Paragraaf Bedrijfsvoering

Tweede bestuursrapportage

1. Opgavengestuurd werken

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 Invoering Opgave gestuurd werken

Toelichting:

In 2018 is de organisatie conform opgaven gestuurd werken ingericht. Hiermee is dit als project afgerond. Een nieuwe manier van werken vraagt echter tijd, organisatie ontwikkeling is een continue proces, vandaar bij beleid geel.

2. Mensen

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 Talentinzet en- ontwikkeling van medewerkers
2 Mobiliteit en flexibele inzetbaarheid
3 Versterken professionaliteit
4 Afslanken en vernieuwen bezetting om. door traineeprogramma
5 Uitstroom bevorderen via Generatiepact

Toelichting:

Ontwikkelen Strategische personeelsplanning voor periode 2019 – 2022 is in volle gang.
Op basis hiervan zal invulling moeten worden gegeven aan maatregelen waaronder genoemd onder 1- 4.

Meerjarig capaciteits- en bezettingsoverzicht

Meerjarig capaciteitsoverzicht

  • Capaciteit provincie Fryslân
  • Capaciteitsbudget (x € 1 mln prijspeil 2018)
  • Salaris
  • Externe inhuur
  • Kadernota 2019
  • Totaal capaciteitsbudget
  • 2018
  • 54,68
  • 17,92
  • 72,60
  • 2019
  • 51,52
  • 12,40
  • 0,1
  • 64
  • 2020
  • 49,18
  • 1,2
  • 0,1
  • 50,45
  • 2021
  • 47,78
  • 0,6
  • 0,1
  • 48,44
  • 2022
  • 46,64
  • 1,8
  • 0,1
  • 48,50

Meerjarig bezettingsoverzicht

  • Inzicht in bezetting provincie Fryslân
  • Prognose SPP vaste en tijdelijke aanstelling (fte, PS 27 juni 2018)
  • Huidige bezetting vaste aanstelling (fte)
  • Huidige bezetting tijdelijke aanstelling bepaalde periode (fte)
  • totaal
  • 1 juli 2018
  • 640
  • 45
  • 685
  • 1 januari 2019
  • 636
  • 635
  • 40
  • 675
  • 1 januari 2020
  • 620
  • 0
  • 620
  • 1 januari 2021
  • 600
  • 0
  • 600
  • 1 januari 2022
  • 585
  • 0
  • 585

Toelichting:

In beleidsprogramma 6 bedrijfsvoering is bij stand van zaken gewenste resultaten bij het onderdeel bezetting een nadere toelichting opgenomen.

3. Informatie en huisvesting

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 Aansluiten op informatiehuis Natuur en externe veiligheid
2 Electronische dienstverlening en data uitwisseling mei de Mienskip
3 Werkplekanalyse Provinsjehûs gericht op inrichten opgave gestuurd werken
4 Meer openstellen Provinsjehûs voor interaktie met-en gebruik door de Mienskip

Toelichting:

Punt 1: Er is op dit moment geen capaciteit om dit inhoudelijk op te pakken
Punt 2: Open dataplatform gerealiseerd; website wordt voortdurend verbeterd.

4. Financiën

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 Invoering één algemeen budget voor mensen en middelen voor de hele organisatie
2 Invoering Klant kontakt Centrum
3 Uitvoering Strategisch personeelsplan binnen budget bedrijfsvoering
4 Inhuur beperken tot 16,6 miljoen

Toelichting:

3. Het strategisch personeels plan 3.0 is gereed en aan de Staten aangeboden. Het vervolg hiervan is invulling geven aan de kwalitatieve kant van het SPP, daar wordt hard aan gewerkt om dat verder gestalte te geven.
4. In beleidsprogramma 6 bedrijfsvoering is bij stand van zaken gewenste resultaten bij het onderdeel inhuur een nadere toelichting opgenomen.

Toedeling bedrijfsvoeringskosten aan de BBV taakvelden
Voor Provinciale Staten is het van belang om te weten wat de inzet van personeel is op de verschillende beleidsthema’s. Daarvoor is onderstaand overzicht opgenomen waar naast de beleidsprogramma’s ook de overhead apart is opgenomen. Deze laatste mag vanaf 2017 niet meer toegerekend worden aan de programma’s. Overhead wordt hierbij als volgt gedefinieerd: ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces’. Enige uitzondering hierop is de toerekening van overhead aan te activeren investeringen, deze mag nog wel rechtstreeks plaatsvinden.

Het nieuwe BBV heeft als één van de uitgangspunten dat de baten en lasten van overheden onderling beter vergelijkbaar moeten zijn waarmee benchmarks worden vergemakkelijkt. Onderdeel van deze transparantie is het opnemen van de toedeling van de bedrijfsvoeringskosten aan de zogeheten ‘taakvelden’ binnen de Informatie voor derden (IV3) die elke overheid moet aanleveren bij het CBS. Hierbij blijft het voor de Staten inzichtelijk, omdat deze taakvelden aansluiten bij de diverse beleidsthema’s.

Begroting en realisatie per taakveld BBV

  • Exploitatie - bedragen x € 1.000,-
  • Bestuur
  • Verkeer en vervoer
  • Water
  • Milieu
  • Natuur
  • Regionale economie
  • Cultuur en maatschappij
  • Ruimte
  • Investeringen infrastructuur (incl. overhead)
  • Overhead
  • Totaal
  • Lasten - begroting 2018
  • 4.189
  • 5.820
  • 1.374
  • 2.109
  • 4.635
  • 6.003
  • 4.476
  • 3.840
  • 11.423
  • 31.110
  • 74.979
  • Lasten - realisatie 2018
  • 1.748
  • 4.530
  • 458
  • 703
  • 1.545
  • 1.997
  • 1.492
  • 1.095
  • 0
  • 41.838
  • 55.406

Toelichting:

De doorbelasting van het tijdschrijven op de investeringen infrastructuur heeft nog niet plaatsgevonden omdat halverwege het jaar besloten is tot het anders inrichten van het tijdschrijfsysteem. Op korte termijn zal dit alsnog plaatsvinden, hiermee zal ook een deel van de overhead ten laste van deze projecten worden gebracht.

5. Opvolging aanbevelingen

Over de opvolging van de aanbevelingen van de noordelijke rekenkamer, de accountant en de afdeling Concerncontrol wordt bij de bestuursrapportages gerapporteerd.
In onderstaande tabel is het aantal aanbevelingen weergegeven per 1 september 2018. Het overzicht waar u verantwoordelijk voor bent is toegevoegd in bijlage V. Wanneer u daarmee instemt dan worden deze als daadwerkelijk afgehandeld beschouwd.

  • Bron
  • Noordelijke Rekenkamer
  • Accountant
  • Ministerie van BZK
  • Totaal
  • PS
  • PS
  • PS
  • Openstaand 01/04/2018
  • 6
  • 1
  • 1
  • 8
  • Nieuw
  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • Voorstel Afgehandeld 2e berap 2018
  • 0
  • 1
  • 0
  • 1
  • Openstaand 01/09/2018
  • 6
  • 0
  • 1
  • 7
Print deze pagina