Paragraaf 2. Bedrijfsvoering

De samenleving is in ontwikkeling en vraagt om een andere houding van de overheid; minder sturend en meer faciliterend. Zowel voor het bestuur als voor de organisatie is het voor de komende jaren de uitdaging mee te bewegen met deze ontwikkelingen en de kansen die er voor de provincie liggen (externe initiatieven zoals Natuur mei de mienskip, Holwerd aan Zee, de IJsselmeerkust, het Interbestuurlijk Programma, de Regiodeals etc). Dit gebeurt in een context van een provinciale begroting die afneemt. Het organisatieplan ‘kansen gripe troch romte te bieden’ geeft richting aan deze uitdagingen. In 2023 zullen wij dit organisatieplan herijken en richten op de komende bestuursperiode.

In het programma bedrijfsvoering staan onze ambities, doelen en resultaten op het gebed van de bedrijfsvoering. In deze paragraaf lichten we de volgende onderdelen nader toe:

• De inzet van personeel, de ontwikkeling van het capaciteitsbudget, inclusief bezetting (vast en tijdelijk personeel) en inhuur
• Het programma O&O en de uitvoering van het HR-beleid (human resources)
• Het programma digitaliseringstrategie
• De herinrichting van het provinciehuis en het hybride werken
• De Energie-neutrale organisatie.
• De rechtmatige organisatie

Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten  wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten.
In de volgende paragraaf gaan we nader in op de inzet van personeel, het capaciteitsbudget.

Capaciteitsbudget

Onderstaand is het verloop van het capaciteitsbudget in de begroting ten opzichte van de jaarstukken 2022 weergegeven. Dit totaal sluit aan op het subtotaal capaciteitsbudget waarbij géén rekening is gehouden met dekking vanuit tijdschrijven dan wel bijdragen van derden. In het overzicht is aangegeven of de uitbreiding van capaciteit wordt gedekt uit bijdragen derden of uit middelen van de provincie zelf. Tevens is aangegeven onder welk mandaat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

In het overzicht is voor 2023 zichtbaar dat de aanvullende afspraken (éénmalige uitkering van € 750,-) voor de CAO 2022-2023 leidt tot een ophoging van het capaciteitsbudget ten laste van het begrotingssaldo met € 0,7 mln. Daarnaast is onder GS-mandaat het capaciteitsbudget opgehoogd voor bijdragen van derden voor personele inzet en door inzet op projecten.

Ontwikkeling capaciteitsbudget meerjarig

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven). 

Toelichting

De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe projecten zoals bijvoorbeeld het NPLG / FPLG, de Sluis Kornwerderzand en mogelijk de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren.  Het capaciteitsbudget neemt toe als er nieuwe middelen beschikbaar worden gesteld voor  tijdelijke en projectcapaciteit door derden of door Provinciale Staten zelf. Het capaciteitsbudget neemt af als structurele taken worden beëindigd of tijdelijke projecten worden afgerond. 

Bezetting

Programma O&O

De ambitie van de organisatie is optimaal bij te dragen aan de realisatie van maatschappelijke opgaven en de realisatie van de ambities van het provinciaal bestuur. Binnen de organisatie zijn forse stappen gezet in de transitie om meer wendbaar en in samenwerking met met onze partners te werken aan de opgaven die er zijn. 

Hiervoor is in 2022 een programma O&O opgestart. In een participatief en interactief proces met de organisatie zijn daarin de keuzes gemaakt die zorgen dat de organisatie zichzelf kan doorontwikkelen en klaar is voor de nieuwe bestuursperiode. Deze keuzes betreffen structuur, cultuur, processen en systemen en zijn ingegeven door de vragen vanuit het bestuur, onze partners en externe ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. 

Begin 2023 is het organisatieplan, stap 1, 2023-2027 is vastgesteld. Op basis van dit plan is de adviesaanvraag voor stap 1 ingediend bij de OR en is een akkoord bereikt met de vakbonden over een Sociaal Plan.  Stap 1 gaat over de inrichting van de nieuwe hoofdstructuur van de organisatie. In mei is gestart met de het proces om de functies van directeuren, domeinmanagers en stafhoofden in te vullen. 
 In stap 2 van het organisatieontwikkeltraject wordt deze structuur verder ingericht en zal het traject starten dat zich richt op cultuur en leiderschap in de organisatie.

Het organisatieontwikkeltraject moet leiden tot meer daadkracht, leiderschap en eenvoud; waarbij aandacht is voor de politiek-/ bestuurlijke context waarin wij samenwerken met en voor de 'Mienskip'.  Slimmere en heldere werkwijze en processen moeten zorgen voor het inzichtelijk krijgen en verlagen van de werkdruk.  

Deze ontwikkeling vraagt veel van de organisatie, terwijl er al grote thema's speelden en het nieuwe bestuursakkoord zal vragen om tijd en energie om een goede start te maken met de nieuwe ambities voor komende periode.

Strategische personeelsplanning (SPP)

Op basis van de notities ZBB, Cebeon en SPP (PS juni 2022), is vanuit de afdeling HR een cyclisch SPP proces gestart volgens een 5-stappenmodel, ontwikkeld door Moon HRM. De eerste resultaten zijn zichtbaar, waarbij inzichtelijk is geworden dat SPP overal in de organisatie een thema, maar dat het ene organisatie onderdeel verder is dan het andere. Daarnaast is er een organisatie-ontwikkelingsproces gaande, waarbij de organisatie opnieuw zal worden ingedeeld. De te benoemen kwartiermakers/leidinggevenden zullen de opdracht krijgen SPP prominent te organiseren. 

In navolging van de positieve besluitvorming door GS/PS inzake de Digitalisering Strategie voor onze organisatie is er begin 2023 gestart met de inrichting van de programma structuur voor het programma Digitale Transformatie. Deze structuur zal de gedurende de looptijd van het programma de integrale sturing en het bereiken van de strategische doelen in brede samenhang gaan faciliteren.

Voor de realisatie van het programma is er een tijdelijke inzet van externe expertise voorzien om de noodzakelijke kennis op te bouwen en daar waar nodig te versnellen. De vraag naar deze specifieke kennis is in de huidige markt enorm, maar door succesvolle werving is de formatie voor de initiële fase nagenoeg op sterkte.

Met de daadwerkelijke start van het programma Digitale Transformatie wordt ook de eerste transitie voor de informatievoorzieningsketen zichtbaar. Waar in de afgelopen jaren de focus met name op stabiliteit en continuïteit heeft gelegen, is er nu een omslag waarbij de aandacht meer specifiek gericht is op het kunnen leveren van een moderne, duurzame ondersteuning aan de organisatie.

In de wetenschap dat digitalisering, data, innovatie en Informatievoorziening in de volgende jaren sterk in belang zouden toenemen, heeft de Informatievoorzieningsketen (IV-keten) zich de afgelopen jaren getransformeerd tot een professionele organisatie die de opgaven en afdelingen goed kan bedienen bij het realiseren van de digitaliseringsambities. 

In de begroting 2023 is het voorstel Digitalisering-strategie voor een bedrag van € 10,4 mln euro opgenomen voor de periode 2023 tot en met 2026. Dit bedrag is verwerkt in de begroting onder de noemer Programma Digitale Transformatie. Het programma Digitale Transformatie kent globaal de volgende twee hoofddoelstellingen , gedurende de looptijd van het programma zullen daar waar nodig de subdoelstellingen en deelresultaten nader worden uitgewerkt.

Doelstelling 1:
Met digitalisering, data en/of innovatie direct en indirect leveren van publieke waarde door:
• Impuls geven aan maatschappelijke vraagstukken en met digitale ondersteuning/oplossingen opgaven helpen realiseren
• Realiseren van adaptieve beleidsontwikkeling, beter beleid, advies, besluitvorming door 
Data gedreven werken. Excellente informatiepositie (provincie als dé informatieautoriteit als het gaat om geïntegreerde ruimtelijk-economische informatie)
• Versterken van vertrouwen in provincie en deze zien als intelligente, betrouwbare, 
laagdrempelige partij; voldoen aan wetgeving die opkomt voor de rechten van burgers, 
democratisering van technologie, verbeteren dienstverlening (mienskip op 1), burgerparticipatie, vergroten betrokkenheid burgers
• Realiseren van efficiënte bedrijfsvoering, door uitvoerende taken slimmer, beter en goedkoper uitvoeren

Doelstelling 2:
De randvoorwaarden creëren voor stabiele, duurzame en toekomstgerichte informatievoorziening:
• Verhogen vakmanschap ambtenaar en organisatie - hogere digitale volwassenheid ambtenaar, vergroten adaptief en wendbaar vermogen: kunnen anticiperen op effecten digitalisering, leveren tools
• Digitalisering in het hart van organisatiebeleid – aanjagen digitale transformatie; Digitalisering, data, innovatie, informatie structureel opgenomen in afdelings- en opgaven-jaarplannen; faciliteren strategische besluitvorming
• Wendbare IT- en data-huishouding – basis op orde; professionele, volwassen inrichting van de IVketen; datadienst; archivistiek en security
• Innovatie als vakgebied verankerd in organisatie – opschalen innovatie naar publieke waarde, innovatie verdient zichzelf terug; innovatief denken in DNA van de organisatie; gestructureerd en ondersteund innovatieproces
• Netwerk-samenwerking - werken als 1 overheid, aangaan samenwerkingsverbanden 
(samenwerkingspartners binnen overheid, onderwijs en bedrijfsleven)

Kosten programma Digitale Transformatie

In het programma bedrijfsvoering is voor het programma Digitale Transformatie nu een bedrag opgenomen van in totaal € 10,4 mln over de periode 2023 tot en met 2026, met een bedrag van € 2,6 mln 
per jaar. Dit is terug te vinden in het beleidsveld 6.2 Middelen en Digitalisering. In 2023 is dit bedrag gesplitst, waardoor een bedrag van € 1,3 mln beschikbaar is voor capaciteit, te vinden in beleidsveld 6.1 
Begin 2023 is de programmabegroting gereed voor de jaren 2023 tot en met 2026, verdeeld over de verschillende onderdelen van het programma*). Dit zal worden verwerkt in de 1e berap 2023, zodat de voortgang van de het programma kan worden gemonitord en als nodig bijgesteld.

*) in het programma is nog geen rekening gehouden met mogelijke extra beheer- en exploitatiekosten. Dit kan pas op het moment dat er keuzes worden gemaakt voor bijvoorbeeld nieuwe systemen

De twee pilots die in 2022 zijn gestart vormen de basis om verder te kijken naar de stapsgewijze herinrichting van het provinciehuis.  Het organisatieontwikkeltraject zal hier invloed op hebben. Op het moment dat duidelijk is hoe de nieuwe organisatiestructuur wordt ingericht, wordt duidelijk wat dit betekent voor de behoefte aan ruimtes en voorzieningen in het provinciehuis. Dat zal een combinatie worden van werken in het provinciehuis, thuis en hybride en in verschillende vormen, van samenwerken in projecten tot concentratiewerk. Het concept van Brûs, Rûs, Rêst, waar de pilots nu op zijn gebaseerd, sluit hier goed op aan.

Ondertussen wordt in een aantal vergaderrruimtes al het meubilair vervangen en zijn vooruitlopend op de uitkomsten van de pilots en het O&O traject al extra bel/'Teams'huisjes besteld vanwege het grote gebruik hiervan.  

De provinciale organisatie heeft als ambitie energieneutraal te zijn en daarom wordt ingezet op energiebesparing en de duurzame opwekking van hernieuwbare energie.

Voortgang uitvoering 

Energiebesparende maatregelen zoals het vervangen van de verlichting op het Provinsjehûs door energiezuinige LED verlichting en de voorbereidingen voor een vergunning en aanschaf van isolerende beglazing voor het monumentale deel van het Provinsjehûs staan gepland voor 2023 en 2024.

Concrete stappen worden er momenteel gemaakt voor het in 2025 kunnen produceren van fossielvrij biogas door middel van een innovatieve mono-grasvergistingsinstallatie op de energiecampus Leeuwarden. Hierbij is het bermmaaisel vrijkomend uit beheerwerkzaamheden langs provinciale wegen de grondstof voor de productie van dit groengas. Hiermee hebben we een duurzame en lokaal beschikbare vervanger voor ons fossiele aardgasverbruik.

Voor wat betreft de opdracht om duurzame elektriciteit middels zonnepanelen op eigen gronden te ontwikkelen voorzien we dat we de planning van 2025 waarschijnlijk niet gaan halen. Uitgaande van het huidige ruimtelijk beleid en het daarbij zorgvuldig moeten doorlopen van de omgevingsprocessen is de realisatie van de beoogde 10 MW (scenario energieneutraal) aan zonne-energie op provinciale gronden waarschijnlijk niet voor 2025 te realiseren. Tenzij we kiezen voor een alternatief (aankoop zonnepark in ontwikkeling deels op eigen gronden) welke iets afwijkt van de oorspronkelijke PS opdracht maar in de uitvoering simpeler te realiseren is en waarmee we mogelijk zelfs kunnen versnellen in het behalen van onze doelstelling.

Naast de energieneutrale doelstelling voor de eigen organisatie heeft de Provincie Fryslân zich ook gecommitteerd aan een Europese CO2-reductiedoelstelling (49% reductie in 2030). Verwachting is dat het project energieneutrale organisatie een zeer concrete bijdrage in CO2-reductie gaat opleveren voor wat betreft de Friese provinciale organisatie.

Met ingang van 1 januari 2023 is de wijziging van de Provinciewet met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording in werking getreden. De externe accountant geeft vanaf het boekjaar 2023 geen oordeel meer over de rechtmatigheid. Het college was en blijft ook vanaf 2023 verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de organisatie, maar is nu zelf verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording vormt een onderdeel van de jaarstukken, waardoor de accountant deze controleert op getrouwheid. Met de controle op de getrouwheid zijn voor PS waarborgen ingebouwd dat het college niet zomaar de verantwoording kan opstellen en afgeven.

De verdere uitwerking van de rechtmatigheidsverantwoording zal geschieden door wijziging van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voor gemeenten en provincies zijn inmiddels voorbereidingen getroffen door de commissie BBV en de commissie BADO. Beoogd is dat de wijzigingen in het BBV en het BADO in de loop van 2023 worden vastgesteld, voor de aanvang van de voorbereiding van de jaarrekening 2023.

Ter voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording door het voltallige college is een pilot uitgevoerd over het verslagjaar 2022. In de auditcommissie van juni wordt de pilot in aanwezigheid van de accountant besproken. De gewenste inhoud van de verantwoording over het boekjaar 2023 zal dan worden afgestemd met de auditcommissieleden. 

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd. 
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per 6 juni 2023. Het overzicht waar u verantwoordelijk voor bent is toegevoegd in bijlage V. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.

Bron		Openstaand 09/08/2022	Nieuw	Tussentijds afgehandeld door directie	Voorstel afgehandeld berap 2023	Openstaand 06/06/2023
Noordelijke Rekenkamer	PS	17				17
Accountant	PS	5			2	3
Totaal		22	0	0	2	20