Programma 6: Bedrijfsvoering

Wat zien we?

Terug naar navigatie - Wat zien we?

De uitvoering van het organisatieontwikkeltraject (O&O) is volop in uitvoering.  Het organisatieplan, stap 1, 2023-2027 is vastgesteld. Op basis van dit plan is de adviesaanvraag voor stap 1 ingediend bij de OR en is een akkoord bereikt met de vakbonden over een Sociaal Plan.  Stap 1 gaat over de inrichting van de nieuwe hoofdstructuur van de organisatie en dat proces is nu gestart. In stap 2 wordt deze structuur verder ingericht en zal het traject starten dat zich richt op cultuur en leiderschap in de organisatie. Het organisatieontwikkeltraject moet leiden tot meer daadkracht, leiderschap en eenvoud; waarbij aandacht is voor de politiek-/ bestuurlijke context waarin wij samenwerken met en voor de 'Mienskip'.  Slimmere en heldere werkwijze en processen moeten zorgen voor het inzichtelijk krijgen en verlagen van de werkdruk.  
Deze ontwikkeling vraagt veel van de organisatie, terwijl er al grote thema's speelden en het nieuwe bestuursakkoord zal vragen om tijd en energie om een goede start te maken met de nieuwe ambities voor komende periode.

In 2022 is de kadernota het voorstel Digitaliseringstrategie aangenomen. De voorbereiding en inrichting van dit programma zijn gestart en vanaf 2023 zijn de middelen beschikbaar. 

In 2023 voeren we een wijziging van de CAO door. Op 30 maart 2023 heeft de Bestuurlijke Onderhandelingsdelegatie (BOD) namens de provinciale werkgevers met de vakbonden aanvullende afspraken gemaakt voor de Cao Provinciale Sector 2022 – 2023. Eén van de afspraken betreft een eenmalige uitkering van € 750,- bruto per medewerker. De andere afspraak is dat werknemers van de provincies van nu af aan recht hebben op een Persoonlijk Duurzaam Inzetbaarheidsbudget (PBDI) i.p.v. een Persoonlijk Ontwikkelingsbudget. Het bedrag blijft ongewijzigd: € 5000,- per werknemer voor 5 jaar.
Het budget kan worden ingezet voor de duurzame inzetbaarheidsdoelen loopbaan & arbeidsmobiliteit, leren & ontwikkelen, gezonde balans werk & privé en gezondheid & vitaliteit.

Bovenstaande ontwikkelingen komen terug in een aantal begrotingswijzigingen, het programma bedrijfsvoering en meer uitgebreid in de paragraaf bedrijfsvoering. 

Inzet beschikbare middelen programma 6 Bedrijfsvoering

Terug naar navigatie - Inzet beschikbare middelen programma 6 Bedrijfsvoering
Exploitatie- bedragen x € 1.000 Begroting incl. vastgestelde wijzigingen Voorstel Begrotingswijziging Realisatie per 1-6 Vastgelegde verplichtingen per 1-6 Saldo
Totaal lasten 92.703 -492 39.613 13.790 38.807
Totaal baten 1.627 -335 3.393 0 -2.102
Saldo van lasten en baten 91.076 -157 36.220 13.790 40.909

Uitgebreide financiële tabel

Terug naar navigatie - Uitgebreide financiële tabel
Beleidsveld - bedragen x € 1.000 Begroting incl. vastgestelde wijzigingen Voorstel Begrotingswijziging Realisatie per 1-6 Vastgelegde verplichtingen per 1-6 Saldo
Lasten
6.1 Mensen 69.029 1.070 32.268 7.636 30.196
6.2 Middelen 23.673 -1.562 7.346 6.154 8.611
Totaal lasten 92.703 -492 39.613 13.790 38.807
Baten
6.1 Mensen 1.461 -365 3.292 0 -2.196
6.2 Middelen 166 29 101 0 94
Totaal baten 1.627 -335 3.393 0 -2.102
Saldo van lasten en baten 91.076 -157 36.220 13.790 40.909

Voorstel begrotingswijzigingen

Terug naar navigatie - Voorstel begrotingswijzigingen

I 9    Capaciteit Legaliseren PAS-melders
I 10    Aanvullende afspraken CAO 2022-2023
I 11    Capaciteit Subsidies 2023
IV 13    Capaciteitsinzet Natuurpact
IV 14    Aanpassen systemen voor Omgevingswet omzetten goederen en diensten naar capaciteit
IV 15    Uitvoeringskosten subsidieregeling daken
IV 16    Omzetten exploitatiebudgetten Nij Poadium naar capaciteit
IV 17    Verlenging HR Traineeprogramma statushouders
IV 18    Digitalisering Subsidiezaken omzetten goederen en diensten naar capaciteit
IV 19    Wet open overheid omzetten goederen en diensten naar capaciteit
IV 20    Vitaliteit
V C 11   Verlenging tijdelijk budget Energieneutrale provinciale gebouwen

Beleidsveld 6.1. Mensen

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Doelstelling beleidsveld 6.1.

Terug naar navigatie - Doelstelling beleidsveld 6.1.
  1. We willen dat medewerkers optimaal bijdragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur.
  2. We willen dat de verschillende ‘HR thema’s’, zoals leiderschap, leren en ontwikkelen en goed werkgeverschap, integraal en gestructureerd onderdeel uitmaken van de cultuur, processen en structuren binnen de organisatie.

De resultaten worden nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

We doen pro actief aan arbeidsmarktcommunicatie, gericht op de provincie als aantrekkelijke werkgever

Beleid

G

Beleid (toelichting)

Het afgelopen jaar is de provincie Fryslân gestart met een aantal acties gericht op arbeidsmarktcommunicatie. Er is een nieuwe 'werken-bij-pagina' gelanceerd en een succesvolle arbeidsmarktcampagne gestart. Deze initiatieven waren gericht op het aantrekken van nieuwe medewerkers en het tonen van de aantrekkelijkheid van de provincie Fryslân als werkgever. De reacties op de nieuwe werken-bij-pagina en de campagne zijn zeer positief en dit heeft geleid tot een aanzienlijke toename in het aantal sollicitaties. Door middel van voortdurende monitoring en evaluatie zullen er verdere verbeteringen worden aangebracht om de wervingsinspanningen te optimaliseren en de aantrekkelijkheid als werkgever verder te vergroten.

Tijd

G

Geld

G

We doorlopen een organisatie ontwikkeltraject, dat leidt tot een integrale en gestructureerde aanpak van HR thema’s.

Beleid

G

Beleid (toelichting)

We lichten het programma O&O toe in de paragraaf bedrijfsvoering.

Tijd

G

Geld

G

We geven invulling aan ‘resultaat 60’ uit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’ over gedeeld werkgeverschap / shared services.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We geven invulling aan inclusiviteit en diversiteit

Beleid

G

Beleid (toelichting)

Traineeship statushouders
Op basis van de motie 'Traineeship statushouders' zijn in de begroting 2023 en 2024 middelen opgenomen voor de uitvoering van dit traineeship. Hiervoor is een plan van aanpak opgesteld dat is gedeeld met Provinciale Staten. In 2023 zullen de eerste statushouders instromen.

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Traineeship statushouders
De uitvoering van het traineeship ligt op schema. In deze berap wordt voorgesteld de looptijd te verlengen naar 2025, vanwege de looptijd van twee jaar.

Participatiebanen
In de begroting 2023 zijn we uitgegaan van 28 fta (1 fta is 25,5  uur) op basis van de Banenafspraak. Over 2022 hebben we 23,6 fta gerealiseerd.  Het is in  2023 gelukt een stijging te realiseren, onder andere door het plaatsen van medewerkers bij de buitendienst.  De huidige stand is daardoor 27,25 fta. 
Bij de jaarstukken hebben we onder andere toegelicht dat er wetgeving in voorbereiding is waarmee de provincie ook de medewerkers mag meenemen die via een dienstverleningscontract voor de provincie werken. In die situatie zouden we voldoen aan onze ambitie uit de begroting.  Met ingang van 2023 hebben we echter te maken met een stijging van het 'quotum' in de Banenafspraak en zien we een lichte stijging van het aantal medewerkers met een provinciaal dienstverband. We verwachten over 2023 uit te komen op een te realiseren aantal van ongeveer 30 fta.

Geld

R

Geld (toelichting)

Het voorstel wordt gedaan om een deel van de beschikbare middelen voor het traineeship Statushouders door te schuiven naar 2025.

We voeren programma’s uit gericht op leiderschap (MD, management development) en Leren en Ontwikkelen, met specifieke aandacht voor (persoonlijk) leiderschap, resultaatgerichtheid en politiek bestuurlijke sensitiviteit.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We zorgen ervoor dat de inzet van personeel, vast, tijdelijk en inhuur, in balans zijn en blijven binnen het beschikbare capaciteitsbudget.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We zorgen ervoor dat elk team beschikt over een teamplan SPP, als afgeleide van de organisatie brede notitie SPP, dat is inzicht heeft in de beschikbare en benodigde kwaliteit en kwantiteit van het team.

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Strategische personeelsplanning (SPP) is een doorlopend proces. Er is in 2023 sprake van enige vertraging, omdat er een integratie zal zijn met het organisatieontwikkeltraject (O&O) en de aanpassing van de organisatiestructuur. Onderdeel van het programma O&O is het borgen van SPP in de P&C cyclus van de organisatie. 

Geld

G

We sturen actief op het zo laag mogelijk houden van het ziekteverzuim.

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

zie toelichting bij de resultaat-indicatoren.

Geld

G

Resultaat indicatoren

Terug naar navigatie - Resultaat indicatoren
Ambitie Indicator Doelwaarde 2023 Prognose 2023
Organisatie ontwikkeling Geactualiseerd organisatieplan Plan is vastgesteld  
Leiderschap en Leren en ontwikkelen MD programma en cursussen/workshops op het gebied van (persoonlijk) leiderschap, resultaatgerichtheid en politiek bestuurlijke sensitiviteit. Alle leidinggevenden hebben deelgenomen aan MD programma (management development).  
SPP Uitgewerkt SPP Alle teams beschikken over teamplan SPP  
Inclusiviteit en diversiteit Traineeprogramma – regulier
Traineeprogramma - statushouders		 10 trainees 
6 trainees		  
Aantal wettelijke verplichte participatiebanen (in fta) 28  
Resultaat 60 Aantal projecten opgestart in het kader van gedeeld werkgeverschap / shared services 2  
Ziekteverzuim Ziekteverzuim Lager dan 4,5%  
Terug naar navigatie - Toelichting

Toelichting
Het resultaat over SPP loopt vertraging op en dit is toegelicht bij de resultaten.

Het aantal gerealiseerde wettelijke verplichte participatiebanen is gestegen, maar dat geldt ook voor het aantal dat we in 2023 moeten realiseren. Dit is toegelicht bij de resultaten. 

Het cijfer over de maand mei was 5,4% en komt nagenoeg overeen met het verzuimcijfer van mei 2022. Gelet op de eerste maanden van dit jaar en de meldingsfrequentie zien we een dalende lijn . 
Het 12 maandsvoortschrijdend ziekteverzuim tot en met mei 2023 komt hiermee op 5,9%. Dat ligt boven onze doelstelling van 4,5% voor 2023. Oorzaak ligt ondermeer in de landelijke en dus ook bij onze medewerkers voorkomend verzuim als gevolg van griep- en corona golven. Het terugdringen van het verzuim is een gezamenlijke inspanning van medewerkers en management, daarbij ondersteund door adviezen van onze bedrijfsarts. 

 

 

 

Beleidsveld 6.2. Middelen en digitalisering

Wat willen we bereiken?

Terug naar navigatie - Wat willen we bereiken?

Doelstelling beleidsveld 6.2.

Terug naar navigatie - Doelstelling beleidsveld 6.2.
  1. We willen met digitalisering, data en/of innovatie publieke waarde leveren
  2. We willen de randvoorwaarden creëren voor stabiele, duurzame en toekomstgerichte informatievoorziening 
  3. We willen een sober en doelmatig ingericht provinciehuis dat ontmoeting en samenwerking, met onze partners, en het ‘plaats-onafhankelijk’ werken faciliteert.
  4. We willen een ‘Energie-neutrale’ organisatie zijn. 

Er wordt een nulmeting uitgevoerd om de digitale vaardigheid van collega’s te meten.

Beleid

O

Beleid (toelichting)

Onderdeel van het organisatieontwikkeltraject dat momenteel loopt is te bepalen welke digitale vaardigheden per organisatieonderdeel en per proces / team nodig zijn. Daarnaast moet voor onze provincie worden bepaald welke focus we willen aanbrengen in de nulmeting. Op basis van de inventarisatie en het besluit kan de nulmeting worden voorbereid en kunnen we deze projectmatig aanpakken met bijbehorende planning. Verwachting is dat dit in Q1 2024 kan worden uitgevoerd.

Tijd

O

Tijd (toelichting)

zie toelichting hierboven

Geld

G

We geven verdere uitvoering aan de geplande energiebesparende maatregelen voor het Provinsjehûs en de provinciale steunpunten.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

O

Geld (toelichting)

Er is een begrotingswijziging ingediend: V C 12 Verlenging tijdelijk budget Energieneutrale provinciale gebouwen. 

We implementeren versneld een nieuwe vorm van duurzame en lokale inkoop van energie. Dit doen we gezamenlijk met Friese gemeenten in OVEF-verband.

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We starten met de uitvoering van de digitaliseringsstrategie. Hiervoor wordt het programma Digitale Transformatie ingericht.*)

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We voeren stapsgewijs een herinrichting van het provinciehuis door, gericht op ontmoeten, samenwerken en ‘plaats-onafhankelijk’ werken

Beleid

G

Tijd

O

Tijd (toelichting)

In 2022 zijn twee pilots gestart. Op dit moment is een werkvleugel volgens het brûs, rûs en rêst concept ingericht om te laten zien hoe je activiteitgerelateerd kunt werken en welke voordelen dit biedt. Binnen de dienst zijn meerdere afdelingen al volgens dit concept gaan werken. 
Zodra in het organisatieontwikkeltraject duidelijk wordt hoe de inrichting van de nieuwe organisatie vorm krijgt, kunnen we dit vertalen naar de verdere inrichting van het provinciehuis, waarbij we gebruik kunnen maken van de ervaringen die we opdoen met de pilots. 

Geld

G

We werken een plan uit met concrete (investerings-)voorstellen voor het opwekken van duurzame energie zoals zonne-energie op eigen gronden en lokale productie van groen gas.

Beleid

O

Beleid (toelichting)

De zoektocht naar concrete mogelijkheden voor zonne-parken op eigen provinciale gronden loopt tegen een aantal beperkingen aan. We ervaren dat in het omgevingsproces verschillend wordt gekeken naar de prioriteit van duurzame energie opwekking ten opzichte van andere belangen, zoals bijvoorbeeld agrarische en/of natuurbestemmingen. Hierdoor blijven er weinig provinciale grondposities over die mogelijkheden bieden om duurzame energie opwekking te realiseren waarbij alle belangen kunnen worden geïntegreerd. Om succes te bereiken vereist dit een zorgvuldig omgevingsproces en inbreng in de gemeentelijke omgevingstafels. Dit vraagt veel tijd en afstemming en geeft geen garantie voor overeenstemming.

Tijd

O

Tijd (toelichting)

Om succesvol tot concrete ontwikkellocaties voor zonne-energie op provinciale gronden te komen is een zorgvuldig gebiedsproces en inbreng in de gemeentelijke omgevingstafels vereist. Dit vraagt veel tijd en afstemming en geeft geen garantie voor overeenstemming. De conclusie is dat binnen de huidige aanpak de realisatie van de beoogde 10MW (scenario energieneutraal) aan zonne-energie op provinciale gronden waarschijnlijk niet voor 2025 te realiseren is.

Geld

O

Geld (toelichting)

In de benodigde financiële middelen voor realisatie van zonne-installaties op provinciale gronden is niet voorzien. Het investering/financieringsvoorstel dient als integraal onderdeel van het PS voorstel voor zonne-energie op eigen provinciale gronden aangeleverd te worden.

We zorgen er met behulp van ‘projectportfolio management’ voor dat de schaarse capaciteit en middelen worden ingezet op de projecten die naar verwachting de meeste impact hebben op organisatiedoelstellingen

Beleid

G

Tijd

G

Geld

G

We zorgen ervoor dat alle vergaderruimtes worden voorzien van hybride vergaderfaciliteiten

Beleid

G

Tijd

G

Tijd (toelichting)

Net als bij herinrichting van het provinciehuis doen we dit stapsgewijs. De uitkomst van het organisatieontwikkeltraject en de indeling van de nieuwe organisatiestructuur zullen we gebruiken om te beoordelen waar de hybride vergaderfaciliteiten gerealiseerd moeten worden. Vooruitlopend op de uitkomsten zijn er al extra bel/teamhuisjes besteld vanwege het grote gebruik hiervan.   

Geld

G

Resultaat indicatoren

Terug naar navigatie - Resultaat indicatoren
Onderwerp Indicator Doelwaarde 2023 Prognose 2023
Herinrichting provinciehuis / werken na corona Ruimtes voor ontmoeting, samenwerking en hybride / plaats-onafhankelijk werken in het provinciehuis. Aantal ruimtes met genoemde voorzieningen is toegenomen.  
Energie neutrale organisatie Gerealiseerde energie besparende en opwekkende maatregelen, conform implementatieplan Energie-neutrale organisatie 2025 Energiebesparing en opwekking zijn toegenomen, conform implementatieplan.