Paragraaf 2. Bedrijfsvoering

In de begroting 2026 komen alle provinciale ambities en doelen en de uitvoering van de wettelijke taken bij elkaar. De provinciale organisatie levert een belangrijke bijdrage aan deze ambities, doelen en wettelijke taken en stuurt op de realisatie hiervan. 

Het werken aan deze ambities, doelen en wettelijke taken vindt plaats in een dynamische context. Er spelen voortdurend politieke ontwikkelingen (regionaal, landelijk en in Europa), binnen de samenleving, op het gebied digitalisering en we zien dat opgaven steeds complexer worden en vragen om een integrale aanpak. Middelen worden schaarser en de behoefte om resultaatgericht te werken neemt toe.

Dit vraagt om een wendbare organisatie die stuurt op resultaten. In het programma bedrijfsvoering staan onze ambities, doelen en resultaten op het gebied van de bedrijfsvoering. In deze paragraaf lichten we de volgende onderdelen nader toe:

1.  De inzet van personeel, de ontwikkeling van het formatiebudget, inclusief bezetting (vast en tijdelijk personeel) en inhuur
2. Organisatieontwikkeling en de uitvoering van het HR-beleid (human resources) en ziekteverzuim
3. Het programma digitaliseringstrategie
4. De rechtmatige organisatie
5. Wetgeving
6. Fraude en onregelmatigheden
7. Subsidies
8. Opvolging aanbevelingen

Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiele kosten. Een deel van deze kosten wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten. In de volgende paragraaf gaan we nader in op de inzet van personeel, het capaciteitsbudget. Vooraf: op begrotingsbasis wordt het capaciteitsbudget niet gesplitst in salarissen en inhuur. Het totale capaciteitsbudget is kaderstellend voor de totale besteding van zowel salarissen (ambtelijk personeel) als de externe inhuur.

In onderstaand overzicht staat het totaal van de bedrijfsvoeringskosten en wordt specifiek inzicht gegeven in het deel formatiebudget, gesplitst naar salarissen (voor vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Daarnaast is ook de dekking voor de formatie aangegeven, dit betreft het tijdschrijven op met name investeringsprojecten en specifieke uitkeringen van het Rijk.

Toelichting
Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten en specifieke uitkeringen.

De salarissen worden jaarlijks geïndexeerd met de (verwachte) CAO stijging. Voor het jaar 2026 is daarmee al rekening gehouden. Op realisatiebasis geven we aan wat de verdeling is tussen salaris provinciaal personeel en inhuur. De salarislasten nemen de komende jaren af dit  heeft met name te maken met de afname van een aantal tijdelijke en projectbudgetten waar personeel een onderdeel van uitmaakt. Daarnaast is in de Kadernota 2026 een voorstel opgenomen om tijdelijke extra budget beschikbaar te stellen voor de organisatie.

In het formatiebudget, zoals we dat hierna verder toelichten, wordt duidelijk dat het hierbij gaat om het deel van het formatiebudget dat fluctueert en weer kan toenemen op het moment dat er extra middelen beschikbaar worden gesteld door Provinciale Staten en/of derden, voor de uitvoering van taken en/of projecten. De flexibele schil voor inhuur en/of tijdelijke dienstverbanden neemt dan weer toe. Deze ontwikkeling maken we steeds zichtbaar in deze paragraaf en is de basis voor de strategische personeelsplanning. 

Formatiebudget
Onderstaand is het verloop van het formatiebudget van de jaarstukken 2025 naar nu de berap 2026 weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal formatiebudget waarbij géén rekening is gehouden met dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden.  

In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van formatie wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

In het voorjaar zijn de teamplannen 2026 vastgesteld, daarbij heeft tevens een actualisatie plaatsgevonden van de bijdragen die we van derden ontvangen voor de inzet van personeel. Dit betreft zowel tijdelijke als projectformatie.  Ook de tijdelijke formatie uit de begrotingswijzigingen statenverkiezingen, correctie decembercirculaire, bestedingsritme formatie, statenverkiezingen 2027 projectleider, 3O-voorstellen en vrij vragen Holwerd aan Zee voorwaardelijk  uit deze bestuursrapportage zijn nu meegenomen.   Vanuit detacheringen hebben wij € 1 mln. in 2026, € 0,7 mln. in  zowel 2027, 2028 en 2029 en € 0,3 miljoen in 2030 opgevoerd.  Daarnaast is een bedrag van € 2,30 mln. uit het digitaliseringsplan omgezet naar formatie.  Bij het beschikbaar stellen van deze middelen door PS is aangegeven dan de capaciteitscomponent nog niet uit het budget was gehaald, dit gebeurt op jaarbasis.  

Toelichting
Het formatiebudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het formatiebudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het formatiebudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het formatiebudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basis formatie (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke formatie (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en project formatie (verantwoording via tijdschrijven). 

Toelichting
Zoals bij de mutaties aangegeven stijgt het budget voor de basis formatie door de toekenning van nominaal 2026. Zowel de tijdelijke als project formatie dalen de komende jaren door het aflopen van de periode waarvoor deze middelen beschikbaar zijn gesteld.

Bezetting
In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk, peildatum mei 2026).

Toelichting
De  bezetting bedroeg op 1 januari 2026 801 fte en deze neemt de komende jaren af op basis van natuurlijk verloop vanwege pensionering en de afloop van tijdelijke contracten. Daar tegenover zal staan dat een deel van de ontstane vacatures weer opnieuw ingevuld zal worden. Kaderstellend daarbij is het toegekende financiële kader voor de formatie.

2.1 Organisatieontwikkeling
De ambitie van de organisatie is optimaal bij te dragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. In 2024 is de organisatie gaan werken vanuit een nieuw organisatiemodel en nieuwe structuur. De basis voor de ontwikkeling van de organisatie is het organisatieplan 2023-2027. 

In 2025 is het periodieke medewerkersonderzoek uitgevoerd, inclusief de 1 meting van de organisatieontwikkeling. De uitkomsten en verbeteracties zijn in uitvoering of worden in 2026 uitgevoerd. De voortgang van de doelen uit het organisatieplan gaat volgens planning. In 2026 draait het om de volgende thema's:

• Continuering van het programma Cultuur en Leiderschap en specifiek het thema teamontwikkeling. 
• Concern en teamplannen voor 2026, met  focus op resultaatsturing, op basis van de doelen en resultaten zoals die in de begrotingsprogramma’s in de begroting 2026 zijn opgenomen;
• Implementatie van de ontwikkelde ‘Fryske standaard voor Projectmatig en Programmatisch werken’;
• Interne en externe samenwerking.

2.2 HR beleid
De organisatie werkt gestructureerd en integraal met verschillende HR instrumenten.  We lichten hieronder een aantal van deze instrumenten toe, inclusief acties voor 2026.

Werving en selectie
In het eerste kwartaal van 2026 zijn 38 vacatures uitgezet en zijn er 27 vacatures vervuld. Er is hierbij sprake van een overlap van vacatures die nog in in het laatste kwartaal van 2025 zijn uitgezet in vacatures die in het eerste kwartaal zijn uitgezet, maar later worden vervuld. Op een aantal specialistische functies na, lukt het nog goed om vacatures goed ingevuld te krijgen. Het is wel merkbaar dat het In deze arbeidsmarkt steeds belangrijker wordt om pro actief te werken aan de zichtbaarheid van de organisatie en vacatures die er zijn én die we in de toekomst verwachten. Dit betekent dat we meer inzetten op strategisch recruitment.
Daarnaast blijven we actief investeren in onze zichtbaarheid op de arbeidsmarkt en in samenwerkingen met regionale partners. Zo nemen we deel aan het Young Professional-programma, Platform Zakelijke Dienstverlening en het traineeprogramma van Werken in Fryslân. We hebben deelgenomen aan de Noordelijke Banenbeurs en de carrièredagen van NHL Stenden en Van Hall Larenstein.

Banenafspraak/participatiebanen
Op basis van de Participatiewet 2015 is afgesproken dat werkgevers die meer dan 25 fte in dienst hebben, een aantal medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt in dienst nemen (arbeidsbeperkten, geregistreerd in het doelgroepenregister). Het percentage wordt jaarlijks landelijk bepaald en is op dit moment nog niet bekend. Voor 2026 is de doelstelling het realiseren van 30 fta (1 fta is 25,5 uur per week). 

Leren en ontwikkelen
Leiderschap en teamontwikkeling worden dit jaar verder versterkt met voortzetting van masterclasses en leiderschapsdagen voor het management. Teams maken gebruik van een breed trainingsaanbod dat aansluit bij de organisatiedoelen. Het PBDI wordt actief ingezet voor duurzame inzetbaarheid. Daarnaast wordt geïnvesteerd in digitale leermiddelen om leren en ontwikkelen verder te ondersteunen.

Traineeprogramma's
Als provincie nemen wij inmiddels deel aan het traineeprogramma “Expeditie Friesland” van Werkeninfriesland.nl. Binnen deze samenwerking starten wij in eerste instantie met de inzet van één trainee. Daarnaast nemen we deel aan het Young Professional programma van het Platform Zakelijke Dienstverlening Leeuwarden. 

2.3 Transitieplan HR/SPP
In 2025 zijn middelen beschikbaar gesteld voor de organisatie om  de ambities uit het bestuursakkoord te realiseren, een aantal wettelijke taken waarvoor onvoldoende formatie beschikbaar was  en middelen voor de transitie van de organisatie. Hiervoor is een plan opgesteld. In 2026 geeft de organisatie verder invulling aan strategische personeelsplanning, zodat een scherp beeld ontstaat op welke plekken in de organisatie een beweging - of transitie - nodig is. Het transitieplan volgt de indeling van de CAO, die bestaat uit fasen. Fase 1 richt zich op loopbaanontwikkeling, waarbij medewerkers zelf worden gestimuleerd te investeren in hun loopbaan, gekoppeld aan het perspectief van de organisatie. Dit draagt bij aan de gewenste interne mobiliteit. Fase 2 richt zich op pre-mobiliteit. Medewerkers waarvan het de verwachting is dat de betreffende functies sterk zullen veranderen of misschien vervallen, krijgen in deze fase de mogelijkheid en de middelen om zich bijvoorbeeld om te scholen of een loopbaantraject te volgen. Fase 3 komt in beeld als er sprake is van boventalligheid en medewerkers begeleid worden van Werk naar Werk.

Op dit moment vinden er vooral nog activiteiten plaats in Fase 1, gericht op loopbaanontwikkeling. In 2026 zal ook een aantal collega's in Fase 2 komen en een beperkt aantal in Fase 3. De inzet is om zo veel mogelijk te voorkomen dat medewerkers in Fase 3 komen. Dit heef een behoorlijke impact op medewerkers en is ook kostbaar. Met de vergrijzing en een krappe arbeidsmarkt is de inzet er juist op gericht om medewerkers te behouden en toe te bewegen naar functies binnen de organisatie.   

2.4 CAO
Het effect van de eenjarige cao die in 2025 is afgesproken op de salarisraming in de begroting, valt in 2026 iets hoger uit dan begroot. In de raming was voor de 2^e helft van 2026 rekening gehouden met een ruimte van 2,15% waar het onderhandelingsresultaat uitkomt op 2,5%.

De nieuwe onderhandelingen voor een nieuwe cao hebben op 21 april 2026 geleid tot een onderhandelingsresultaat cao 2026 – 2028. De insteek van het onderhandelingsresultaat is een tweejarige cao, waarin thema's als ‘gezond naar het pensioen', werkdruk, duurzame inzetbaarheid, vereenvoudiging en verduidelijking van verlofregelingen en cao, belangrijke pijlers zijn. Ook over inkomensontwikkeling gedurende de beoogde looptijd van de nieuwe cao zijn afspraken gemaakt.

De digitale transformatie van de provincie Fryslân verloopt in 2026 grotendeels conform de in de begroting geformuleerde koers. Binnen het Programma Digitale Transformatie werken we verder aan een toekomstbestendige informatievoorziening, versterking van digitale weerbaarheid en het vergroten van de digitale fitheid van de organisatie. Daarbij blijft de samenhang tussen technologie, processen, wet- en regelgeving en organisatieontwikkeling centraal staan.

In het eerste deel van 2026 is verdere voortgang geboekt op de versterking van het digitale fundament en de professionalisering van de digitale organisatie. Tegelijkertijd zien we dat de maatschappelijke, technologische en wettelijke ontwikkelingen elkaar in hoog tempo opvolgen. Dit vraagt om blijvende aandacht voor uitvoerbaarheid, prioritering en structurele borging binnen de organisatie.

3.1 Digitaal vakmanschap en digitale fitheid
De ontwikkeling van digitaal vakmanschap blijft een belangrijk speerpunt. Via de verdere uitbouw van de Digitale Academie blijven medewerkers ondersteund worden bij het versterken van digitale basisvaardigheden en bewustwording op het gebied van informatiebeveiliging, privacy en verantwoord gebruik van nieuwe technologieën, waaronder AI.

De uitvoering van het bewustwordingsprogramma ‘Informatiebeveiliging en privacy’ verloopt volgens planning. Daarmee werken we stapsgewijs toe naar een organisatie waarin digitale verantwoordelijkheid en informatiebewust handelen steeds meer onderdeel worden van het dagelijks werk.

3.2 Voldoen aan digitale wet- en regelgeving
De implementatie van informatiewetgeving vraagt steeds nadrukkelijker om integrale sturing en afstemming binnen de organisatie. Sinds eind 2025 is hiervoor de Regietafel Informatiewetten ingericht, waarin het domein Middelen, het domein Dienstverlening, de afdeling Concerncontrol en de afdeling Bestuurszaken vertegenwoordigd zijn.

De regietafel richt zich in eerste instantie op het versterken van het integrale inzicht in de toenemende wet- en regelgeving rond digitalisering en informatievoorziening, waaronder digitale dienstverlening, informatiebeveiliging en informatiehuishouding. De werkzaamheden voor het opbouwen van dit totaalbeeld zijn in uitvoering.

Op diverse onderdelen wordt reeds invulling gegeven aan relevante informatiewetgeving via lopende projecten en bestaande inzet binnen de organisatie. Daarmee is op meerdere thema’s al een belangrijke basis aanwezig. Het integrale overzicht biedt vervolgens handvatten om prioriteiten in samenhang te bepalen en vervolgstappen doelgericht en bestuurlijk afgewogen vorm te geven.

Tegelijkertijd wordt zichtbaar dat de omvang, complexiteit en samenhang van informatiewetgeving structureel toenemen. Dit leidt tot een groeiende behoefte aan voldoende capaciteit, specialistische expertise en duurzame organisatorische borging. In de komende periode wordt daarom nader inzichtelijk gemaakt welke aanvullende mensen en middelen nodig zijn om blijvend aan wet- en regelgeving te kunnen voldoen en de uitvoerbaarheid op langere termijn te waarborgen.

3.3 Versterking informatiebeveiliging en risicobeheersing
Ook op het gebied van informatiebeveiliging blijven we koersvast werken aan verdere professionalisering. De implementatie van beleid, monitoring en risicogestuurde beheersmaatregelen wordt voortgezet. Daarbij groeit het besef binnen de organisatie dat informatiebeveiliging niet uitsluitend een technisch vraagstuk is, maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid vraagt van bestuur, management en medewerkers.

Het versterken van informatieveiligheid en risicobeheersing blijft daarmee een continu proces, waarbij bewustwording, governance en technische maatregelen in samenhang worden ontwikkeld.

3.4 Professionalisering van de digitale organisatie
De verdere professionalisering van de digitale organisatie vraagt blijvend aandacht voor samenwerking, eigenaarschap en uitvoerbaarheid. In 2026 werken we verder aan het versterken van de samenhang tussen beleid, uitvoering en informatievoorziening. Daarbij zetten we in op duurzame inrichting van processen, heldere verantwoordelijkheden en versterking van de regie op digitaliseringsvraagstukken.

De digitale transformatie blijft daarmee nadrukkelijk een organisatieontwikkeling die verder reikt dan techniek alleen. Met een stapsgewijze en realistische aanpak blijven we bouwen aan een digitaal wendbare, betrouwbare en toekomstbestendige provincie, in dienst van de mienskip.

Rechtmatig betekent dat wat de provincie doet voldoet aan de wet- en regelgeving. Dit geldt voor allerlei activiteiten zoals aanbestedingen, arbeidsomstandigheden, subsidieverstrekking en informatieverstrekking. Het is belangrijk dat de overheid volgens de regels handelt, de mienskip verwacht dit. Wij als college van GS leggen hierover ook verantwoording af in de jaarstukken. 

Bij de rechtmatigheidsverantwoording gaat het specifiek om het financieel beheer: alle inkomsten, uitgaven en veranderingen op de balans moeten volgens de wet- en regelgeving verwerkt zijn in de administratie. De inventarisatie van de voor de verantwoording relevante wet- en regelgeving vormt het normenkader.

De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgesteld op basis van de uitkomsten van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. De werkzaamheden met betrekking tot de verbijzonderde interne controle worden vastgelegd in het Controleplan verbijzonderde interne controle wat weer een onderdeel vormt van het Controlplan van Concerncontrol.

De uitvoering van het Controlplan verloopt conform planning. De uitkomsten van de verbijzonderde interne controle worden meegenomen bij de interim controle en met het onderzoek beleidsevaluaties en het onderzoek naar het registratiesysteem P8 is een start gemaakt.

De wet- en regelgeving op het gebied van informatievoorziening en transparantie blijft volop in ontwikkeling. In 2026 zetten we de planmatige aanpak voort om uitvoering te geven aan de verplichtingen die voortvloeien uit onder andere de Wet open overheid (Woo), de Archiefwet en de Wet digitale overheid (Wdo). Daarbij werken we aan een samenhangende benadering waarin transparantie, toegankelijkheid, informatiehuishouding en digitale dienstverlening met elkaar verbonden worden.

Binnen de bredere informatiewetgeving blijft de Wet open overheid een belangrijk speerpunt. Voor actieve openbaarmaking wordt in het najaar de aanpak voor een volgende groep informatieproducten geconcretiseerd. De uitvoering daarvan start vanaf 2027. De benodigde ontwikkeling van de informatiehuishouding wordt hierin stapsgewijs meegenomen, maar blijft onderdeel van een bredere organisatieopgave rondom duurzame informatievoorziening en informatiebeheer.

Daarnaast blijven we inzetten op het verbeteren van de toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie. Samen met interne eigenaren van websites en digitale kanalen worden toegankelijkheidsverklaringen geactualiseerd en wordt kennisdeling georganiseerd om het bewustzijn rondom inclusieve digitale dienstverlening verder te vergroten.

De toenemende omvang en samenhang van informatiewetgeving vragen daarbij om blijvende aandacht voor regie, prioritering en uitvoerbaarheid. Om deze samenhang beter bestuurlijk en organisatorisch te kunnen sturen, vindt afstemming plaats via de Regietafel Informatiewetten. Vanuit deze integrale benadering werken we verder aan een toekomstbestendige informatiehuishouding die bijdraagt aan transparante, betrouwbare en toegankelijke dienstverlening aan de mienskip.

Er is een start gemaakt met het opstellen van fraudebeleid en er is een integriteitsonderzoek afgerond met gepaste maatregelen tot gevolg.

Na de zomer voeren wij de jaarlijkse fraude-risicoanalyse uit op onze risicovolle processen en beoordelen we of aanvullende beheersmaatregelen wenselijk zijn.

De aanbesteding van het nieuwe digitale subsidievolgsysteem is succesvol afgerond en de implementatie verloopt volgens planning. Vanaf 1 oktober 2026 wordt het systeem gefaseerd in gebruik genomen. Aanvragers kunnen dan stapsgewijs via één laagdrempelig portaal hun subsidieaanvraag indienen, aanvullen en volgen. Hiermee geven wij concreet invulling aan de ambitie uit het bestuursakkoord om het aanvragen van subsidies eenvoudiger te maken en zetten wij tegelijk een belangrijke stap in de verdere digitalisering van onze dienstverlening.

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd. 
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per mei 2026. Het overzicht waar uw staten verantwoordelijk voor zijn is toegevoegd in bijlage 6. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.