Paragraaf 2 Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling is een doorlopend proces om steeds mee te bewegen op de ontwikkelingen in Fryslân en daar als provincie van toegevoegde waarde te zijn. Hiervoor is een kwalitatief en kwantitatief goede personele bezetting nodig. Een bezetting waarmee we in staat zijn om nu en in de toekomst de provinciale opgave te realiseren, binnen de daarvoor beschikbare budgetten. We kijken naar deze bezetting vanuit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’, de bestuurlijke ambities en onze wettelijke taken. 

Hieronder wordt inzicht gegeven in:
- het totale bedrijfsvoeringsbudget en bijdrage vanuit projecten en derden
- het capaciteitsbudget
- meerjarig bezettingsoverzicht personeel
- flexibele schil

Inzet beschikbare middelen – bedrijfsvoering

 

Inzet beschikbare middelen
Exploitatie	Begroting incl. vastgestelde wijzigingen	Voorstel Begrotingswijzigingen	Realisatie per 1-9	Vastgelegde verplichtingen per 1-9	Saldo
Bedragen x € 1.000,-
Uitgaven
Capaciteitsbudget
- salarissen	69.224	1.640	45.626	0	25.238
- inhuur	10.960	1.741	6.589	6.169	-58
Subtotaal capaciteitsbudget	80.184	3.381	52.215	6.169	25.180
Overige personeelskosten	2.559	0	2.072	446	42
Kosten automatisering	6.521	278	4.495	2.525	-222
Kosten huisvesting	7.405	0	4.136	1.564	1.704
Overig	6.738	-1.196	2.342	989	2.212
Totaal bedrijfsvoeringskosten (A)	103.407	2.462	65.260	11.693	28.915
Dekking
Dekking capaciteit	18.499	100	9.373	0	9.226
Bijdrage van derden	1.004	0	706	0	298
Totaal dekking (B)	19.503	100	10.079	0	9.524
Saldo van lasten en baten (A-B)	83.904	2.362	55.181	11.693	19.391

Het bedrijfsvoeringsbudget is opgebouwd uit personele en materiële kosten. Een deel van deze kosten wordt gedekt door bijdragen van derden en vanuit tijdschrijven op met name projecten.

In 2022 geven we verder invulling aan dit resultaat door middel van de strategische personeelsplanning, wat als onderwerp behandeld is in Provinciale Staten (notitie SPP, juni 2022). In de 2e berap 2021 hebben we een overschrijding gemeld van het capaciteitsbudget, inclusief een aantal maatregelen om dit in de toekomst te voorkomen. 
Voor 2022 zien we dat we net als in 2021 weer te maken hebben met een significante tariefstijging op de inhuur.  Vanwege de krapte op de arbeidsmarkt is de organisatie gedwongen op een aantal plekken personeel in te huren, zoals hydrologen, ecologen, technisch tekenaars etc. De kosten hiervoor kunnen 40% hoger liggen dan bij personeel in provinciale dienst. Daarnaast speelt de langdurige hoge inflatie met stijgende inhuurtarieven als gevolg. De afgelopen periode is na het signaal dat de inhuurtarieven sterk gestegen zijn en dat niet in te vullen vacatures met inhuur werden ingevuld extra aandacht besteed aan het verloop van de inhuurkosten. De maatregelen die getroffen zijn betreft het later invullen van vacatures, het langer zoeken naar invulling zonder inhuur en prioriteren van opdrachten. Dit heeft echter ook geresulteerd in minder dekking vanuit projecten voor ondersteunende diensten, waardoor de personele capaciteit verder onder druk komt te staan. 
De kosten voor inhuur zijn hierdoor hoger dan begroot. Voorgesteld wordt hiervoor het capaciteitsbudget te verhogen met € 1,5 mln.

Daarnaast is het Onderhandelingsakkoord voor de CAO bekend. GS hebben hier in haar vergadering van 31 augustus mee ingestemd. Er was in de begroting rekening gehouden met een stijging van de CAO, maar niet in de omvang waar nu een akkoord op is gesloten. Voorgesteld wordt om het incidentele effect te compenseren door verhoging van het capaciteitsbudget (op basis van bezetting) met  € 1,64 mln.
Samengevat  wordt voor 2022 een extra capaciteitsbudget gevraagd van € 3,1 mln. voor deze niet gebudgetteerde extra lasten. 

De CAO leidt ook tot extra structurele lasten. Bij de septembercirculaire komen we terug op de vraag of en in welke mate deze extra lasten zouden moeten worden verdisconteerd in een ophoging van het capaciteitsbudget. Op basis van de septembercirculaire brengen wij de ontwikkeling van het provinciefonds in beeld en de gevolgen daarvan op het begrotingssaldo. Hierbij maken we inzichtelijk of en in welke mate er ruimte is voor compensatie. Dit vanuit het vertrekpunt dat de afspraak er van uit het Bestuursakkoord ligt om een structureel saldo  te realiseren van € 5 mln. Dit saldo komt na de 2e bestuursrapportage lager uit vanwege de afgesproken indexeringen voor het Openbaar Vervoer  en de Grond- Weg- en Waterbouw.

In onderstaande tabel zijn de mutaties op het capaciteitsbudget ten opzichte van de begroting weergegeven.  Tevens zijn onder GS-mandaat wijzigingen doorgevoerd als gevolg van herijkte (project)planningen en mutaties in bijdragen van derden. 

(bedragen x € 1.000)		Budget	Dekking	2022	2023	2024	2025	2026
begroting 2023				79.185	77.273	67.851	59.096	57.699
Wijzigingen onder GS mandaat	Overheveling budget werkervaringsplaatsen	Basis	Provincie	0	241	241	241	241
Wijzigingen onder GS mandaat	Capaciteit uit voorziening grondwaterplan	Tijdelijk	Provincie	-60	163	163	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Bijdrage Fryslan Hurde Wyn capaciteit	Tijdelijk	Provincie	20	4	0	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Capaciteit SPUK Laadinfrastructuur	Tijdelijk	Derden	157	0	0	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Capaciteit uit bijdragen derden	Tijdelijk	Derden	226	140	0	0	0
Wijzigingen onder PS mandaat	Aanvraag budget voor cao en hogere inhuur(tarieven)	Tijdelijk	Provincie	3.140	0	0	0	0
Wijzigingen onder PS mandaat	Mutaties inzet capaciteit voor legaliseren PAS-melders	Tijdelijk	Provincie	-158	-127	142	142	0
Wijzigingen onder PS mandaat	Mutatie inzet capaciteit voor onderwerp 'Bodem'	Tijdelijk	Provincie	-85	85	0	0	0
Wijzigingen onder PS mandaat	Capaciteit burgerparticipatie Windpark Fryslân	Tijdelijk	Provincie	50	0	0	0	0
Wijzigingen onder PS mandaat	Capaciteit uit budget ERTMS	Tijdelijk	Provincie	111	0	0	0	0
Wijzigingen onder PS mandaat	Capaciteit uit busconsessie	Tijdelijk	Provincie	250	0	0	0	0
Wijzigingen onder PS mandaat	Capaciteit uit groot onderhoud oevers	Tijdelijk	Provincie	71	0	0	0	0
Wijzigingen onder PS mandaat	Capacitiet t.b.v. veenweideprogramma 2023	Tijdelijk	Provincie	0	715	0	0	0
Wijzigingen n.a.v. PS besluit kadernota	Capaciteit voor aanvalsplan grutto uit R. NP 2023-2030	Tijdelijk	Provincie	0	138	138	138	138
Wijzigingen onder GS mandaat	Projectcapaciteit infrastructuur	Project	Provincie	650	0	0	0	0
Wijzigingen onder GS mandaat	Capaciteit uit bijdragen derden	Project	Derden	5	46	46	46	46
2e berap 2022				83.564	78.678	68.581	59.662	58.123

Het capaciteitsbudget is meerjarig opgebouwd in de ruimte voor salarissen (vast en tijdelijk personeel) en inhuur. Een deel van dit budget is structureel. Het tijdelijke deel bestaat deels uit middelen die wij ontvangen van derden voor bijvoorbeeld de uitvoering van taken en projecten en deels uit middelen die Provinciale Staten beschikbaar stellen. Dit maakt dat het capaciteitsbudget flexibel is en fluctueert.

Dit leidt tot het volgende overzicht van het capaciteitsbudget waarin op hoofdlijnen zichtbaar wordt hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (verantwoording via tijdschrijven). 

De afname van tijdelijke capaciteit (rode balk in bovenstaand overzicht) komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het vigerende bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit, beschikbaar gesteld door Provinciale Staten). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten en het Programma Natuur. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met te verwachten additionele capaciteit die samenhangt met nieuwe projecten zoals bijvoorbeeld de Sluis Kornwerderzand en mogelijk de Lelylijn. De tijdelijke en projectcapaciteit fluctueren. Het capaciteitsbudget neemt toe als er nieuwe middelen beschikbaar worden gesteld voor tijdelijke en projectcapaciteit door derden of door Provinciale Staten zelf. Eerder in deze paragraaf hebben we al toegelicht dat er een herijking plaatsvindt van de SPP, mede gebaseerd op de trajecten ZBB en Benchmark Provincies. Deze notities zijn in juni 2022 behandeld door Provinciale Staten.  De  situatie tot 2022 is dat een deel van de uitkomst basiscapaciteit wordt gefinancierd uit bijdragen van derden voor grote infraprojecten. Zowel door het bureau Cebeon (benchmark provincies) als SeederdeBoer (SPP) is, in het kader van het onderzoek naar Provinciale taken, keuzes en consequenties (PS 29 juni 2022), geconstateerd dat dit niet wenselijk is. Nog in 2022 wordt een voorstel aan PS worden aangeboden om de basiscapaciteit gefaseerd op gewenste niveau te brengen.

In onderstaand overzicht staat de ontwikkeling van het aantal fte met een provinciaal dienstverband (vast en tijdelijk). In de berap’s presenteren we op peildatum ook een overzicht van de inhuur (aantallen). 

Bezettingsoverzicht met meerjarige prognose uitgaande van de aangegane arbeidsovereenkomsten stand 1 juli 2022, inclusief pensionering en afloop van tijdelijke contracten.

Toelichting 

Op basis van het onderzoeksrapport van Cebeon (vastgesteld in PS juni 2022) gaan we uit van een basiscapaciteit van 640 fte.  De verwachte vaste bezetting bedraagt op januari 2024 peildatum volgens de huidige inzichten 687 fte. Een deel van deze bezetting maakt onderdeel uit van het tijdelijke en het projectdeel van het capaciteitsbudget. Verder hebben wij een aantal fte in dienst , die geen onderdeel uitmaken van het genoemde kader van 640 fte. We hebben bijvoorbeeld 11 fte in vaste dienst voor de uitvoering van het Waddenfonds. Op het moment dat een andere partij de uitvoering zou overnemen, is de afspraak dat het personeel mee over gaat naar die partij. Voor de uitvoering van het programma Stikstof en het programma Natuur hebben wij op dit moment ongeveer 20 fte in dienst genomen, omdat we moesten starten met deze programma’s. Voor het programma stikstof hebben PS incidenteel middelen beschikbaar gesteld, maar meerjarig zijn deze kosten nog niet gedekt. Voor het programma Natuur hebben we inmiddels de beschikking van het Rijk ontvangen waarmee deze kosten voor de komende jaren zijn gedekt. 

We gaan er ook vanuit dat ongeveer 8 fte via detachering aan het werk is bij andere overheden. Verder hebben we op basis van de bestuurlijke afspraken rond de Fryske Academy 2 fte in dienst genomen die (nog) niet zijn gekoppeld aan de uitvoering van structurele taken en het kader van de 645 fte.  

In het rapport van SeederdeBoer over SPP en de geactualiseerde notitie SPP vanuit de organisatie (beide onderdeel van de behandeling van de thema’s ZBB en SPP in PS van juni 2022), wordt uitgegaan van een gewenste vaste bezetting van 700 fte, waarbij geldt dat die moet passen binnen het beschikbare capaciteitsbudget en moet aansluiten op het uit te voeren takenpakket. Dit aantal zal herijkt worden op basis van de omvang van de tijdelijke en projectcapaciteit.

Flexibele schil

Vanaf 2022 vindt de inhuur plaats via een ‘master vendor’-constructie, waarbij de inhuur centraal wordt georganiseerd met één partij (inclusief het inzichtelijk maken van de inzet van de inhuur). 
Dat overzicht staat hieronder. 

 

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd. 
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per 9 augustus  2022. Het overzicht waar u verantwoordelijk voor bent is toegevoegd in bijlage V. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.

Bron	Openstaand 18/03/2022	Nieuw	Voorstel afgehandeld 2e berap 2022	Openstaand 09/09/2022
Noordelijke rekenkamer	10	7	0	17
Accountant	2	5	2	5
Totaal	12	12	2	22