7.2 Mensen

Jaarstukken

Gewenste resultaten

Beleid

  • Het gewenste resultaat zoals in de begroting is gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is inhoudelijk niet geheel gehaald
  • Het voorgenomen gewenst resulaat zoals beschreven in de begroting is Inhoudelijk niet gehaald

Tijd

  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is binnen de afgesproken tijd gehaald
  • Het gewenste resultaat zoals geformuleerd in de begroting is niet geheel op tijd gehaald
  • Het voorgenomen gewenste resulaat zoals beschreven in de begroting is niet op tijd gehaald

Geld

  • T.a.v. het onderdeel geld is er geen afwijking (Overschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000 en Onderschrijding is kleiner dan 10% en kleiner dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van onderbesteding (Onderschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  • T.a.v. het onderdeel geld is er sprake van overbesteding (Overschrijding groter dan 10% en groter dan € 50.000).
  Beleid Tijd Geld
1 Talentinzet en -ontwikkeling van medewerkers
2 Mobiliteit en flexibele inzetbaarheid
3 Versterken professionaliteit
4 Afslanken en vernieuwen bezetting o.m. door traineeprogramma
5 Uitstroom bevorderen via Generatiepact
6 Uitvoering Strategisch personeelsplan binnen budget bedrijfsvoering
7 Inhuur beperken tot 15 miljoen

Strategische personeelsplanning
Met de strategische personeelsplanning stemmen we de ontwikkeling van onze personeelsbezetting af op de ontwikkelingen van de provinciale taken en bestuurlijke ambities.
In 2016 is ook een eerste versie gemaakt van het strategisch personeelsplan (SPP) voor de provinciale organisatie. Dit plan is gebaseerd op de organisatievisie, de ontwikkelingen van “Organisatie van de toekomst” en het opgavengestuurd werken. Met daarbij de opgave om deze ontwikkelingen te realiseren in een krimpende organisatie. Een organisatie die in sterke mate zou gaan bestaan uit ambtenaren in vaste dienst en een aanzienlijk teruggedrongen flexibele schil van inhuur. In dit SPP zijn bijvoorbeeld het generatiepact en het traineeprogramma meegenomen.

Eind 2017 hebben we de organisatie verzocht het SPP door te ontwikkelen en voor 2019 – 2022 een beeld te schetsen van de gewenste omvang en benodigde vakkennis en kwaliteit van de organisatie. Hiervoor heeft de organisatie het provinciale takenpakket in beeld gebracht. Dit levert een meerjarig beeld op van de taken zoals die nu bekend zijn (op basis van besluitvorming van PS). De organisatie heft in nauwe afstemming met GS alle coalitiedoelstellingen naast de uit te voeren taken van de organisatie gelegd zodat op inhoud en kwaliteit en op functieniveau bekend is geworden wat de organisatie doet, wat afwijkt en wat zij de komende 4 jaar zou moeten doen (onder voorbehoud van de aankomende verkiezingen en een nieuw coalitieakkoord). Er is gekeken naar waar we op een traditionele wijze de taken zijn blijven uitvoeren ondanks de wens van GS. Taken kunnen bijvoorbeeld veranderen na een nieuw coalitieakkoord, wetgeving etc. Aan deze taken is ook meerjarig de benodigde capaciteit gekoppeld voor de komende 4 jaar. Dit is gedaan aan de hand van de nu bekende taken en opdrachten waarbij de organisatie een inschatting heeft gemaakt van die taken die als structureel kunnen worden beschouwd. Dit heeft een eerste analyse en schets opgeleverd van de GAP tussen de benodigde en gevraagde capaciteit.
Hierover heeft ook in juli 2018 besluitvorming plaatsgevonden en heeft de organisatie middelen toegevoegd gekregen voor het jaar 2018 en 2019.

Als het gaat om personeel streven we in de opgavengestuurde organisatie naar drie zaken: meer gebruik van de bestaande kwaliteiten en talenten van medewerkers, meer mobiliteit van medewerkers en het ontwikkelen/versterken van vormen van professionaliteit (vaardigheden, houding, gedrag) die passen bij de nieuwe werkwijze.

Daarbij zorgen we, door mensen maximale kansen te geven gebruik te maken van hun talenten en deze flexibel(er) in te zetten, dat de inhuur kan worden afgebouwd. Op basis daarvan worden medewerkers en leidinggevenden ontwikkeld in een richting die past bij een opgavengestuurde werkwijze. We bevorderen mobiliteit en flexibele inzet van medewerkers. We ontwikkelen talenten onder andere door meer uitwisselen/ samenwerken met andere organisaties.

De noodzaak van verkleining van onze personeelsomvang, gekoppeld aan de wens niet tot gedwongen ontslagen over te gaan, leidt tot een organisatie waarin we werken met een grote vaste kern en een kleine flexibele schil. Een ontwikkeling die nog versterkt wordt door de noodzaak inhuur drastisch terug te dringen. De flexibiliteit die ons college als voorwaarde voor het vermijden van gedwongen ontslagen heeft gesteld, zal daarom nadrukkelijk gezocht moeten worden in de manier waarop we ons organiseren en in de opstelling en het gedrag van individuele medewerkers. Door meer gebruik te maken van de talenten en vaardigheden van de huidige werknemers wordt inhuur teruggedrongen, en tegelijk het werk voor die bestaande werknemers uitdagender. We kijken eerst, intensiever wat we intern kunnen doen, en pas bij vastgestelde noodzaak extern. De noodzaak om heel specialistische kennis of vaardigheden te gebruiken kan nog leiden tot inhuur, capaciteitsproblemen niet. Waar de markt nu goedkoper en beter werkt hebben we contracten voor uitbestede diensten (facilitaire zaken/automatisering) afgesloten. Die blijven in stand.

Personeelsbezetting 2018
De bezetting geeft aan hoeveel ambtenaren in provinciale dienst – omgerekend naar voltijdseenheden – daadwerkelijk zijn ingezet voor de realisatie van provinciaal beleid en taken. De bezetting aan het eind van 2018 is per saldo gedaald van 695 naar 668 fte.
In deze daling zit het vertrek uit de organisatie door natuurlijk verloop wegens pensionering van 16 medewerkers. Helaas hebben wij in 2018 ook afscheid moeten nemen van 2 medewerkers wegens overlijden. Door vertrek op eigen verzoek, einde tijdelijke dienst en arbeidsongeschiktheid komt totale uitstroom in 2018 uit op 55 medewerkers.

Deze uitstroom is deels gecompenseerd door een instroom van trainees en het vervullen van een beperkt aantal vacatures. Een deel daarvan is tijdelijk tot 2019 gelet op de overgaan van de brugbediening op het Prinses Margrietkanaal naar Rijkswaterstaat.
Ook is er gekozen voor een overgang van medewerkers met een tijdelijk dienstverband dan wel inhuur naar een vast dienstverband. De totale nieuwe instroom bedraagt 35 medewerkers.

Krimp en mobiliteit
In het Strategisch personeelsplan 2016–2019 is het beleid vastgelegd gericht op het in de pas te laten lopen van de bedrijfsvoering met de krimpende budgetten volgens de meerjarenbegroting. Dit beleid is gericht op interne mobiliteit, flexibele inzet en beperkte instroom; bij voorkeur van jongeren en waar nodig specialisten. Daarnaast is een scherpere inhoudelijke prioritering onvermijdelijk. Om de medewerkers die beschikbaar komen als gevolg van het aflopen van tijdelijke dekking te kunnen herplaatsen, wordt vrijwillige mobiliteit
gestimuleerd.

Vanaf 2016 wordt ingezet op een transitie van de organisatie gericht op het zorgen voor een situatie van evenwicht tussen taken en de inzet van personeel. Mogelijkheden voor interne herplaatsing worden maximaal ingezet. Gelet op de verwachte uitstroom van medewerkers wegens pensionering gaan we verder met het gericht laten doorstromen van medewerkers die in dienst zijn en alleen waar strikt noodzakelijk instromen van nieuw personeel.

Generatiepact
Om meer mobiliteit te bereiken hebben wij samen met de vakorganisaties in de commissie voor Georganiseerd overleg een generatiepact afgesproken te starten vanaf 1 maart 2017. Dit maakt deel uit van het strategisch personeelsplan 2016-2019. Na bijna tweejaar van uitvoering is deelname bijna verdubbeld tot 49 deelnemers. De deelname heeft geleidt tot een urenvermindering met 15 fte. Hier tegenover staat een instroom van 8 jongeren in vaste provinciale dienst.

Traineeprogramma/stage-organisatie
Ondanks de inkrimping van de formatie blijft een selectieve instroom noodzakelijk ter vervanging van noodzakelijke kennis en ervaring. Binnen de strategische personeelsplanning is de organisatie in staat nieuwe personeelsinstroom gericht op de toekomst mogelijk te maken. We willen daarmee een bijdrage leveren door het aanbieden van kwalitatief hoogwaardig werk. Daarbij hebben we de mogelijkheid om jonge mensen uit Fryslân aan te nemen.
Sinds 2012 is gestart met een traineeprogramma waarbij jaarlijks jongeren worden aangetrokken die na een gerichte inzet, ontwikkeling en begeleiding na twee jaar mogelijk kunnen instromen in de organisatie. In 2018 is weer een traineeprogramma gestart en konden 3 ex trainees instromen in vaste dienst. In 2018 is de organisatie erin geslaagd om 76 jongeren een stageplaats te bieden.

Participatiewet
In 2015 afronding Pilot functiecreatie bij provincie Fryslân waarmee samen met gemeenten en provincies ervaring is opgebouwd om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in te laten stromen. Dit heeft ook in 2018 geresulteerd in de instroom van medewerkers vallende onder deze doelgroep. Met het totaal van 12,5 fte in 2018 blijven wij als organisatie voldoen aan de quota volgend uit de Participatiewet.

Inhuur derden
De inhuur van derden is, net als de inzet van de pools, nodig voor een flexibele bedrijfsvoering. Als provincie staan we voor de taak om te komen tot een kleinere organisatie.
Deze inkrimping realiseren we voor een deel met het natuurlijk verloop binnen de provinciale organisatie en het slechts beperkt invullen van vacatures. Hoe dit plaatsvindt, komt naar voren in de strategische personeelsplanning en de toekomstige samenstelling van de provinciale personeelscapaciteit. Om een goede personeelsbezetting te garanderen is het noodzakelijk om de personeelsfrictie op te lossen door, naast de inzet van pool medewerkers, tijdelijk inhuur in te zetten. De organisatie heeft in het coalitieakkoord als opdracht meegekregen de omvang van inhuur in deze periode te halveren naar € 12,5 miljoen.
Met de Staten zijn in 2018 afspraken gemaakt over het benodigde capaciteitsbudget om de begroting te kunnen uitvoeren. Op 27 juni 2018 hebben de Staten bij het Statenstuk SPP besloten om zowel voor 2018 als 2019 extra budget hiervoor beschikbaar te stellen. De directie bepaalt onder andere op basis van de looptijd van taken en de expertise die nodig is of wij de capaciteit in huis willen hebben of dat wij deze willen inhuren. Daarmee is de omvang van de externe inhuur niet meer een doel op zich maar een uitvloeisel van de bewuste keuzes bij de invulling.
In het Statenstuk is aangegeven dat de verwachte omvang van de inhuur in 2018 € 17,9 miljoen bedraagt en daarmee dus hoger zal zijn dan de beoogde halvering van de inhuur. Door ontwikkelingen in de bezetting en de keuzes van de directie kan dit volume dus meer of minder worden.
In 2018 is uiteindelijk voor een bedrag van € 18,4 mln. extern ingehuurd waarvan € 1 miljoen vanuit het netwerk. Ten opzicht van 2017 is de inhuur gedaald met € 0,7 mln.

Vanuit de huidige meerjarenbegroting is het beeld dat de externe inhuur met ingang van 2020 zeer sterk zal afnemen en ver onder het gewenste resultaat zal uitkomen. De ambities bij het nieuwe coalitieakkoord en de benodigde capaciteit om deze te kunnen realiseren zullen nog wel tot een aanpassing van de omvang van de capaciteit leiden. Ook daarbij zal de bewuste keuze gemaakt worden voor (tijdelijk) provinciaal dienstverband of externe inhuur.

Hieronder is de omvang van de externe inhuur in de afgelopen jaren in beeld gebracht.

  • Exploitatie - Bedragen x € 1.000,-
  • inhuur
  • Realisatie 2017
  • 19.049
  • Begroting 2018 na wijziging
  • 16.457
  • Rekening 2018
  • 18.370
  • Saldo begroting en rekening
  • -1.913

Meerjarige capaciteits- en bezettingsoverzicht

  • Capaciteit provincie Fryslân
  • Capaciteitsbudget (x € 1 mln prijspeil 2018)
  • Salaris
  • Aanvullende capaciteit
  • Kadernota 2019
  • Totaal capaciteitsbudget
  • Actuele begroting 2018
  • 55,3
  • 19,6
  • 74,9
  • Realisatie 2018
  • 54,3
  • 18,3
  • 72,6
  • 2.019
  • 54,1
  • 16,52
  • 0,08
  • 70,7
  • 2.020
  • 51,5
  • 3,23
  • 0,07
  • 54,8
  • 2.021
  • 49,9
  • 2,94
  • 0,06
  • 52,9
  • 2.022
  • 48,7
  • 3,34
  • 0,06
  • 52,1

  • Stand en prognose bezetting provincie Fryslân
  • Prognose SPP vaste en tijdelijke aanstelling (fte, PS 27 juni 2018)
  • Huidige bezetting vaste aanstelling (fte)
  • Huidige bezetting tijdelijke aanstelling bepaalde periode (fte)
  • totaal
  • 1 juli 2018
  • 640
  • 45
  • 685
  • 1 januari 2019
  • 636
  • 633
  • 32
  • 665
  • 1 januari 2020
  • 610
  • 20
  • 630
  • 1 januari 2021
  • 600
  • 10
  • 610
  • 1 januari 2022
  • 590
  • 10
  • 600

Toelichting:

De bezetting in provinciale dienst is in 2018 ontwikkeld van 695 (1 januari 2018) naar 668 fte (ultimo 2018). De stand van 1 januari 2019 zoals aangegeven in deze tabel ligt met 665 fte hoger dan de prognose medio 2018. Dit is veroorzaakt door de overgang per 1 januari 2019 van brugbedienaar van het PMkanaal richting Rijkswaterstaat. Verder zijn een aantal tijdelijke en inhuur dienstverbanden omgezet in vaste dienst.

Print deze pagina