Paragraaf Bedrijfsvoering

Eerste bestuursrapportage

1.  Ontwikkeling organisatie

Organisatieontwikkeling is een doorlopend proces om steeds mee te bewegen op de ontwikkelingen in Fryslân en daar als provincie van toegevoegde waarde te zijn. Hiervoor is een kwalitatief en kwantitatief goede personele bezetting nodig. Een bezetting waarmee we in staat zijn om nu en in de toekomst de provinciale opgave te realiseren, binnen de daarvoor beschikbare budgetten. We kijken naar deze bezetting vanuit het bestuursakkoord ‘Lok op 1’, de bestuurlijke ambities en onze wettelijke taken.

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 De organisatie werkt opgavengestuurd

Toelichting:

Dit is een proces waar continu aandacht voor is. Eind 2020 is uit een medewerkers-onderzoek gebleken dat de waardering voor het opgavengestuurd werken is gegroeid, maar er is verbetering mogelijk. In 2021 wordt nog een evaluatie gedaan van het opgavengestuurd werken en op basis daarvan de vervolgstappen bepaald.

2. Mensen

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
Verhouding vast en flexibel personeel
1 Balans tussen de benodigde ruimte voor personeel en de inzet van vaste/tijdelijke medewerkers voor de uitvoering van structurele werkzaamheden en inhuur voor de flexibele inzet van personeel (voor pieken in werkzaamheden, specifieke inzet en vervanging bij ziekte). We sturen op deze doelen en maken inzichtelijk wat de verhouding is tussen de inzet van vaste/tijdelijke medewerkers en inhuur, met inachtneming van de criteria en het beschikbare capaciteitsbudget.
Samenwerking
2 Er is een start gemaakt met twee projecten van gedeeld werkgeverschap / shared services in de zin van resultaat 60 Bestuursakkoord
Inclusief en kansen bieden
3 In 2021 kent onze organisatie 25 participatiebanen.
4 We investeren in jong talent door het aannemen van 10 trainees.
5 We investeren in diversiteitsbeleid
Strategische personeelsplanning (SPP)
6 We bieden een gericht programma op het gebied van leren en ontwikkelen.
7 We vertalen de meerjarige capaciteitsraming naar de strategische personeelsplanning.
8 Het management developmentprogramma is onder andere gericht op de uitvoering van de strategische personeelsplanning.

Toelichting:

1. In 2020/2021 is, onder andere vanwege het vertrek van een aantal medewerkers vanwege pensionering, nieuwe opgaven etc, een aantal plekken weer ingevuld met vaste en tijdelijke medewerkers en inhuur. Dit is een continu proces waarbij we erop sturen dat de ‘vaste’ bezetting niet hoger wordt dan het structurele capaciteitsbudget (basiscapaciteit. Hieronder lichten we dit verder toe).
3. Het uitbouwen van werkzaamheden en plekken voor participatiebanen blijft onderdeel van beleid. De situatie met de coronamaatregelen maakt het realiseren hiervan extra complex. Het vinden van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt is een uitdaging gelet op de beperking aan de vraagkant.

Capaciteitsbudget
Onderstaand overzicht (peildatum 01-04-2021) laat op hoofdlijnen zien hoe het capaciteitsbudget zich meerjarig ontwikkelt op begrotingsbasis. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de basiscapaciteit (voor onze basis/structurele taken), tijdelijke capaciteit (budget voor extra taken met een bepaalde looptijd) en projectcapaciteit (via tijdschrijven wordt hierover verantwoord richting derden). Daarnaast is een prognose opgenomen voor verwachte aanvullende tijdelijke of projectcapaciteit.

Toelichting
De afname van tijdelijke capaciteit komt met name door de afloop van het aanvullende capaciteitsbudget voor uitvoering van het bestuursakkoord (tijdelijke capaciteit). De afname projectcapaciteit komt met name door de afloop van de grote infraprojecten. De prognose betreft het nieuwe programma natuur en Europese projecten, hierbij is nog geen rekening gehouden met nieuwe infraprojecten zoals de Sluis en mogelijk de Lelylijn.

Bij de jaarstukken hebben wij voor het eerst de opbouw van het capaciteitsbudget weergegeven. Hieronder wordt inzichtelijk gemaakt wat de ontwikkeling van het capaciteitsbudget is van jaarstukken 2020 naar 1e berap 2021.

  • Jaarstukken 2020
  • PS 25-11-2020
  • 1e berap 2021
  • 1e berap 2021
  • (bedragen x € 1000)
  • Capaciteitsbudget
  • Veenweide
  • Soortenbeleid
  • Stikstof
  • Life projecten
  • Projectgroep wolvenschade
  • Gastvrij Fryslân: data op orde
  • Detacheringen
  • Bestuurlijke vernieuwing
  • OP omgevingsberaad
  • Grondwaterplan
  • Infraprojecten
  • Capaciteitsbudget
  • Tijdelijk
  • Basis
  • Tijdelijk
  • Tijdelijk
  • Tijdelijk
  • Tijdelijk
  • Tijdelijk
  • Tijdelijk
  • Tijdelijk
  • Project
  • Project
  • 2021
  • 65.816
  • 500
  • 222
  • 1.541
  • 100
  • 19
  • 249
  • 640
  • 94
  • 8
  • 162
  • 1.677
  • 71.029
  • 2022
  • 63.419
  • 222
  • 100
  • 8
  • 162
  • 63.911
  • 2023
  • 61.845
  • 222
  • 100
  • 8
  • 62.175
  • 2024
  • 51.731
  • 222
  • 100
  • 8
  • 52.061
  • 2025
  • 48.843
  • 222
  • 100
  • 8
  • 49.173

Bij het bestuursakkoord is het capaciteitsbudget 2019-2023 meerjarig beschikbaar gesteld door hieraan een bestemmingsreserve te koppelen. Hiermee is het voor de dienst mogelijk om flexibeler om te gaan met het budget. Zo is het restant budget van 2019 grotendeels ingezet om voortvarend uitvoering te geven aan de ambities uit het bestuursakkoord. Het strategisch personeelsbeleid is hierin leidend. Uitgangspunt is dat vaste taken zo veel mogelijk worden uitgevoerd door vaste medewerkers (op basis van nieuwe werkvormen met partners) en dat er een flexibele schil is van inhuur en tijdelijke contracten (voor specifieke kennis, tijdelijke werkzaamheden of werkzaamheden met een piek en voor ziektevervanging).

Bij nieuwe taken of ambities wordt in de besluitvorming ook de benodigde personele capaciteit betrokken. Meerjarig sturen we erop dat de ‘vaste’ bezetting niet hoger wordt dan het structurele capaciteitsbudget (basiscapaciteit).

Meerjarig bezettingsoverzicht

  • Stand en prognose bezetting provincie Fryslân in fte’s
  • Totaal realisatie jaarstukken 2020
  • Realisatie bezetting arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd
  • Realisatie bezetting arbeidsovereenkomst bepaalde tijd
  • Totaal realisatie 1e berap 2021
  • Jan. ‘21
  • 757
  • 695
  • 61
  • 756
  • Apr. ‘21
  • 687
  • 70
  • 757
  • Jan. ‘22
  • 690
  • 672
  • 28
  • 700
  • Jan. ’23
  • 670
  • 655
  • 15
  • 670
  • Jan. ‘24
  • 655
  • 639
  • 15
  • 655
  • Jan. ‘25
  • nb
  • 612
  • 15
  • 605

Toelichting:

De bezetting moet passen binnen het meerjarige capaciteitsbudget. We maken daarbij onderscheid tussen het structurele capaciteitsbudget (basiscapaciteit) voor het kunnen uitvoeren van de structurele taken en het flexibele deel voor het kunnen uitvoeren van tijdelijke projecten en programma’s. Het structurele deel heeft een stabiel karakter. Het flexibele deel fluctueert en daalt als tijdelijke opgaven en programma’s aflopen en stijgt als daar nieuwe opgaven en programma’s bijkomen. We werken daarvoor met een flexibele schil van inhuur en tijdelijke dienstverbanden.

Komende jaren daalt dit aantal als gevolg van pensionering en de afloop van tijdelijke dienstverbanden tot 639 fte in vaste dienst en 15 fte tijdelijk per 1 januari 2024. Het aantal fte in vaste dienst blijft daarmee binnen het beschikbare budget voor de basiscapaciteit. De verwachting is dat het tijdelijke/project deel van het capaciteitsbudget de komende jaren zal stijgen vanwege extra middelen voor grote projecten en programma’s. Dit zorgt voor een flexibele schil voor de inzet van medewerkers via tijdelijke contracten dan wel inhuur.

Flexibele schil
Bij de behandeling van het voorstel strategisch personeelsbeleid in PS op 23 september is gevraagd om een overzicht op te nemen van ‘niet eigen personeel’. Dat overzicht staat hieronder.

  • Uitsplitsing flexibele schil/inhuur*
  • Stages
  • subtotaal stages (gemiddelde duur stage 5 maanden)
  • Diensten & inleen netwerk
  • Diensten/mantelcontract
  • Externe Dienstverlening
  • Inleen via netwerk
  • subtotaal diensten en inleen netwerk
  • Inhuur peildatum
  • Pay-roll kracht
  • Uitzendkracht
  • Zelfstandige zonder personeel (ZZP)
  • subtotaal inhuur
  • 31-12-2020
  • aantal
  • 48
  • 105
  • 17
  • 13
  • 135
  • 18
  • 108
  • 40
  • 166
  • 01-04-2021
  • aantal
  •          30 
  • aantal
  • 110
  • 19
  • 9
  • 138
  • 12
  • 82
  • 36
  • 130
*) bron: Workforce/personeelsadministratie

3. Informatie en huisvesting

Informatiemanagement
De implementatie van de omgevingswet vraagt, vanwege het uitstel van de invoering, ook in 2021 veel aandacht. Wij zullen aansluiten op de plannen van het rijk.

Er wordt opnieuw ingezet op innovatie, om de maatschappelijke vraagstukken slim en met nieuwe technologie tot een oplossing te brengen. Hiertoe worden onder meer subsidiestromen vanuit BZK aangewend als aanvulling op de beperkte interne middelen. De afgelopen tijd is dat tweemaal gelukt, waardoor gesubsidieerde innovatieprojecten lopen.
Ten slotte is er voortdurend aandacht voor het optimaliseren en op orde brengen en houden van onze processen en diensten. Voor de implementatie van diverse soorten wetgeving zijn middelen beschikbaar gekomen. Dit proces zal enkele jaren vergen.

Informatieveiligheid en privacy
De risico’s rondom informatiebeveiliging en privacy nemen door steeds verder gaande digitalisering toe. Ook de wetgeving op deze gebieden wordt, onder meer door de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, strenger. In 2021 is nog meer aandacht voor informatieveiligheid en daarom is ook de personele capaciteit op dit onderdeel uitgebreid. De organisatie is zodanig aangepast dat voldaan kan worden aan de veiligheids- en comliancy-eisen die door de landelijke overheid gesteld worden.

Archivering
In de tussenrapportage van de provinciearchivaris heeft de provincie op het gebied van archivering een score matig tot onvoldoende behaald. Op basis van de aanbevelingen is een uitgebreid verbeterprogramma gestart. De beoogde resultaten leiden tot een verwachte score over 2021 van matig tot voldoende/goed. Daarmee heeft de organisatie voldoende beheer over alle informatie om in control te kunnen zijn en voldoet de provincie in voldoende mate aan de archiefwet en belangrijke onderdelen van de AVG. In de afgelopen jaren hebben de ontwikkelingen naar het digitaal werken naast de standaardwerkzaamheden plaatsgevonden, waardoor hier en daar de in de tussenrapportage gesignaleerde achterstanden zijn ontstaan.

Huisvesting in de toekomst
Veranderingen in de organisatie, personeelskrimp, aflopende huurcontracten, ambities voor duurzaamheid van provinciale gebouwen en bezuinigingen: dit zijn allemaal factoren die invloed hebben op de huisvesting van onze organisatie. Daarbij heeft de coronacrisis een heel nieuw licht geworpen op werken, ontmoeten en creatieve processen met diverse maatschappelijke partijen. Zowel met als later wellicht zonder de 1,5 meter beperkingen, is het provinciehuis optimaal ingericht om deze nieuwe inzichten te faciliteren. Ook de digitale hulpmiddelen in huis maar ook op de thuiswerkplek, zijn daarop ingericht. Daarmee zijn we goed uitgerust om verdere flexibilisering te bewerkstelligen. Faciliteren van creatieve processen, projecten, samenwerking met partijen en een soepel en effectief lopend politiek proces zijn de basis voor de nieuwe inrichting van het provinciehuis.

Onze huisvestingsambitie is om een gastvrije, flexibele, inspirerende werk- en ontmoetingsomgeving te bieden die past bij onze organisatie. We richten ons niet alleen op de interne gebruikers, maar vooral ook op de directe verbinding met de mienskip.

Energieneutrale organisatie
In het Bestuursakkoord 2019-2023 is opgenomen dat we binnen de Energietransitie zelf het goede voorbeeld willen geven door de komende jaren onze eigen gebouwen energieneutraal te maken (resultaat 3). In afwachting van het definitieve PS-besluit t.a.v. het implementatieplan (oktober 2020) starten we in 2021 met concrete maatregelen om het Provinsjehûs per 2025 energieneutraal te maken. In mei 2019 hebben PS ingestemd met de routekaart naar een energieneutrale en zelfvoorzienende provinciale organisatie en de uitwerking daarvan in een implementatieplan.
Het implementatieplan beschrijft de te nemen energiebesparende maatregelen om in 2025 daadwerkelijk energieneutraal en aardgasvrij te zijn.

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
Informatiemanagement
1 Voorbereiden implementatie omgevingswet. De omgevingswet wordt naar alle waarschijnlijkheid ingevoerd op 1-1-2022. De voorbereidingen die nodig zijn om aan de wet te voldoen (aansluiten op DSO) lopen volgens plan.
2 Innovatie. Er worden dit jaar minimaal 2 POC's (Proof of Concepts) met gebruik van moderne technologie uitgevoerd. Daarvoor wordt opnieuw een subsidie bij BZK aangevraagd.
Informatieveiligheid en privacy
3 Vorig jaar is extra capaciteit aangeworven op security gebied. Dit jaar wordt de CISO rol opnieuw en vast ingevuld. Daarmee is de bezetting op deze vakgebieden op orde en is de provincie in control op security en privacy.
Archivering
4 Het tweejaarlijks rapport van de provincie archivaris verschijnt binnenkort. De verwachting is dat door de vele werkzaamheden het oordeel verbeterd is t.o.v. 2020. Toen was het oordeel: matig tot onvoldoende.
Huisvesting in de toekomst
5 Het programma Ûs Nije Provinsje is onder meer bezig met de inrichting van het provinciehuis, waarbij extra aandacht is voor optimaal samenwerken met de mienskip, door ontmoetingen beter te faciliteren. Daarnaast speelt de inrichting en bijbehorende ondersteuning een grote rol in het ervaren werkgeluk van medewerkers.
Energieneutrale organisatie
6 In 2025 is de provinciale organisatie energieneutraal. Het project loopt op planning.

Toelichting:

2. De subsidies zijn nog niet aangevraagd.

4. Financiën

Hieronder wordt inzicht gegeven in:
– het capaciteitsbudget
– het totale bedrijfsvoeringsbudget
– de bijdrage aan bedrijfsvoering vanuit projecten
– de bijdrage van derden

Inzet beschikbare middelen – bedrijfsvoering

  • Exploitatie- Bedragen x € 1.000,-
  • Mensen
  • Capaciteitsbudget
  • - salarissen *
  • - inhuur *
  • subtotaal
  • - overige lasten capaciteit *
  • - overig
  • totaal mensen
  • Middelen
  • - middelenbudget
  • Totaal bedrijfsvoeringsbudget
  • Bijdrage aan bedrijfsvoering vanuit projecten
  • - mensen *
  • - mensen overig
  • - middelen *
  • subtotaal
  • totaal lasten
  • Bijdrage van derden
  • - mensen *
  • - mensen overig
  • - middelen
  • totaal baten
  • Saldo van lasten en baten
  • Begroting incl. vastgestelde wijzigingen
  • 63.612
  • 5.275
  • 68.887
  • 1.419
  • 2.886
  • 73.193
  • 19.923
  • 93.116
  • -9.256
  • -446
  • -4.005
  • -13.708
  • 79.408
  • 661
  • 1.299
  • 413
  • 2.372
  • 77.036
  • Voorstel Begrotingswijziging
  • 0
  • 2.140
  • 2.140
  • 41
  • -1.210
  • 971
  • 293
  • 1.264
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 1.264
  • 0
  • -1.210
  • 0
  • -1.210
  • 2.474
  • Realisatie per 1-4
  • 16.192
  • 2.302
  • 18.494
  • 37
  • 963
  • 19.494
  • 4.107
  • 23.601
  • -1.014
  • -446
  • -570
  • -2.030
  • 21.571
  • 122
  • 0
  • 53
  • 175
  • 21.396
  • Vastgelegde verplichtingen per 1-4
  • 0
  • 5.113
  • 5.113
  • 337
  • 295
  • 5.745
  • 4.395
  • 10.141
  • 0
  • 0
  • 0
  • 10.141
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 10.141
  • Saldo
  • 47.419
  • 0
  • 47.419
  • 1.087
  • 418
  • 48.924
  • 11.714
  • 60.638
  • -8.242
  • 0
  • -3.436
  • -11.677
  • 48.961
  • 538
  • 89
  • 360
  • 987
  • 47.974
De posten met * gemerkt zijn gekoppeld aan de bestemmingsreserve capaciteit.

 

5. Opvolging aanbevelingen

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd.
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per 1 april 2021. Het overzicht waar u verantwoordelijk voor bent is toegevoegd in bijlage V. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.

  • Bron
  • Noordelijke Rekenkamer
  • Accountant
  • Totaal
  • PS
  • PS
  • Openstaand 14-8-2020
  • 4
  • 12
  • 16
  • Nieuw
  • 4
  • 0
  • 4
  • Voorstel Afgehandeld 1ste berap 2021
  • 0
  • 5
  • 5
  • Openstaand 01/04/2021
  • 8
  • 7
  • 15
Print deze pagina