Paragraaf 2. Bedrijfsvoering

Een gezonde bedrijfsvoering is een randvoorwaarde om de bestuurlijke ambities voor Fryslân te realiseren. In het programma bedrijfsvoering staan onze ambities, doelen en resultaten op het gebied van de bedrijfsvoering, inclusief de middelen. 

Per 1 januari 2024 is de organisatie 'gekanteld' naar een nieuwe organisatievorm. De komende jaren zullen we onder andere doorontwikkelen naar het meer resultaatgericht werken. Daarbij werken we verder aan het implementeren van de besluitvorming rondom Zero Based Budgetting. Waar nodig zullen samen met het bestuur keuzes gemaakt worden in de taken die wij uitvoeren zodat de organisatie dit kan realiseren passend binnen de middelen die door de Staten beschikbaar zijn gesteld inclusief de middelen uit het bestuursakkoord.

In de paragraaf bedrijfsvoering gaan we uitgebreider in op de volgende onderdelen van de bedrijfsvoering:

• De inzet van personeel, de ontwikkeling van het capaciteitsbudget, inclusief bezetting (vast en tijdelijk personeel) en inhuur
• Het programma organisatieontwikkeling (O&O), de uitvoering van het HR-beleid (human resources) en ziekteverzuim
• Het programma Digitale Transformatie
• De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken
• De Energieneutrale organisatie
• Wetgeving
• De rechtmatige organisatie
• Opvolging aanbevelingen

Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten  wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten.
In de volgende paragraaf gaan we nader in op de inzet van personeel, het capaciteitsbudget.

Vooraf: op begrotingsbasis wordt het capaciteitsbudget niet gesplitst in salarissen en inhuur. Het totale capaciteitsbudget is kader stellend voor totale bestedingen van zowel salarissen (ambtelijk personeel) als de externe inhuur.

Capaciteitsbudget

Onderstaand is het verloop van het capaciteitsbudget in de begroting ten opzichte van de jaarstukken  2023 weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal capaciteitsbudget waarbij géén rekening is gehouden met dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden. In het overzicht is aangegeven  of de uitbreiding van capaciteit wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. 
Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

De basiscapaciteit neemt toe door taakverschuivingen door de invoering van de omgevingswet.  Daarnaast is vanaf 2025 de basiscapaciteit opgehoogd met indexering vanuit de stelpost nominaal.
De ophoging van de tijdelijke capaciteit wordt hoofzakelijk gedekt uit bijdragen van derden. Bij de bestuursrapportage is onder andere de capaciteit die samenhangt met detacheringen opgevoerd.
Het capaciteitsbudget voor de projecten is enerzijds verhoogd door bijdragen van derden.  Anderzijds is de inschatting dat voor sommige projecten (o.a. SPUK's) de inzet lager is dan initieel begroot.

Ontwikkeling capaciteitsbudget meerjarig

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven). 

Toelichting

De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe taken vanuit bijvoorbeeld specifieke uitkeringen (SPUK) zoals FPLG/Veenweide of projecten zoals de inzet voor de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren. 

Bezetting

In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk).  

Bezettingsoverzicht met meerjarige prognose uitgaande van de arbeidsovereenkomsten, stand 30 juni 2024, inclusief pensionering en afloop van tijdelijke contracten.

Ten opzichte van de prognose in de begroting 2024 en de jaarstukken 2023, zien we geen opvallende afwijkingen in de bezetting. Het aantal tijdelijke contracten met een doorloop in 2025 is hoger ten opzichte van de begroting 2024. Dit heeft te maken met de tijdelijke capaciteit die wordt ingezet op bijvoorbeeld het programma FPLG/Veenweide. 

Programma O&O
Met ingang van 1 januari 2024 is de organisatie ‘gekanteld’ naar een nieuwe organisatiestructuur. De basis hiervoor is het organisatieplan 2023-2027. Dit plan is het resultaat van een participatief proces in de organisatie. Het gekozen organisatiemodel en de bijbehorende organisatiestructuur zijn hierop gebaseerd en een randvoorwaarde om de komende jaren te werken aan thema’s als leiderschap, resultaatgerichtheid, bestuurlijke sensitiviteit etc. Voor 2024 is hiervoor een programma gestart.

HR beleid

Werving en selectie
In het afgelopen jaar hebben onze wervings- en zichtbaarheidsinspanningen hun vruchten afgeworpen: 85% van de aangemelde vacatures is vervuld door eigen werving. De zichtbaarheid van de provincie Fryslân als werkgever is vergroot dankzij intensieve deelname aan banenbeurzen, gerichte arbeidsmarktcommunicatie en een steeds professioneler recruitmentproces. Deze strategieën blijven essentieel om onze positie op de arbeidsmarkt te versterken.
De krapte op de arbeidsmarkt en de veranderende personeelsbehoeften blijven een proactieve benadering van arbeidsmarktcommunicatie en kandidaten vragen. 

Banenafspraak/participatiebanen
De plaatsing van medewerkers met een doelgroepenverklaring binnen de provinciale organisatie gaat goed. Op diverse plekken in de organisatie zijn medewerkers aan de slag, van het Kabinet tot aan Facilitaire Zaken. De uitvoering is een samenspel van vraag en aanbod, het begeleiden van de plaatsingen en ook het begeleiden van betreffende team en de medewerker zelf na de plaatsing. Het algemene beeld is dat deze medewerkers dan goed kunnen functioneren in de organisatie.
In dit proces streven we naar het realiseren van de afspraken conform de Banenafspraak. Hoewel het nog steeds lukt elk jaar een stijging van het aantal medewerkers te realiseren, lukt het (nog) niet de doelstelling volledig te realiseren. We zien hierbij en vergelijkbaar beeld bij de overige provincies.

Leren en ontwikkelen
In het organisatieplan 2023-2027 staat dat wij een lerende organisatie willen zijn. We hebben ambities op het gebied van leren en ontwikkelen. We willen dat leidinggevenden hun medewerkers coachen en stimuleren en persoonlijk leiderschap van teamleden faciliteren.
We willen continu het gesprek voeren over (eigen) ontwikkeling en streven naar een cultuur waar feedback geven en ontvangen vanzelfsprekend is. 
Medewerkers kunnen voor hun ontwikkeling gebruik maken van het Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI) en voor, de voor de functie, noodzakelijke opleidingen en trainingen van het centraal opleidingsbudget (COB). 
Voor de komende jaren gaan we op basis van strategische personeelsplanning (SPP) komen tot een inventarisatie van noodzakelijke en gewenste opleidingen en trainingen. Dit gaat met name om opleidingen en trainingen voor groepen medewerkers/functies om zo goed mogelijk aan te sluiten bij onze opgaven. 
In 2024 besteden we veel aandacht aan leiderschapsontwikkeling. Zie onderstaande tekst voor leren en ontwikkelen van leidinggevenden.  
Om de ambities op het gebied van leren en ontwikkelen optimaal te ondersteunen is begonnen met een verkenning van een Learning managementsysteem (LMS). Dit ter vervanging van het huidige systeem dat onvoldoende in staat is de ambities te ondersteunen. Na de zomer zal gekeken worden of en hoe dit gerealiseerd kan worden.

Leiderschaps- en teamontwikkeling
In 2024 is het cultuur- en leiderschapsprogramma van start gegaan met ondersteuning van het bureau Goudvisie. Begin april vond de eerste leiderschapsdag plaats en half juli volgt de tweede leiderschapsdag. 
In aanvulling op het leiderschapstraject worden door HR trainingen georganiseerd ten behoeve van leidinggevenden. Het inwerkprogramma voor “nieuwe” leidinggevenden is in het eerste kwartaal gestart en wordt op basis van behoefte en noodzaak aangevuld met passende, praktische trainingen om onze leidinggevenden zo goed mogelijk invulling te laten geven aan hun leidinggevende rol.
De verdere invulling van de team ontwikkeltrajecten zal na de zomer verder vorm krijgen.   

Traineeprogramma’s
De provincie heeft al een aantal jaren ervaring met het werven en inzetten van trainees, die de kans krijgen nader kennis te maken met de opgaven van de provincie Fryslân en zich daarbij werkinhoudelijk verder te ontwikkelen en door te groeien. Met de beleidsregels voor ons traineebeleid geven wij ook voor de toekomst inhoud aan de voorwaarden van het traineeprogramma. Binnen het traineebeleid kennen wij 3 soorten trainees: trainees Statushouders (pilotprogramma), trainees ""on the job/specialisme"" en generieke trainees. Men krijgt een aanstelling voor 2 jaar en die al dan niet omgezet wordt in een vast dienstverband.

Het traineeship statushouders is een pilot programma dat is ontstaan uit een motie vanuit PS. Dit budget geeft ons als organisatie de kans om uit maatschappelijk oogpunt bij te dragen aan het aanbieden van werk aan een groep waarvoor het lastig is om de arbeidsmarkt te betreden.  Het traineeprogramma is in uitvoering met de geplande 6 trainees en verloopt volgens planning.

CAO
Op 13 maart hebben de BOD en de vakbonden een onderhandelingsakkoord bereikt voor de cao provinciale sector 2024-2025. Het pakket aan arbeidsvoorwaarden wat is afgesproken draagt bij aan het blijven van een aantrekkelijke werkgever, die talenten koestert en mensen weet de boeien en te binden in een arbeidsmarkt die onder druk staat. De looptijd van de cao is 18 maanden, wat in gaat houden dat in 2025 opnieuw de onderhandelingen over een nieuwe cao opgestart zullen worden. De stijging van de loonvoet in 2024 van de cao bedraagt 5,68%. Verder zijn er afspraken gemaakt over verhoging en verdeling van het PBDI, de stagevergoeding en sommige toeslagen. Belangrijke thema’s die in de nieuwe cao zijn opgenomen, zijn onder meer diversiteitsverlof, levensfaseambassadeurs, sociale veiligheid, rouw en verlies, werkdruk en de overgang. In 2024 zal een paritaire commissie de evaluatie van het functiegebouw en het werken met resultaatopdrachten voor haar rekening nemen, welke uiterlijk in 2025 zal zijn afgerond.

Ziekteverzuim
Over de maanden januari tot en met april zien we in het ziekteverzuim een dalende lijn van 5,4% in januari tot 4,4% in april. In 2022 en 2023 schommelde het percentage steeds rond de 5,5%. Voor het eerst sinds corona zien we nu een significante daling. De meldingsfrequentie laat een vergelijkbare daling zien. Dit wordt bevestigd door een forse daling van het kortdurende verzuim (1 tot 7 dagen). Dit komt overeen met het landelijke beeld (RIVM feiten en cijfers). 

Provinciale Staten hebben in de begroting 2023 € 10,4 mln. ter beschikking gesteld voor het programma Digitale Transformatie voor de periode 2023 – 2026. Dit investeringsbedrag is gebaseerd om op cruciale onderdelen de informatievoorziening te moderniseren. Onderdelen van de te realiseren voorzieningen kennen een generiek karakter en worden als zodanig ook ingericht om hiermee organisatie brede functionaliteit zo efficiënt en kosteneffectief mogelijk te maken.  De programmatische uitvoering is gestart in 2023 met een eerste set van deelprogramma’s. De verdere uitvoering van het uitvoeringsprogramma is onder regie van een interne stuurgroep ondergebracht waarin de verantwoordelijke domeinmanagers zijn vertegenwoordigd. Er is een meerjarig portfolio opgesteld, alsmede het ondersteunde portfolio management om inzetbare capaciteit en middelen organisatiebreed te kunnen prioriteren. 

Het uitvoeringsprogramma kent de volgende programmaonderdelen: Basis op Orde, Iepen Finster, Data, Informatiebeveiliging, Fundament & Speerpunt projecten.  Met uitzondering van het programmaonderdeel Basis op Orde lopen alle programmaonderdelen conform verwachting (zowel tijd & geld).
Toelichting ontwikkelingen Basis op Orde 

Begin 2024 is een eerste onderdeel van de generieke infrastructuur beschikbaar gesteld voor de organisatie, en het organisatieonderdeel KCC is de eerste gebruiker. Na de eerste implementatie van het KCC / CRM blok is de opgeleverde functionaliteit getoetst aan de geldende criteria en beoogde uitgangspunten. Op basis van de uitkomsten van deze toetsing is vastgesteld dat er aanvullende maatregelen nodig zijn om de beoogde doelstellingen te realiseren en om aan de vastgestelde criteria te kunnen voldoen.   Opdracht van de stuurgroep is om de dekking hiervan binnen de gestelde budgetkaders van het uitvoeringsprogramma te blijven. Huidig prognose maakt duidelijk dat dit haalbaar is

Bijstelling van de begroting is noodzakelijk,  primair vanwege de latere start van het programma als direct gevolg van het kunnen vinden en op tijd beschikbaar hebben van de gewenste capaciteit (zowel intern & extern). Voorgesteld wordt om de begroting 2024 in lijn te brengen met de actualiteit en de totale doorlooptijd van het programma aan te laten sluiten op het adoptie vermogen van de organisatie. Hierdoor ontstaat een realistisch en gebalanceerd begrotingsvoorstel voor de periode 2024-2027, onze organisatie kan hiermee de beoogde doelstellingen realiseren.

Bij de jaarstukken 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. De verdere uitwerking hiervan in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) was ten tijde van de afronding van de jaarstukken nog niet gereed. De werkzaamheden worden conform het Interne controleplan uitgevoerd en verder geprofessionaliseerd. Deze zullen worden aangepast indien en voor zover de uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording in het BBV en het BADO dit noodzakelijk maakt.

Onze huisvestingsambitie is om een gastvrije, flexibele, inspirerende werk- en ontmoetingsomgeving te bieden die past bij onze organisatie. We richten ons niet alleen op de interne gebruikers, maar vooral ook op de directe verbinding met de mienskip. De huisvesting draagt bij aan het optimaal samenwerken aan de opgaven voor Fryslân. 

Met het invoeren van de nieuwe organisatiestructuur in januari 2024 worden de teams in het provinciehuis geherhuisvest. Het doel hiervan is om teams, die nu veelal verspreid zitten dichterbij elkaar te plaatsen. Het geeft duidelijkheid waar teams met elkaar kunnen werken en waar ze elkaar kunnen vinden. In een volgende fase gaan we kijken wat er nodig is om beter en meer samen te werken tussen teams en met partners in de Mienskip en hoe we het provinciehuis daarvoor kunnen wen willen gebruiken. Door het herhuisvesten van diverse teams is er bijvoorbeeld ruimte ontstaan voor het inrichten van een aantal projectkamers waar teams met elkaar in een afgesloten ruimte aan een project kunnen werken. Een aantal vergaderruimtes wordt voorzien van nieuw meubilair en  apparatuur en lege werkplekken worden daar waar nodig vernieuwd en ingericht. Naar aanleiding van de pilot ten behoeve van het hybride werken zijn er in het provinciehuis diverse bel/teamshuisjes geplaatst. Het aantal bel/teamhuisjes zal voor de zomer verder worden uitgebreid, vanwege het succesvolle gebruik hiervan. 

De verdere uitrol van het activiteit gerelateerd werken laten we parallel lopen met de uitvoering van het organisatieontwikkeltraject.

De provinciale organisatie heeft als ambitie energieneutraal te zijn en daarom wordt ingezet op energiebesparing en de duurzame opwek van hernieuwbare energie.

Energiebesparing in provinciale kantoorgebouwen
In het kader van energiebesparing hebben we vorig jaar aanzienlijke vooruitgang geboekt. Eén van de belangrijkste maatregelen was de vervanging van een groot deel van de conventionele verlichting in het provinciehuis door energiezuinige LED-verlichting. Dit jaar zullen we nog eens ongeveer 1000 armaturen vervangen.
Daarnaast wordt er gewerkt aan de inkoop en installatie van isolerende beglazing voor het monumentale kantoordeel van het provinciehuis. We verwachten dat we dit jaar nog kunnen beginnen met de vervanging. Ook werken we aan plaatsingsplan voor zonnepanelen op het provinciehuis, waarbij vooral de maximale dakbelasting, de brandveiligheid en de verzekeringstechnische aspecten nader uitgezocht moeten worden.  
Onze steunpunten zullen in 2024 verder worden verduurzaamd door het nemen van isolerende maatregelen, het vernieuwen van de warmtevoorziening (gasloos) en het vervangen van de verlichting door energiezuinige LED armaturen. Al deze locaties waren eerder al voorzien van zonnepanelen op het dak. Op een enkele locatie plaatsen we extra zonnepanelen ten behoeve van het elektrisch laden. Op de locatie Uitwellingerga worden zonnepanelen op het boothuis geplaatst ten behoeve van het nieuwe laadplein voor de elektrische bedrijfswagens en de laadvoorziening voor het elektrische inspectieschip. 

Duurzame opwek van hernieuwbare energie
We maken momenteel concrete stappen om vanaf eind 2025 fossielvrij biogas te kunnen produceren door middel van een innovatieve mono-grasvergistingsinstallatie op de energiecampus Leeuwarden. Onze reststroom aan bermmaaisel (10.000 ton), vrijkomend uit beheerwerkzaamheden langs provinciale wegen, is de beoogde grondstof voor de productie van dit groengas. Dit biedt ons een duurzame en lokaal beschikbare vervanger voor ons fossiele aardgasverbruik voor de verwarming van onze kantoorgebouwen.
Wat betreft de opdracht om duurzame elektriciteit te ontwikkelen middels zonnepanelen op eigen gronden, hebben we iets meer tijd nodig om tot een concreet PS-voorstel te komen. De planning was om in september 2024 een voorstel aan PS voor te leggen, we schatten in hier een kwartaal extra tijd voor benodigd te hebben.
Een geschikte locatie voor de opwek van zonne-energie op eigen provinciale gronden is gevonden. Het betreft een voormalige vuilstort, waarvan de grond deels in eigendom is van de provincie Fryslân. De ontwikkelaar heeft de afgelopen jaren reeds de voorbereidingen getroffen voor het ontwikkelen van het zonnepark. Zo is er een netaansluiting beschikbaar en is er een vergunning voor de bouw van het zonnepark. Echter, de voortgang in de verdere ontwikkeling van het park worden net als de onderhandelingen met de lokale energiecoöperatie vertraagd door terughoudendheid van de ontwikkelaar. In afwachting van meer duidelijkheid op de korte termijn over de geschatte ontwikkel- en exploitatiekosten van het zonnepark en ook meer duidelijkheid over de kansen voor lokale participatie, kan de ambtelijke dienst over enkele maanden met een voorstel komen voor een mogelijk aandeel van de provincie Fryslân in het zonnepark. In samenwerking met de lokale partijen blijven we actief in onze verkenning en inspanningen om het zonnepark (zo veel mogelijk) in publiek eigendom te krijgen en de duurzame stroom en de opbrengsten uit het zonnepark zoveel mogelijk in Fryslân te houden.

Het programma Iepen Finster zorgt voor de projectmatige implementatie van de verschillende ‘informatiewetten’. De provincie loopt hiermee in de pas. (Wet open overheid, Wet elektronische publicaties, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, Single Digital Gateway, Wet digitale overheid, waaronder het Besluit digitale toegankelijkheid).

Specifiek voor de Wet open overheid geldt dat er nu wordt gefocust op de actieve openbaarmaking en toegankelijkheid van de openbaar te maken informatie.  Dit jaar worden de eerste 4 informatiecategorieën verplicht en volgend jaar volgt de rest (in totaal 17 informatiecategorieën). We willen uiteindelijk komen tot een ‘open en toegankelijk by design’ organisatie. Ook wordt gewerkt aan een opleidingsprogramma om mensen mee te nemen in “schrijven voor openbaarheid”. 

Het verbeteren van de informatiehuishouding is een verplichting onder de Wet open overheid. Dit houdt in het duurzaam toegankelijk maken van documenten die de provincie ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft. Het Meerjarenplan “verbeteren informatiehuishouding” (vastgesteld in Interprovinciaal verband) vormt de basis en beschrijft de acties die nodig zijn. Hiervoor is nu onder andere het project informatieclassificatie gestart.  Naast andere lopende acties is ondertussen ook het ‘Protocol elektronisch berichtenverkeer’ vastgesteld.

In 2023 is een organisatiebrede frauderisico-analyse gemaakt. In 2024 zetten we een volgende stap en willen we een frauderesponsplan opstellen. Daarnaast zijn we bezig met het door ontwikkelen van risicomanagement. Zo is het onder andere de bedoeling om risicosessies te organiseren binnen de verschillende domeinen.

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd. 
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per mei 2024. Het overzicht waar uw staten verantwoordelijk voor zijn is toegevoegd in bijlage V. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.

Bron		Openstaand 06-06-2023	Nieuw	Tussentijds afgehandeld door directie	Voorstel afgehandeld berap 2024	Openstaand 14-05-2024
Noordelijke Rekenkamer	PS	18	4		2	20
Accountant	PS	3			1	2
Managementletter	Directie	6	7		8	5
Concerncontrol	Directie	53		41	1	11
Totaal		80	11	41	12	38