichte van voorgaande jaren en het resultaat van een combinatie van het aanbod aan kandidaten, beschikbare plekken in de organisatie en de benodigde begeleiding. Dat is een proces dat vraagt om zorgvuldigheid om ervoor te zorgen dat plaatsingen succesvol zijn. 

Dit is een vergelijkbare score ten opzichte van andere provincies. Er zijn provincies die het afgesproken aantal wel halen, maar daar worden bijvoorbeeld de geplaatste medewerkers in de catering en schoonmaak meegeteld, omdat zij werken met een ander soort dienstverleningscontract. In de dienstverleningscontracten van de provincie, zijn deze medewerkers ook opgenomen en dat gaat om zo'n 4 fta. 

Leren en ontwikkelen
In 2025 wordt , op basis van het beleid leren en ontwikkelen, , verder invulling gegeven aan de ontwikkeling van medewerkers (inclusief management) en teams.
Managers zijn actief met hun leiderschapsvaardigheden aan de slag en zullen deze vaardigheden inzetten in hun coachende, verbindende en inspirerende rol richting medewerkers.
Er wordt geïnvesteerd in (digitale) ondersteuning op het gebied van leren en ontwikkelen, zodat dit optimaal ingezet kan worden om de doelstellingen van de Provincie te realiseren.

Ook in 2025 staat het cultuur- en leiderschapstraject centraal. De focus komt daarbij  meer komen te liggen op teamontwikkeling. in het kader van de strategische personeelsplanning (SPP) worden gewenste en noodzakelijke opleidingen en trainingen gericht ingezet.

Traineeprogramma's
Al een aantal jaren wordt succesvol een traineeprogramma uitgevoerd, waarin jaarlijks gemiddeld in totaal 10 a 15 trainees instromen. Afhankelijk van de behoefte wordt er geworven op generieke trainees die binnen de organisatie in de diverse domeinen aan het werk gaan.
Nieuw is dat in 2023 is gestart met een traineeprogramma voor statushouders in een pilot fase. In 2025 nemen 6 trainees deel aan dit programma. De trainees starten in 2025 met hun tweede opdracht binnen een afdeling waar de match is gevonden op het gebied van competenties, ontwikkeling en toekomstige ambities
We onderzoeken in 2025 de mogelijkheden om in ons traineeprogramma de samenwerking te zoeken met andere bedrijven of organisaties. 

CAO
In 2024 zal voor het jaar 2024 een nieuwe CAO moeten worden afgesproken. In de begroting gaan we uit van de geraamde prijsindex loonvoet overheid van 5,2%. Als de uitkomst in werkelijkheid sterk afwijkt van deze index, leggen we dit voor aan Provinciale Staten in en het dan voorliggende PenC document. 

Ziekteverzuim

We willen dat iedereen binnen de provinciale organisatie zich fit en gezond voelt, maar er zal altijd sprake zijn van ziekteverzuim. Wij richten ons op een ziekteverzuim van maximaal 4,5%. 

Digitalisering speelt een sleutelrol bij het realiseren van efficiënte bedrijfsvoering. Om dit te kunnen realiseren is een modern digitaal fundament nodig. Provinciale Staten hebben in 2022 extra middelen beschikbaar gesteld om de basis op orde te brengen. In 2023 is het uitvoeringsprogramma Digitalisering gestart. De doelstellingen voor 2025 zijn aangescherpt op basis van de inzichten die we tot juni 2024 hebben opgedaan.  

We willen in 2025 starten met een operationeel modern, efficiënt, schaalbaar en marktconform platform voor procesondersteuning realiseren welke voldoet aan relevante wet- en regelgeving en als fundament onder toekomstige functionaliteiten ligt. De planning hiervan zal in lijn worden gebracht met de doelen en resultaten voor 2025 voor Subsidiezaken en KCC. 

De afgelopen jaren is weinig tot niet geïnvesteerd in de digitale vaardigheden van de organisatie. Om security-risico’s te voorkomen, de belangen van de mienskip recht te doen, digitale hulpmiddelen goed in te zetten en draagvlak voor nieuwe digitale functionaliteiten te vergroten, is investering in het digitale vakmanschap van de organisatie noodzakelijk. In 2025 zullen we stevig inzetten op de verhoging van de digitale fitheid van de organisatie. Hieronder valt ook de implementatie en naleving van wet- en regelgeving die samenhangt met het digitaal handelen van ons als provincie. Medewerkers zijn daarbij bewust van de kansen die digitalisering biedt en de risico's en verantwoordelijkheden die daarmee samenhangen op het gebied van privacy en informatieveiligheid. 
Digitale ontwikkeling worden vertaald naar nieuwe (digitale) wetgeving. Voor de provincie gaat dit komend jaar om de volgende wetten:
- Wet modernisering elektronisch berichtenverkeer (Wmebv)
- Wet digitale toegankelijkheid (Wdo) (waaronder ook digitale toegankelijkheid valt)
- Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO)

Wmebv – Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer
De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen. Zij krijgen daarmee het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. Daarnaast verbetert hun rechtspositie in het digitale contact met de overheid.

WDO – Wet digitale Overheid 
De Wet digitale overheid regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de (semi-)overheid. Een afnemer moet de provincie veilig kunnen benaderen (beveiligde verbindingen); moet weten welk niveau van inloggen voor de dienst vereist is (classificatie betrouwbaarheidsniveau) en waarom (publicatie besluit GS); Een afnemer moet met het eigen, erkende middel kunnen inloggen of iemand anders kunnen vragen hem/haar te vertegenwoordigen (acceptatie inlogmiddelen en machtigen) en moet, als de situatie daarom vraagt, kunnen traceren wie er wanneer met zijn/haar inlogmiddel iets gedaan heeft (logging).

Digitale toegankelijkheid (onderdeel Wdo)
Digitale toegankelijkheid gaat erover dat digitale informatie en diensten even bruikbaar zijn voor mensen met een functiebeperking als voor mensen zonder functiebeperking. Denk aan gebruikers die doof, slechthorend, blind, slechtziend of kleurenblind zijn. Doelstelling in 2025 is dat alle publiek toegankelijke websites en apps waar de provincie Fryslân op dat moment verantwoordelijk voor voldoen aan Digitale Toegankelijkheid wetgeving. Voor alle publiek toegankelijke websites en apps zijn in 2025 Toegankelijkheidsverklaringen gemaakt. De status van elke verklaring is (zo snel mogelijk) A, B, of C (De status (A t/m E) geeft aan hoe toegankelijk een website of app al is, en of de organisatie voldoet aan de wet). In 2025 wordt continue gewerkt aan verbetering van de digitale toegankelijkheid van de websites en apps waar de provincie verantwoordelijk voor is. 
Op het gebied van digitale toegankelijkheid is 100% compliancy nog niet mogelijk. De focus ligt op dit moment op publiek toegankelijke websites en apps. De interne applicaties zullen later volgen. Ook zal in een later stadium worden onderzocht in hoeverre intranetten, extranetten en cloudapplicaties onder de wet vallen.  

BIO – baseline Informatiebeveiliging Overheid: 
De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen (Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen). Had voorheen iedere overheidslaag zijn eigen baseline, nu is er 1 BIO voor de gehele overheid. Dit biedt een aantal voordelen: 
- Het versterken van de informatieveiligheid door betere afstemming binnen ketens van overheden en andere partijen;
- Administratieve lastenverlichting bij overheid en bedrijven, zowel afnemers als leveranciers, door uniforme beveiligingsnormen bij de overheid;
- Aansluiting bij internationale regelgeving en standaarden;
-  Vermindering van onderhoudskosten.

De rechtmatigheidsverantwoording is sinds verslagjaar 2023 een feit. De provinciewet is gewijzigd. Op basis van de verdere uitwerking in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), maken we in 2025 een plan om de interne processen voor de rechtmatigheidsverantwoording verder te professionaliseren.

Naar aanleiding van de organisatieontwikkeling in 2024 is de inrichting van het provinciehuis aangepast naar de nieuwe organisatiestructuur. Van daaruit gaan we in 2025 verder met de ambitie om het flexibel (samen)werken, ontmoeten en vergaderen in het provinciehuis te faciliteren. We maken hiervoor een plan en nemen de voortgang op de in bestuursrapportage 2025.

Energieneutraliteit betekent dat er, over het jaar heen, evenveel energie wordt opgewekt als verbruikt door een organisatie. Om energieneutraliteit binnen de provinciale organisatie te realiseren wordt er ingezet op energiebesparing en opwek van hernieuwbare energie. De doelstelling om energieneutraal te zijn staat niet op zichzelf. Provinciale Staten hebben het doel om in 2025 als organisatie energieneutraal te zijn vastgesteld in de beleidsbrief Duurzame Energie in 2016. In het Energieprogramma 2022-2025 (vastgesteld door Gedeputeerde Staten in 2022) is dit doel overgenomen.

in dit uitvoeringsproject realiseren we energiebesparing in de provinciale kantoorgebouwen door onder meer het nemen van isolerende maatregelen en plaatsing van energiezuinige installaties en de verdere elektrificatie van het wagenpark. Daarnaast wekken we hernieuwbare energie op door onder andere het plaatsen van zonnepanelen op provinciale gronden en de productie van lokaal groen gas uit eigen bermmaaisel. 

In 2025 ronden we de (al eerder in gang gezette) energiebesparende maatregelen in het  provinciehuis en de steunpunten af. Mogelijk dat één enkele vervangende en een innovatieve maatregel in 2025 nog aangekocht en uitgevoerd moeten worden. Dit betreft een mogelijke extra maatregel voor energiebesparing op het provinciehuis en daarnaast de geplande opslag van duurzame energie bij het provinciaal vaarwegensteunpunt Uitwellingerga.
Voor de opwek van duurzame energie op provinciale gronden - middels het in samenwerking met marktpartijen ontwikkelen en realiseren van eigen duurzame energiebronnen (zonnepark en bermgrasvergister) - leggen we in in 2025 een voorstel voor aan aan Provinciale Staten, zodat vervolgens ook de beoogde (zelf)levering van duurzame energie aan de provinciale organisatie gerealiseerd kan worden.

Voor de Wet open overheid (Woo) staat 2025 in het teken van de transformatie naar een open en toegankelijk Fryslân door het meenemen van de medewerkers in de ‘open manier van werken’ . De implementatie van de Woo richt zich in 2025 voornamelijk op de actieve openbaarmaking van de informatie categorieën. ? Ook wordt het programma “Schrijven voor openbaarheid” verder uitgerold. Ook zijn de structurele taken geborgd voor Digitale Toegankelijkheid in de organisatie.
Er wordt verder gewerkt aan de implementatie van de Wet Modernisering Bestuurlijk Bestuur , De Wet Digitale overheid en Single Digitale Gateway. Deze wetten hebben gemeen dat (veilig) digitaal zakendoen met de provincie (ook binnen Europa) makkelijker wordt. 

In 2023 hebben we een organisatiebrede frauderisico-analyse opgesteld en in 2024 een frauderesponsplan gemaakt. In 2025 ontwikkelen we het risicomanagement, zodat risicomanagement - meer en meer - een sturingsinstrument wordt bij het realiseren van onze doelen.