Paragraaf 2. Bedrijfsvoering

In het programma bedrijfsvoering staan de doelen en resultaten voor 2025. In de paragraaf bedrijfsvoering geven we een nadere toelichting op de volgende onderdelen:
A.   De inzet van personeel, de ontwikkeling van het capaciteitsbudget, inclusief bezetting (vast en tijdelijk personeel) en inhuur
B.   Het programma organisatieontwikkeling (O&O), de uitvoering van het HR-beleid (human resources) en ziekteverzuim
C.  Het programma digitaliseringstrategie
D.  De Energie-neutrale organisatie.
E.  De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken
F.   De rechtmatige organisatie
G.  Wetgeving
H.  Fraude en onregelmatigheden
I. Opvolging aanbevelingen

Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten  wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten.
In de volgende paragraaf gaan we nader in op de inzet van personeel, het capaciteitsbudget.
Vooraf: op begrotingsbasis wordt het capaciteitsbudget niet gesplitst in salarissen en inhuur. Het totale capaciteitsbudget is kaderstellend voor de totale besteding van zowel de salarissen (ambtelijk personeel) als de externe inhuur.

Capaciteitsbudget

Onderstaand is het verloop van het capaciteitsbudget van de jaarstukken 2024 naar nu de berap 2025 weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal capaciteitsbudget waarbij géén rekening is gehouden met dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden. In het overzicht is aangegeven  of de uitbreiding van capaciteit wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. 
Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

Het budget voor tijdelijke formatie uit het bestuursakkoord wordt bij deze berap naar voren gehaald om daarmee het jaar 2025 te overbruggen. Bij de kadernota 2026 die op 25 juni 2025 in PS is behandeld, is het voorstel meegenomen om extra middelen voor de jaren 2026 en 2027 beschikbaar te stellen voor de organisatie. Daarnaast is een bedrag van € 1,96 mln. uit het digitaliseringsplan omgezet naar formatie. Bij  het beschikbaar stellen van deze middelen door PS is aangegeven dat de capaciteitscomponent nog niet uit het budget was gehaald, dit gebeurt op jaarbasis. Vanuit detacheringen hebben wij € 1 mln. ontvangen.  In het voorjaar zijn de teamplannen 2025 vastgesteld, daarbij heeft tevens een actualisatie plaatsgevonden van de bijdragen die wij van derden ontvangen voor de inzet van personeel.  Dit betreft zowel tijdelijke als project formatie. Tenslotte zijn bij de vaststelling van de jaarstukken 2024 op 25 juni 2025 het bedrag voor de indirecte uitvoeringskosten landelijk gebied weer beschikbaar gesteld door PS.  Deze middelen waren eind 2024 ontvangen bij de decembercirculaire provinciefonds 2024.

Ontwikkeling capaciteitsbudget meerjarig

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.
Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basis formatie (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke formatie (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en project formatie (verantwoording via tijdschrijven).

Toelichting

De afname van tijdelijke formatie (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke formatie, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname project formatie  komt met name door het aflopen van SPUKs in de komende jaren.  De tijdelijke en project formatie fluctueren.

Bezetting

In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk).  

Bezettingsoverzicht met meerjarige prognose uitgaande van de arbeidsovereenkomsten, stand juni 2025, inclusief pensionering en afloop van tijdelijke contracten.
Ten opzichte van de begroting 2025 en de jaarstukken 2024, zien we geen opvallende verschillen in de bezetting. 

Programma O&O
De ambitie van de organisatie is optimaal bij te dragen aan het uitvoeren van de wettelijke taken van de provincie en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. Het organisatieplan 2023-2027 is hierin leidend voor de organisatie. 
De prioriteiten voor 2025 lopen volgens planning. Het medewerkersonderzoek staat gepland voor het 3e kwartaal van 2025.

In het kader van resultaatsturing is in de kadernota 2026 het voorstel ‘Rjochting en stabiliteit foar de organisaasje' opgenomen’. Met dit voorstel wordt invulling gegeven aan een belangrijke randvoorwaarde voor het realiseren van de bestuurlijke ambities én het sturen op het financiële kader voor de organisatie. De implementatie van dit voorstel zal de komende jaren prioriteit krijgen binnen de organisatie. Over de voorgang informeren we Provinciale Staten in deze paragraaf bedrijfsvoering.

HR beleid
De organisatie werkt gestructureerd en integraal met verschillende HR instrumenten.  We lichten hieronder een aantal van deze instrumenten toe.

Werving en Selectie
Van januari tot en met mei (peildatum 19 mei) zijn 80 vacatures opengesteld. Daarvan zijn 51 vacatures succesvol vervuld. Het merendeel van de overige vacatures bevindt zich in de interne of externe selectiefase. We merken dat onze inspanningen op het gebied van werving en selectie positieve resultaten laten zien. Door gerichte arbeidsmarktcommunicatie, zoals LinkedIn-campagnes, het gebruik van jobslots en onze ‘Werken bij Provincie Fryslân’-pagina, vergroten we onze zichtbaarheid onder potentiële kandidaten. Ook nemen we actief deel aan banenbeurzen en proberen we steeds vaker zichtbaar te zijn op (hoge)scholen en universiteiten. De samenwerking met Friese partners, zoals gemeenten en Wetterskip Fryslân, loopt door en blijkt van waarde te zijn bij het aanpakken van gezamenlijke wervingsuitdagingen. Deze activiteiten dragen bij aan het aantrekken van jong talent en het opbouwen van een netwerk van toekomstige medewerkers.
De respons op onze uitingen is positief en draagt bij aan een stabiele instroom van gekwalificeerde medewerkers. Tegelijkertijd blijven we alert en flexibel: een aantal functies blijft moeilijk in te vullen en het vervullen van vacatures blijft maatwerk en creativiteit vragen. 

Banenafspraak/participatiebanen
Op basis van de Participatiewet 2015 is afgesproken dat werkgevers die meer dan 25 fte in dienst hebben, een aantal medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt in dienst nemen (arbeidsbeperkten, geregistreerd in het doelgroepenregister). Het percentage wordt jaarlijks bepaald en dit is voor 2025 vastgesteld op 2.68%. Voor 2025 gaan we nu uit van een doelwaarde van 30,5 fta voor 2025 (1 fta is 25,5 uur per week).
Op dit moment hebben we 27.82 fta aan medewerkers geplaatst op een participatiebaan. Dat is een stijging ten opzichte van voorgaande jaren en het resultaat van een combinatie van het aanbod aan kandidaten, beschikbare plekken in de organisatie en de benodigde begeleiding. Dat is een proces dat vraagt om zorgvuldigheid om ervoor te zorgen dat plaatsingen duurzaam succesvol zijn. De inzet is om in 2025 de doelwaarde te realiseren.
Succesfactoren om de doelwaarde te halen zijn onder anderen; goede afspraken met de sociale werkvoorzieningen, gemeenten, jobcoaches en informatievoorziening naar leidinggevenden en teams. Daarnaast is er goede informatie uitwisseling binnen de verschillende provincies door middel van platform overleggen en themadagen.  

Leren en ontwikkelen
In 2025 wordt, op basis van het beleid Leren en Ontwikkelen, verder invulling gegeven aan de ontwikkeling van medewerkers (inclusief management) en teams. 
Managers gaan actief met hun leiderschapsvaardigheden aan de slag in het kader van het cultuur- en leiderschapstraject. Zij zullen deze vaardigheden inzetten in hun coachende, verbindende en inspirerende rol richting medewerkers. 
Er wordt geïnvesteerd in (digitale) ondersteuning op het gebied van Leren en Ontwikkelen, zodat dit optimaal ingezet kan worden om de doelstellingen van de Provincie te realiseren. Dit door vorm te geven aan een LMS (Learning Management System). 
In het cultuur- en leiderschapstraject zal er tevens focus liggen op teamontwikkeling. In samenhang met de strategische personeelsplanning (SPP) worden gewenste en noodzakelijke opleidingen en trainingen gericht ingezet. 

Traineeprogramma's
Al een aantal jaren wordt succesvol een traineeprogramma uitgevoerd, waarin jaarlijks gemiddeld in totaal 10 a 15 trainees instromen. Afhankelijk van de behoefte wordt er geworven op generieke trainees die binnen de organisatie in de diverse domeinen aan het werk gaan. Op dit moment zijn nog geen nieuwe trainees geworven. Het is de intentie dat in ieder geval vanaf 2026 weer op te starten en deze tijd vooral te benutten om te bepalen waar toekomstige trainees optimaal kunnen worden ingezet.

Nieuw is dat in 2023 is gestart met een traineeprogramma voor statushouders in een pilot fase. In 2025 nemen 6 trainees deel aan dit programma. De trainees gaan in 2025 aan de slag met hun tweede opdracht binnen een team waar de match is gevonden op het gebied van competenties, ontwikkeling en toekomstige ambities. In december 2025 eindigt het traineeship en kunnen de trainees solliciteren op interne of externe vacatures. De organisatie biedt zowel begeleiding bij de ontwikkeling als ondersteuning bij de uitstroom. 

We onderzoeken in 2025 de mogelijkheden om dit traineeship voort te zetten binnen de organisatie of in samenwerking met andere bedrijven of organisaties.

CAO
In april 2025 is er een onderhandelingsresultaat voor de cao provinciale sector bereikt voor de periode 1 juli 2025 – 30 juni 2026.

Ziekteverzuim

Onze wens is dat iedere medewerker binnen de provinciale organisatie zich fit en gezond voelt en met plezier de werkzaamheden verricht. Desondanks zal er helaas altijd sprake zijn van ziekteverzuim.  Wij richten ons, met inzet van het goede gesprek, op het voorkomen en minimaliseren van verzuim. Ons streefpercentage voor ziekteverzuim hebben we vastgesteld op maximaal 4,5%. 

Binnen de organisatie wordt per kwartaal een verzuimanalyse gemaakt. Tussen januari 2025 en april 2025 zien we een stijging van 5,3% naar 5,7%. De oorzaak van deze stijging is niet direct te herleiden tot bepaalde oorzaken. Het thema (ziekte)verzuim zal in de tweede helft van 2025 worden geagendeerd in alle MT’s, met als doel om te bepalen wat er mogelijk en nodig is om het streefpercentage te bereiken en vast te houden. 

In 2025 zetten we de volgende stap in de digitale transformatie van onze organisatie. Waar 2023 in het teken stond van het opbouwen van structuur en governance, en 2024 van het verstevigen van fundamenten, ligt in 2025 de focus op het realiseren van zichtbare resultaten binnen een helder afgebakende roadmap.
Het Programma Digitale Transformatie richt zich op het bouwen van een moderne, efficiënte en toekomstgerichte informatievoorziening. Digitalisering is daarbij geen doel op zich, maar een instrument om onze dienstverlening aan de mienskip te verbeteren, de organisatie wendbaarder te maken en te voldoen aan wet- en regelgeving. Onze aanpak brengt technologie, processen en mensen in samenhang, met oog voor duurzame uitvoerbaarheid en continue ontwikkeling.

Samenhang en sturing
De projecten en initiatieven binnen het programma zijn geclusterd rond vijf kernthema’s:
•    Digitaal fundament
•    Dataorganisatie
•    Datagedreven werken
•    Informatieveiligheid
•    Digitale volwassenheid

De roadmap die hierbij richting geeft, verbindt ambities aan concrete acties. Door versterkt opdrachtgeverschap, portfoliosturing en eigenaarschap brengen we samenhang aan en sturen we op resultaat.

Strategische thema’s in uitvoering
In 2025 investeren we gericht in de vernieuwing en versterking van ons digitaal fundament, zodat we beter kunnen inspelen op veranderende omstandigheden en technologische kansen. Een belangrijk speerpunt vormt de aanbesteding en realisatie van een nieuw subsidie-informatiesysteem, waarbij keten- en organisatiebrede samenwerking centraal staat.

Daarnaast brengen we het eigenaarschap en de governance rond informatiewetten op orde. Dit vormt de basis voor naleving van wetten zoals de Wmebv, Wdo en de BIO. In 2025 realiseren we onder meer impactanalyses, aanwijsbesluiten en bewustwordingsactiviteiten om tijdige implementatie mogelijk te maken.

Organisatieontwikkeling en vaardigheden
Op basis van de Digiscan-resultaten zetten we in op de ontwikkeling van digitale vaardigheden. Via leerprogramma’s en e-learnings vergroten we de digitale fitheid en informatiebewustheid van medewerkers. Ook worden trainingen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy breed uitgerold.

Verantwoord innoveren
Tot slot biedt het programma ruimte voor innovatie. Zo verkennen we de inzet van AI in ondersteunende processen, verbeteren we rapportages en dashboards, en bouwen we aan een lerende organisatie die meebeweegt met maatschappelijke en technologische ontwikkelingen.
Met deze aanpak blijven we koersvast bouwen aan een provincie die digitaal sterk, wendbaar en toekomstbestendig is. De balans tussen ambitie en realisme staat centraal, met zichtbare resultaten die bijdragen aan een betrouwbare en toegankelijke dienstverlening.

In 2025 worden de laatste stappen gezet om de provinciale organisatie energieneutraal te maken. Dit jaar richt zich op de afronding van de geplande energiebesparende maatregelen in provinciale gebouwen en het voorleggen van een besluit aan Provinciale Staten voor de ontwikkeling van eigen duurzame energiebronnen op provinciale gronden.

Afronding energiebesparing in provinciale gebouwen 
In 2025 worden isolatiemaatregelen, energiezuinige gebouw installaties en het toepassen van energiezuinige Ledverlichting en slimme schakelingen en de elektrificatie van het provinciale wagenpark voltooid.

Opslag van duurzame energie
Eind 2025 wordt de realisatie van een energieopslagsysteem in combinatie met elektrische laadpunten voltooid bij het provinciaal vaarwegensteunpunt in Uitwellingerga.

Ontwikkeling provinciale energiebronnen
Een concreet voorstel wordt voorgelegd aan Provinciale Staten (eind 2025) voor de realisatie van een zonnepark op provinciale gronden, in samenwerking met marktpartijen en de lokale gemeenschap.
Tevens ondersteunt de provincie de ontwikkeling van een bermgrasvergister door het sluiten van een leveringscontract voor provinciaal bermmaaisel aan dit duurzame initiatief. Hiermee verkrijgt de provincie het eerste recht op lokaal geproduceerd groen gas uit eigen bermgras, ter vervanging van fossiel aardgas in het monumentale deel van het Provinsjehûs.

Een ontwikkeling die niet volgens het opgesteld plan van aanpak en de verwachting is te realiseren, is de koppeling van het monumentale deel van het Provinsjehûs aan het warmtenet van Leeuwarden. Binnen het tijdsbestek van het project Energieneutrale Organisatie (2025) is dit niet meer niet haalbaar. De realisatie van de geothermiebron en de aanleg van het Leeuwarder warmtenet door externe marktpartijen hebben vertraging opgelopen, waardoor realisatie niet voor 2030 verwacht wordt. Om wel aan onze energieneutrale doelstelling te kunnen voldoen, is het noodzakelijk om als provinciale organisatie eigen duurzame warmtebronnen op provinciale gronden of gebouwen te ontwikkelen. Hiervoor is het initiatief voor de vergisting van onze eigen (bio)reststroom aan bermgras, afkomstig uit provinciale beheertaken opgezet. Dit project, uitgevoerd in samenwerking met marktpartijen op de Energiecampus Leeuwarden, zou vanaf 2026 groen gas kunnen produceren en dienen als vervanger van ons fossiele aardgasverbruik in het monumentale deel van het Provinsjehûs.
Mocht het warmtenet na 2030 alsnog gerealiseerd worden dan kan ‘ons’ groengas als aanvullende warmtebron voor het Leeuwarder warmtenet dienen.

Een andere ontwikkeling is dat we hebben besloten af te zien van de geplande plaatsing van een aantal zonnepanelen op het dak van het Provinsjehûs.  Dit besluit is zorgvuldig afgewogen, gezien de geïnventariseerde risico’s op aanzienlijke gevolgschade door bluswater bij een eventuele brand in de zonnepanelen op het dak. Als alternatief worden nu alternatieve en pragmatische energiebesparende maatregelen geïmplementeerd om de doelstelling van een energiezuinig Provinsjehûs te realiseren.

Met bovenstaande maatregelen en besluitvorming wordt de energieneutrale ambitie gerealiseerd, waardoor de provincie kan starten met de beoogde zelflevering van duurzame energie uit eigen bronnen. Dit draagt significant bij aan het reduceren van onze CO2 uitstoot en draagt direct bij aan het versterken van onze energieonafhankelijkheid.

Op basis van het in 2024 ingevoerde organisatiemodel is voor ieder team een ‘thuisbasis’ gecreëerd  in het provinciehuis. Hierdoor kunnen medewerkers elkaar gemakkelijk vinden en samenwerken. Naast een ‘thuisbasis’ is het belangrijk dat teams met elkaar samenwerken. Om dit goed te faciliteren zijn er ruimtes ingericht voor projectmatig samenwerken en om op afstand met elkaar samen te werken. Alle vergader/overlegruimtes zijn daarom voorzien van beeldschermen en camera’s om ook op afstand elkaar goed te kunnen vinden.  

De uitvoering van de verbijzonderde interne controles lopen volgens planning.

In 2025 werken we planmatig verder aan de implementatie van belangrijke informatiewetgeving die bijdraagt aan een transparante, toegankelijke en digitaal vaardige provincie.

Voor de Wet open overheid (Woo) ligt de nadruk op het versterken van de organisatiecultuur richting ‘open by design’. Dit doen we onder meer via het programma Schrijven voor openbaarheid en de verdere inrichting van werkprocessen voor actieve openbaarmaking van informatiecategorieën. Daarmee maken we structurele stappen richting een open en toegankelijke provincie Fryslân.

Op het gebied van digitale toegankelijkheid zetten we in 2025 in op het structureel beleggen van verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Tegelijkertijd richten we ons op het verbeteren en actualiseren van toegankelijkheidsverklaringen, het aanbieden van gerichte trainingen en het vergroten van het bewustzijn rondom inclusieve digitale dienstverlening. Deze inspanningen dragen bij aan naleving van de wettelijke verplichtingen onder de Wet digitale overheid (Wdo) en versterken de toegankelijkheid van onze digitale kanalen voor de Mienskip.

Daarnaast werken we aan de voorbereiding en implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo) en de Single Digital Gateway (SDG). Deze wetten hebben gemeen dat ze het digitaal zakendoen met de provincie – ook in Europese context – veiliger, toegankelijker en gebruiksvriendelijker maken. In 2025 zetten we stappen op het gebied van procesinrichting, verantwoordelijkheden, tooling en bewustwording. Dit doen we in samenhang met het bredere traject waarin we het eigenaarschap en de governance rond informatiewetten versterken.

In het eerste kwartaal van 2025 hebben we een fraudeprotocol en frauderesponsplan opgesteld. In het fraudeprotocol staat hoe we fraudepreventie binnen de provincie Fryslân hebben georganiseerd. In het frauderesponsplan staat beschreven hoe te handelen bij (een vermoeden van) fraude.
Na de zomer voeren wij de jaarlijkse fraude-risicoanalyse uit op onze risicovolle processen en beoordelen we of aanvullende beheersmaatregelen wenselijk zijn.   
Verder zijn we bezig met het ontwikkelen van risicomanagement, zodat risicomanagement meer en meer een sturingsinstrument wordt bij het realiseren van onze doelen. 

Omschrijving (toelichting)

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd. 
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per mei 2025. Het overzicht waar uw staten verantwoordelijk voor zijn is toegevoegd in bijlage V. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.

Excel-tabel