Bijlage 6. Afgehandelde aanbevelingen

Afgehandelde aanbevelingen onder verantwoordelijkheid van Provinciale Staten

Onderwerp	Id.	Bron	Datum	Korte aanbeveling	Afhandeling
DoeMee-onderzoek naar klachtbehandeling	799	Noordelijke Rekenkamer	24/05/2024	Zorg dat de provincie leert van klachten, houd hiervoor in een eenvoudig systeem de klachten bij en breng hierbij categorieën aan, bijvoorbeeld per beleidsterrein en tegen wie de klacht zich richt. Registreer het aantal klachten per categorie per jaar. Reflecteer periodiek op de klachten, bewerkstellig leereffect zonder bureaucratie en registreer dat leereffect. Deel de klachtregistratie met Provinciale Staten.	21-04-2026: In de geest van de aanbeveling zal de dienst een overzicht toevoegen aan het Jaarverslag van de Commissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten van de provincie Fryslân, indien de aard van een of meer klachten daartoe aanleiding vormt. Iedere klacht die door de Cie wordt behandeld leidt reeds tot een advies aan het betrokken bestuursorgaan. Ook het advies in een individuele klacht kan een leereffect hebben. Het overzicht - in de vorm van bijgevoegd format - kan worden gebruikt om eventuele bredere leereffecten beter te identificeren en te monitoren. Het jaarverslag wordt jaarlijks in het late voorjaar door GS aan PS aangeboden. Hiermee is de aanbeveling afgehandeld.
Inlopen achterstanden en naleven dan wel aanpassen beleidsregel ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij subsidies	808	Accountant	14/05/2025	Wij adviseren om de naleving van de beleidsregel te bewaken en om de uitvoering van de steekproeven naar voren te halen.	Eind 2025 heeft het DO opdracht gegeven om de 10 grootste subsidie dossiers (76% van de steekproefwaarde) binnen de M&O steekroef door een externe partij te laten onderzoeken. De conclusie is op 16 maart met de directie gedeeld:Uit het onderzoek blijkt dat in deze dossiers geen bewijs is gevonden van misbruik of oneigenlijk gebruik. Er is daarmee geen aanleiding om subsidievaststellingen te herzien. Het onderzoek laat zien dat kwetsbaar-heden met name liggen in het proces, de dossiervorming en de informatievoorziening. Daarmee bevestigt het rapport het belang van de reeds ingezette verbeteringen in het subsidieproces. Door de steekproefcontrole zoveel mogelijk vóór vaststelling te laten plaatsvinden, ontstaat meer ruimte om tijdig bij te sturen dan bij controle achteraf. Dit voorkomt dat bij vaststelling wordt uitgegaan van het voldoen aan alle voorwaarden zonder dat dit daadwerkelijk is gecontroleerd, of dat onduidelijke beschikkingen een M&O-controle belemmeren. Bepalingen die ook na vaststelling van kracht blijven, blijven onderhevig aan controle na vaststelling.De uitkomsten passen bij de lijn uit de Nota M&O:historische controles worden hiermee afgerond, terwijl de structurele verbetering vooral naar voren wordt gehaald in het primaire subsidieproces, zodat M&O eerder en effectiever kan worden beoordeeld. De controles van de subsidies verstrekt na juli 2024 vinden plaats voor vaststelling met uitzondering van direct vastgestelde subsidies en subsidies die een instandhoudingsverplichting kennen. 11-05-2026: we beschouwen de aanbeveling hiermee als afgehandeld en hebben de status daarom aangepast naar aanbeveling afgehandeld afdeling.
Duurzaamheidsverslaggeving niet verplicht, wel passend bij ambities provincie	809	Accountant	14/05/2025	Breng de eigen duurzaamheidsverantwoording in lijn met de CSRD-richtlijn en dat daar mogelijk in de toekomst ook assurance bij wordt verstrekt.	15-04-2026: Standaard is nu een bijlage duurzaamheid opgenomen in de begroting en jaarstukken. Op basis van beschikbare data wordt deze verder uitgebreid. Recent wordt landelijk een digitaal dashboard duurzaamheidsrapportage ontwikkeld, dit kan eveneens input leveren voor aanvulling op onze bijlage.
Aanpassing materialiteit	810	Accountant	14/05/2025	Wij adviseren de provincie hierover tijdig het gesprek met de Provinciale Staten aan te gaan en waar nodig actie te ondernemen.	Door middel van het Normenkader hebben wij hieraan voldaan. U heeft het Normenkader vastgesteld in uw vergadering van 26 november 2025.
Ontwikkelingen nazorgfonds	811	Accountant	14/05/2025	Wij adviseren om voor de nog niet overgedragen stortplaatsen te onderzoeken in hoeverre de bevindingen bij de gesloten stortplaats ook impact kunnen hebben op de nog niet overgedragen stortplaatsen. Mochten hier nog financiële afwijkingen uit naar voren komen dan kan daar rekening mee worden gehouden bij het opleggen van de eindheffing. Verder is het aan te bevelen om frequenter aandacht te geven aan de actualisatie van deze berekeningen en de te betrekken deskundigheid daarbij.	Voordat de nog niet overgedragen stortplaatsen daadwerkelijk overgedragen worden, zal eerst nog een actueel nazorgplan worden opgesteld. Daarmee voorkomen we dat de eindheffing te laag zal zijn. Voor de overgedragen stortplaatsen is afgesproken dat we eens per ca 5 jaar de nazorgplannen zullen (laten) actualiseren. Hierbij zal een extern adviseur worden ingeschakeld. Naast deze 5-jarige actualisatie van de nazorgplannen van overgedragen stortplaatsen zal de dienst jaarlijks (te beginnen in 2026) een eigen berekening maken aan de hand van het RINAS model. Wanneer hieruit grotere afwijkingen ten opzichte van het laatst vastgestelde nazorgplan blijken, dan kan versneld een actualisatie plaatsvinden.